Когда в поле вашего зрения попадает новый проект, составление плана с указанием бюджета, персонала и сроков выполнения является необходимым первым шагом. Провести «мозговой штурм» нового подхода к любому проекту непросто, но убедить руководителей в его поддержке зачастую еще сложнее.
У вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление, поэтому обучение написанию четкого и эффективного проектного предложения сделает ваши дальнейшие шаги успешными или неудачными.
Но если вы новичок в написании предложений, вам может понадобиться несколько советов, которые помогут вам лучше понять, что такое проектное предложение и как получить одобрение вашего проекта без особых препятствий.
Что такое проектное предложение?
Проектное предложение — это документ, в котором описываются масштабы и цели проекта, а также ресурсы и методы, необходимые для их достижения.
В отличие от устава проекта, который представляет собой документ высокого уровня, определяющий общую стратегию и цели проекта, в предложении основное внимание уделяется конкретным деталям и действиям, необходимым для достижения определенных этапов. Предложения — это конкретные, реализуемые версии уставов проектов.
Как правило, планы проектов включают в себя несколько ключевых компонентов. При обсуждении вопроса о том, как написать предложение, мы расскажем о том, где находится каждый из этих компонентов:
- Краткое описание проекта
- Цели
- Цели
- Методы
- Необходимые ресурсы
- Временная шкала
- Заключение
Они также могут включать анализ затрат, оценку рисков и разбивку результатов проекта, если эти факторы имеют отношение к проекту.
Типы проектных предложений
Независимо от отрасли, в которой вы работаете, вам, возможно, придется писать различные типы предложений для различных проектов. Ниже приведены некоторые распространенные типы проектных предложений, каждый из которых имеет свою цель и формат:
- Запрашиваемые — ответы на запрос предложения (RFP) являются запрашиваемыми предложениями. Компании или руководители групп используют их для борьбы за контракт.
- Незапрошенные — это предложения, которые вы пишете и отправляете, если они не были запрошены. Вы можете отправить такое предложение, если считаете, что ваши услуги идеально подходят для нужд организации, или у вас есть отличная идея по улучшению внутренних процессов.
- Casual — случайные предложения — это краткие и неформальные документы, в которых излагаются основные идеи и цели проекта. Как правило, они служат началом разговора или направлены на получение первоначальной обратной связи по идеям.
- Возобновление — продление финансирования существующего проекта или предложение новых мероприятий или целей для продолжения проекта с помощью предложений по возобновлению. Часто они основываются на информации, представленной в первоначальном предложении.
- Продолжение — в этих предложениях запрашивается поддержка для продления текущего проекта без внесения существенных изменений или дополнений в первоначальный объем и цели. В них дается краткая ссылка на первоначальное предложение и подробно излагается любая новая, относящаяся к делу информация.
- Дополнительные предложения — поиск дополнительного финансирования или конкретных ресурсов для текущего проекта без изменения общего объема и целей требует дополнительных предложений. В них часто кратко описываются текущие успехи проекта, чтобы подкрепить необходимость дальнейшей поддержки.
Как написать проектное предложение
Теперь, когда вы знаете о различных типах, вы, вероятно, задаетесь вопросом, как начать свое проектное предложение. Любой хороший шаблон проектного предложения содержит эти разделы, так что вам нужно просто добавить туда информацию. В этом разделе описаны пять шагов по написанию хорошего проектного предложения, которое позволит получить финансирование и упростит управление проектом.
1. Включить резюме
Считайте, что вступительный раздел — это «лифт-питч» вашего плана. Напишите четкое и краткое описание проекта, его целей, задач и масштабов. Это позволит заинтересованным сторонам получить общее представление и понять, почему они должны поддержать ваш проект.
Возможно, в вашем предложении запрашивается финансирование для найма писателей и веб-дизайнеров для создания блога с целью повышения узнаваемости бренда клиента. Это резюме должно включать в себя такую информацию, как количество необходимых писателей, почему вам необходимо именно такое количество для создания и поддержания блога, и почему вы считаете, что этот блог поможет клиенту повысить узнаваемость бренда.
2. Определить проблему
Четко и кратко сформулируйте проблему или возможность, на решение которых направлен проект. Приведите доказательства, подтверждающие предлагаемые методы. Продолжая приведенный выше пример, можно сказать, что клиенту требуется дополнительная осведомленность о бренде для увеличения количества потребителей продукции. Вы можете обсудить конкурентов, существующие недостатки социальной осведомленности и то, как привлечение внимания может быть выгодно клиенту. Изложение специфики проблемы поможет заинтересованным сторонам понять необходимость одобрения данного проекта и его потенциальное влияние.
3. Предоставить решение
Кратко изложите предлагаемое решение, объяснив, какие методы вы будете использовать для его реализации и как оно будет решать выявленную проблему. Затем объясните, как ваше решение позволит достичь желаемых результатов. Это позволит убедить заинтересованные стороны в том, что ваше решение имеет потенциал от начала и до конца.
В нашем примере решением является блог, который делится ценным контентом с целевой аудиторией клиента, показывая, что компания хорошо осведомлена и заслуживает доверия. Метод заключается в найме писателей для создания качественных статей с высокой посещаемостью и дизайнеров для создания удобного для навигации блога.
4. Установить сроки и бюджет проекта
Составьте подробный график и бюджет проекта, указав основные этапы и результаты , которые будут достигнуты. Включите краткий обзор измеримых показателей, которые планируется использовать для определения успеха на каждом этапе. Затем укажите ресурсы, необходимые для выполнения этих этапов и поддержания прогресса в достижении конечных целей.
Завершающий обзор, основанный на цифрах, помогает лицам, принимающим решения, понять масштаб проекта и объем поддержки, необходимой для его успешной реализации. Включите анализ затрат и оценку рисков для повышения обоснованности оценки бюджета.
При создании блога необходимо учитывать затраты на наем и привлечение авторов, процесс создания бэк- и фронт-энда, а также время, необходимое для того, чтобы статьи набрали популярность. Изучение каждой части проекта поможет оценить необходимый бюджет и временные ограничения.
5. Заключение
Завершите свое предложение четким и убедительным заключением, в котором кратко излагаются ключевые моменты проекта и основные преимущества, которые он принесет. В этом разделе раскрывается ценность проекта и его потенциальное воздействие, что позволяет убедительно доказать необходимость его одобрения и поддержки.
Заключение предложения в блоге может быть посвящено тому, насколько ценными и важными являются продукты клиента. Как было бы здорово, если бы больше людей узнали об их невероятных услугах и о том, какое отношение они имеют к отрасли. Этот блог поможет рассказать об их истории более широкой аудитории.
4 совета по написанию проектного предложения
Прежде чем приступить к написанию первого черновика, приведем четыре совета по составлению убедительного и убедительного документа:
- Знайте свою аудиторию — потратьте время на то, чтобы понять целевой рынок, включая его потребности и проблемы. Разберитесь в своем предложении и включите в него информацию и аргументы, необходимые читателям для наилучшей оценки вашего проекта.
- Будьте проще — проектное предложение — это не технический документ или научная статья. Используйте простые формулировки, маркированные пункты и визуальные эффекты, чтобы ваше предложение было легко усвоить.
- Будьте убедительны — каждое проектное предложение призвано убедить читателя одобрить и поддержать проект. Приведите убедительные аргументы в свою пользу, используя доказательства, логику и эмоциональные призывы.
- Выполните домашнее задание — убедитесь, что вы хорошо знаете исходную информацию по проекту, чтобы быть в состоянии ответить на любые вопросы, которые возникнут после рассмотрения предложения. Предвидьте важные вопросы и постарайтесь использовать в своем предложении примеры из практики или графики, чтобы ответить на них заранее и убедительно.
Запуск в эксплуатацию
Написание проектного предложения может оказаться сложной задачей, но мы вас поддержим. Немного вдохновения и практики — и вы будете готовы убедить любую отборочную комиссию выбрать именно ваше предложение.
Если вы не готовы разработать проект с нуля, ознакомьтесь с нашими шаблонами проектных предложений. У нас есть ресурсы, позволяющие охватить весь жизненный цикл проекта — от доски видения продукта до примеров предложений по заключению контрактов.