Как и все остальные, Майя Маджумдер постоянно открывает свой Twitter, но не по тем причинам, о которых вы подумали. Для исследователя, использующего данные социальных сетей для разработки политики COVID-19, каждый твит — это золотая жила.
Она занимается этим уже давно — ее команда реагировала на лихорадку Эбола в Западной Африке, лихорадку Зика в Центральной и Южной Америке, вспышку кори в Диснейленде в 2015 году, последняя из которых помогла принять законопроект об обязательной вакцинации в Калифорнии.
Поэтому, когда появился COVID-19, Майя поняла, что это будет кульминацией ее работы за последнее десятилетие. Ее команда начала анализировать социальные сети, новости и данные поисковых запросов, чтобы понять, насколько быстро распространялся вирус.
По ее словам, «это был настоящий шприц информации», и организовать ее было непросто. С помощью компании Ноушен это удалось. «Мы были одной из первых групп, оценивших потенциал передачи вируса COVID-19 в начале января. Это помогло забить тревогу и определить многие политические меры».
Кто поддерживает психику кризисного работника во время кризиса?
Несмотря на то, что Майя оказала значительное влияние на борьбу с пандемией, за это пришлось заплатить. В течение последнего года ей ежедневно приходилось принимать сложные решения. «В какой момент моя команда должна переключиться с соблюдения масок на страх перед вакциной?» говорит Майя в качестве примера. «Какие навыки нам нужны в каждом проекте, чтобы добиться прогресса достаточно быстро?» Ограниченность времени, ресурсов и необходимость выполнения поставленных задач начали утомлять ее.
«У меня были серьезные проблемы с управлением проектами и задачами с помощью задач Google. В день у меня появлялось миллион задач, и я не знал, над какими из них работать в первую очередь, поскольку они не были распределены по категориям различных проектов, за которые отвечает моя команда. Это мешало нашему прогрессу». Ей нужен был лучший способ отслеживать свою работу, причем быстро.
«Я спросила мужа, почему не существует инструмента, который позволял бы легко связывать задачи и проекты, чтобы можно было расставить приоритеты? Тогда он и рассказал мне о Ноушен».
Один календарь, который поможет обуздать хаос
Майя перенесла все свои задачи и проекты в систему Ноушен и связала их между собой. Затем она создала календарное представление всех своих задач. Внезапно она получила четкое представление о том, что ей необходимо сделать в тот или иной день.
Разбивать вещи на приемлемые части в Ноушен, чтобы они были сделаны до срока, — это серьезное преимущество в настоящее время.
Недельная повестка дня: Майя управляет своей работой по неделям — она может видеть каждую задачу, которую ей необходимо выполнить сегодня, а также заранее планировать свою нагрузку.
Перетаскивание приоритетов: Если приоритеты меняются или работа занимает больше времени, чем ожидалось, она может перенести задачи на другой день или растянуть их на несколько дней.
Метки состояния: Майя использует настраиваемые свойства Ноушен, чтобы показать, повторяется ли задача, находится ли она в процессе или выполнена. Когда все зеленое, она знает, что сделала все, что нужно, чтобы спокойно спать этой ночью.
Каждая задача связана с проектом: Чтобы не упустить из виду более широкий контекст, каждая задача отображает свой проект. При нажатии на ссылку пользователь переходит непосредственно на страницу проекта в Ноушен.
«С Ноушен я чувствую себя гораздо более уверенно», — говорит Майя. «Это очень обнадеживает, потому что меньше всего мне хотелось бы упустить что-то действительно важное. А сейчас важно все «.
Конвейер проектов, обеспечивающий постоянное поступление информации
Когда ей нужно увеличить масштаб и оценить работу своей команды, Майя переключается на базу данных проектов. Она сразу видит, на каком этапе находится работа над проектом, — так легче понять, как долго проект находится на стадии обработки данных и анализа или когда ожидается переход к написанию и редактированию.
С помощью Ноушен я могу сделать так, чтобы работа не застопорилась. Во время пандемии на это нет времени.
Индивидуальный конвейер: Используя редактируемые свойства Ноушен, Майя указала точные этапы, которые ей необходимо отслеживать для своих научных работ и заявок на гранты, например «Данные и анализ» и «Представлено».
Представление активных проектов: Maia использует фильтрованное представление для отображения только тех проектов, которые находятся в работе.
Ссылки на детали проекта: Внутри карточки каждого проекта Maia перечисляет соответствующие задачи и заметки о встречах. Таким образом, каждая страница проекта превращается в центральную приборную панель, на которой отображаются последние обновления и контекст.
«Теперь я знаю, что мои задачи действительно отражают то, что мне нужно сделать, что моя доска проектов отражает наш прогресс», — говорит она. «Это принесло мне огромное облегчение».
Именно эта информация помогает Майе принимать десятки решений под давлением. Она может перегруппироваться со своей командой и выяснить, что мешает им двигаться вперед, или принять решение отказаться от этой работы в пользу других приоритетов.
Создание пользовательских страниц для мобилизации общественных ресурсов
Майя — не единственная, кто использует Ноушен на фронте борьбы с пандемией. Для многих других исследователей и врачей их задача состоит не в том, чтобы открыть революционное лекарство. Перед ними стоит другая, не менее сложная проблема: как организовать информацию и эффективно распределить ресурсы, чтобы другие могли добиться значительных успехов?
В начале пандемии больницы по всему миру готовились к наплыву пациентов. Необходимо было организовать очень многое, и было неясно, кто и что должен делать.
Сотрудники Стэнфордской школы медицины знали, что они обладают важнейшими знаниями, которые могут помочь больницам подготовиться. «При такой межфункциональной и междисциплинарной работе каждая группа не всегда понимает, что делает другая группа или каковы ограничения друг друга», — говорит Брайант Лин, клинический доцент медицины в Стэнфорде.
Они хотели поделиться справочником, но им нужен был инструмент, который мог бы справиться со сложностью и позволить большой команде людей легко редактировать его в течение долгого времени.
«Мы рассматривали аналогичный справочник в Google docs, но это была, по сути, куча ссылок», — говорит д-р Лин. «Слишком перегружено». Тогда коллега порекомендовал нам Ноушен.
Команда создала весь справочник всего за пару дней. «Мы смогли реализовать нашу концепцию без лишних затрат и обучения», — говорит доктор Лин. «Это было потрясающе». Используя вложенные страницы Ноушен, они создали индивидуальный опыт для различных должностей в больнице.
«Администрации больницы необходима информация о логистике и цепочке поставок. Руководству необходимо знать, как управлять больницей во время кризиса. Клиницистам необходимо знать, какие методы лечения помогают. Мы смогли создать в Ноушен единый центральный ресурс для всех этих людей и логично структурировать данные», — говорит Дональд Олгадо, консультант по дизайну, помогавший воплотить справочник в жизнь.
Врачи говорили нам, что они очень благодарны за то, что у них есть ресурс, который легко и быстро использовать.
Поиск по ключевым словам: Команда призвала читателей использовать функцию поиска в Ноушен для нахождения конкретных тем.
Открытый доступ: Они опубликовали его, включив функцию Ноушен «Share to web», но заблокировали страницу, чтобы люди случайно не внесли правки.
Проверка качества: К каждому разделу была приставлена группа редакторов и авторов, которые следят за актуальностью и точностью содержания.
Другие медицинские коллективы приняли Ноушен как удобный способ обмена ресурсами. Организации здравоохранения, включая Туланский университет и Департамент общественного здравоохранения Калифорнии, составили базу данных с возможностью поиска из 1500 с лишним научных статей по COVID-19. Используя настраиваемые свойства Ноушен, они пометили каждую статью по теме, указали URL-адрес полного текста исследования и включили резюме.
Имеется даже руководство по работе с базой данных для тех, кто обращается к ней впервые. Благодаря этой библиотеке многие исследователи получили доступ к данным, о которых они могли бы не знать.
Волонтерские группы тоже подключаются к работе — для оказания помощи пострадавшим от COVID-19 в Индии посол Ноушен Венси Кришна создала приложение для сбора информации о банках крови, карантинных центрах и т.д. в Хайдарабаде. Она организовала свою команду из тридцати человек «за пять дней без всяких Zoom-совещаний», разместив управление проектом в Ноушен (загрузите ее бесплатный шаблон).
Одной заботой меньше
С помощью Ноушен эти врачи и исследователи смогли мобилизовать себя и свои ресурсы в тот момент, когда мир нуждался в них больше всего. Но дело не только в организованности — Майя и ее коллеги находились под облаком тревоги с самого начала пандемии.
«Многие мои коллеги с трудом держатся на ногах», — говорит она. «Никто не чувствует, что делает достаточно. В моей голове постоянно звучит вопрос: «Сколько еще жизней мы потеряем из-за того, что ты сегодня не сделал себе поблажку?»».
Но, похоже, это облако рассеивается. «Всегда есть чем заняться, всегда больше вопросов, на которые нет ответов. Но возможность представить себе всю свою работу в Ноушен помогла мне понять, что у меня сейчас очень много дел, и я делаю все, что в моих силах. Помнить об этом так важно для психического здоровья каждого человека».