Компания Foolproof, входящая в состав Zensar, занимается разработкой цифровых продуктов. Ее команда внедрила Ноушен в рамках трансформации системы управления знаниями, централизовав информацию, идеи и контент.
Осмысление информационного водоворота
Британская компания Foolproof, специализирующаяся на цифровом дизайне, во время пандемии выросла в два раза — со 100 до 250 человек — и при этом перешла на удаленную работу. Старые способы обмена информацией, такие как заглянуть на стол к коллеге, отошли на второй план. А информация, разбросанная по таким инструментам, как электронная почта, Box, Confluence и Miro, стала изолированной.
Директор по дизайну Филип Мортон (Philip Morton) взял на себя инициативу по реорганизации системы управления знаниями в компании Foolproof. После сравнения нескольких вариантов он остановился на Ноушен и приступил к созданию общекорпоративной вики, централизуя информацию и разрушая информационные силосы.
Если вы не знали, где находится та или иная информация, вам приходилось обращаться за помощью к коллегам в Slack.
Двигайтесь быстрее благодаря легкодоступной информации
До сих пор информация в Foolproof была разбросана по нескольким инструментам и сервисам. Сотрудники не могли найти процессы и стандартные операционные процедуры. Торговые представители не могли найти примеры предыдущих работ. Люди не знали, к кому обратиться с проблемой.
Ноушен организовала знания о компании в специальных базах данных, таких как сотрудники, клиенты, процессы и прошлые работы. Филип провел эксперимент и выяснил, что при использовании старой системы людям требовалось 26 минут, чтобы найти девять единиц информации. А с Ноушен? Всего пять.
Такие ветераны компании, как Филипп, больше не являются фактической системой управления знаниями в Foolproof; коллеги, которые раньше задавали ему общие вопросы, теперь могут сами найти на них ответы. «Если вы можете сэкономить 20 минут в день, то это один день на человека в месяц», — говорит он. «В целом по команде мы можем вернуть 454 000 фунтов стерлингов за счет экономии времени».
Гибкие домашние страницы команд адаптируются к любым требованиям
Создав вики для всей компании, Филипп обратил внимание на отдельные команды. Используя процесс адаптации (разумеется, разработанный в Ноушен), он перевел каждый отдел в рабочее пространство Foolproof, помог руководителям команд создать домашнюю страницу своей команды, а затем передал ее им.
Команды адаптировали свои страницы в соответствии со своими потребностями и ролями в компании. Например, команда лидеров использует свою страницу для обмена информацией в компании, а команда маркетологов хранит рекомендации по использованию бренда для внутренних сотрудников.
Люди взяли на себя ответственность за свои страницы и оформили их в соответствии со своими командами.
Заменить недокументированные знания долгосрочной организационной памятью
Преобразования в области управления знаниями в компании Foolproof начались с вики, но затем быстро развились. Сотрудники стали использовать страницы Ноушен в качестве штаб-квартир проектов, собирая информацию, планируя работу и сотрудничая с другими членами команды. Они даже разработали несколько шаблонов, позволяющих коллегам одним щелчком мыши создать собственную домашнюю страницу проекта.
Раньше команды полагались на личные брифинги, чтобы ввести новых сотрудников в курс дела. Теперь Ноушен выступает в роли системы долговременной памяти Foolproof; когда новый сотрудник присоединяется к проекту, он может изучить контекст и войти в курс дела в своем собственном темпе.
Переход компании в Ноушен также добавил прозрачности. Если кому-то интересно узнать о другой команде или проекте, он может посетить домашнюю страницу и узнать больше о работе. Это помогло людям лучше понять своих коллег и наладить межфункциональное сотрудничество.
Преобразования в области управления знаниями в компании Foolproof начались с разрушения информационных силосов, но в долгосрочной перспективе они в большей степени были направлены на наведение мостов. С помощью Ноушен они объединили команды, обменялись информацией и стали работать в более тесном контакте.