Каждый проект начинается с чистого листа. Только от вас зависит, какие инструменты и материалы будут использованы для его реализации.
Возможно, в плане проекта потребуется 3D-печатный пластик, специальное оборудование для производства или новое программное обеспечение. Они не появятся из воздуха, и вы не сможете просто попросить о них. Существует формальный процесс запроса оборудования у поставщиков, который не позволит вам упустить ни одной детали.
Шаблон запроса на информацию (RFI) позволяет составить план запроса к потенциальным поставщикам и принять решение о том, с кем работать. Он позволяет отслеживать детали и документировать весь процесс, чтобы вы и ваши партнеры всегда были на одной волне.
Что такое RFI?
RFI — это документ, в котором поставщикам предлагается ответить на вопрос, могут ли они предоставить материалы или услуги, необходимые для реализации проекта. В этом документе должны быть указаны сроки, размеры или объем, а также дополнительная информация о том, что вам нужно. Обычно такой документ рассылается нескольким поставщикам, чтобы сузить круг возможных вариантов. Наличие легко копируемого шаблона RFI упрощает весь процесс.
В ответе потенциальные поставщики уточняют все детали и объясняют, могут ли они удовлетворить ваши потребности. Ответ на RFI не потребует создания новой формы, поскольку в хорошем шаблоне RFI уже есть разделы как для вашего запроса, так и для ответа поставщика.
RFI в управлении проектами дает возможность детально рассмотреть и сравнить поставщиков, а в случае необходимости — дать им понять, что они сталкиваются с конкуренцией за ваш бизнес. RFI также позволяют сохранить информацию для будущих закупок или ссылок на случай, если один из поставщиков не подойдет или вы захотите сотрудничать с ним позже.
RFI, RFQ, RFT, RFP: в чем разница?
Построение прочных отношений с поставщиком происходит на бумаге. Вам нужны формы и документы, которые вы сможете хранить, чтобы каждый из вас понимал, на каком этапе находится процесс и как вы предпочитаете работать. RFI — это только первый шаг, за ним могут последовать запрос на коммерческое предложение (RFQ), запрос на предложение (RFP) и запрос на тендер (RFT).
Общим для всех этих форм является то, что они создают четкие каналы связи и закладывают фундамент доверия между Вами и Вашим поставщиком. Однако каждая из них играет свою роль в процессе закупок:
- RFI — вы направите RFI нескольким поставщикам, чтобы узнать больше об их деятельности и о том, смогут ли они удовлетворить спрос на вашу продукцию.
- RFQ — после того как список возможных поставщиков сузится, вы можете отправить каждому из них RFQ. Этот документ предназначен для определения того, сколько поставщик будет платить за выполнение вашего заказа. В него включается общая информация о спецификации продукции, планах упаковки и материалах, необходимых для производства того, что вы просите.
- RFP (запрос предложений) — концептуально похож на RFI, но он более подробный и обычно относится к конкретному проекту. Вместо того чтобы запрашивать информацию, вы просите компанию сделать вам предложение. Эта информация, полученная от экспертов-производственников, может лучше помочь вам в принятии решений.
- RFT — RFT применяются в основном в государственном секторе и иногда в частном бизнесе. Они содержат гораздо более глубокие спецификации проекта, позволяющие убедиться в том, что поставщик полностью соответствует требованиям проекта, будь то его финансовая стабильность или практика устойчивого развития. Большинство организаций прибегают к RFT только в тех случаях, когда RFI и других вариантов недостаточно для ответа на их вопросы.
Как работает RFI?
RFI позволяет документировать процесс запроса и упорядочить детали проекта, облегчая работу как вам, так и поставщикам, с которыми вы связываетесь. Все дело в том, чтобы принимать решения по продуктам, которые отвечают вашим потребностям, поэтому создайте RFI, который будет делать то же самое.
Вот как происходит этот процесс:
1. Вы определили потребность
Ваш бизнес по производству комбучи развивается. Люди в восторге от вашего продукта, и вы можете поставлять его все большему количеству продавцов во все новые города. Но есть большая проблема: ваши бутылки недостаточно прочны, чтобы выдержать транспортировку, и ломаются по дороге. Вам необходимо найти нового поставщика бутылок с более прочным стеклом по хорошей цене.
2. Вы заполняете шаблон RFI.
Теперь вы в режиме исследования. Вы выбираете несколько компаний, производящих бутылки, которые кажутся вам достаточно прочными и доступными по цене. Но прежде чем инвестировать в крупную партию, вы хотите узнать больше о каждом поставщике и о том, сможет ли он удовлетворить потребности вашего растущего бизнеса.
Вы используете простой шаблон RFI для каждой компании, содержащий общую информацию о Вашем бизнесе и бутылках, которые Вам нужны, и просто вписываете название и данные каждого поставщика перед отправкой. Чтобы не заставлять себя ждать, установите крайний срок ответа.
3. Поставщики отвечают
К счастью, несколько продавцов ответили вам по поводу своих предложений. Один из них сказал, что не может гарантировать, что его бутылки не разобьются, и отказался от предложения. Но два-три варианта кажутся перспективными.
4. Вы отправляете запрос на получение дополнительной информации.
Прежде чем дать кому-либо «добро», необходимо узнать, сколько будут стоить эти бутылки. Вы выбираете шаблон RFQ, заполняете его и отправляете трем поставщикам, которые могут выполнить эту работу. Реалистично оцените свой бюджет и предполагаемое количество продукции.
5. Поставщики отвечают (снова).
И вот поставщики снова в вашем почтовом ящике. К сожалению, двое из трех предлагают цены, которые выходят за рамки вашего бюджета как малого предприятия, но это не конец света, поскольку последний поставщик кажется идеальным. Вы проводите дополнительное исследование, прежде чем принять окончательное решение.
6. Вы выбираете лучший вариант
Последний поставщик отвечает всем требованиям, и вы готовы с ним работать. Вы отправляете более подробную информацию, и вы на пути к масштабированию вашего бизнеса по производству комбучи без казусов и опасностей при транспортировке.
Когда использовать RFI
Лучше всего использовать RFI каждый раз, когда требуются новые материалы или услуги. Рассылка запроса нескольким потенциальным поставщикам помогает сузить круг потенциальных поставщиков и сделать наилучший выбор, при этом документируя каждую деталь. Если поставщик присылает продукцию, не соответствующую вашим техническим требованиям, вы можете сослаться на RFI или RFP и показать, что именно он упустил.
RFI в строительстве — обычное явление, поскольку в таких проектах часто требуются большие объемы продукции, например, пиломатериалов или цемента. Но даже если вы не являетесь генеральным подрядчиком, работающим на строительном объекте, закупки материалов необходимы и в других отраслях промышленности, и эти отрасли практически бесконечны.
IT-отделы могут использовать RFI для поиска лучшего компьютерного оборудования или программного обеспечения для управления проектами. В медицине RFI могут использоваться для поиска мешков для внутривенных вливаний, марли и всего, что только можно придумать, что может находиться в шкафу в кабинете врача. А рекламное агентство может использовать RFI для оценки маркетинговых инструментов.
Если есть сомнения, используйте RFI, даже если вы обращаетесь только к одному или двум поставщикам. Это подразумевает наличие конкуренции и побуждает компании предоставить вам лучшее предложение.
Как составить RFI
RFI в разных отраслях промышленности выглядят не очень по-разному, поскольку содержат только основную информацию. В большинстве из них имеется не менее четырех разделов, с которых начинается процесс:
1. Основные сведения
В RFI необходимо указать название Вашей компании, название поставщика и дату. Отведите для них место в верхней части страницы. Если это применимо, следует также указать соответствующие даты и сроки выполнения проекта, чтобы поставщик знал, когда ему следует ответить.
2. Описание
Каждый запрос предложений должен содержать, по крайней мере, описание потребностей; в конце концов, трудно что-то купить, если не сказать поставщику, чего вы хотите. Включите в него информацию о своей компании и краткий обзор материалов, которые вы ищете.
В этом разделе всегда полезно дать некоторую информацию о вашей компании. Включите информацию о том, какой отдел работает над проектом, основные демографические характеристики клиентов и миссию вашей компании. Возможно, вашему отделу маркетинга нужна переработанная бумага, чтобы соответствовать вашим экологическим целям. Это может стать решающим фактором для заключения сделки, так что напишите об этом здесь.
3. Важная информация о проекте
Если вы спрашиваете о конкретном проекте, укажите его детали. Возможно, очередная рекламная кампания маркетинговой группы выйдет в следующем квартале. Поставщик макулатуры должен знать сроки, общий объем проекта и любую специфическую информацию, например, о качестве бумаги, которая может повлиять на его ответ.
4. Место для ответа поставщика
Одно из главных преимуществ RFI заключается в том, что ответы ваших поставщиков находятся в одном документе. Предоставьте им достаточно места, чтобы они могли записать запрашиваемую информацию. При необходимости именно здесь вы сообщите поставщикам о том, как они должны ответить на ваш RFI, какие сроки вы устанавливаете и когда им следует ожидать от вас решения.
Завершите свой проект с помощью Ноушен
RFI — не единственный аспект проекта, который может нуждаться в оптимизации. Ноушен предлагает шаблоны для каждого этапа, включая проектные предложения, исследования и планирование, а также дизайн. После того как вы приобретете нужные бутылки для приготовления комбучи, возможно, вы захотите составить маркетинговый план или запросить новые функции. Все это можно сделать с помощью Ноушен.