Финансовые решения всегда даются нелегко – как в бизнесе, так и в жизни. И хотя при выборе нового или подержанного автомобиля не всегда приходится доставать электронные таблицы, для того чтобы сделать оптимальный выбор, все равно приходится проводить анализ затрат и результатов (CBA) в той или иной форме.
Суть CBA заключается в том, чтобы решить, стоит ли стоимость строительства, покупки или изменения чего-либо выгоды от этого. Это может быть что угодно – от расширения бизнеса до приобретения программного обеспечения для повышения производительности труда на уровне руководителя.
Принятие решений – это выбор правильного пути. А иногда правильный путь – это путь с наилучшей долларовой стоимостью. Вот тут-то и приходит на помощь CBA.
Что такое анализ затрат и выгод?
CBA – это процесс принятия решений, основанный на данных и ориентированный на финансовый эффект. От стартапов, решающих, куда направить стартовый капитал, до состоявшихся корпораций, удваивающих численность отдела продаж, – CBA позволяет решить, действительно ли трата этих денег стоит результата.
Этот процесс включает в себя анализ затрат, в ходе которого учитываются все возможные расходы, связанные с принятием решения – это может быть как небольшой проект, так и сложная сделка по покупке недвижимости – и вычитаются из предполагаемых выгод. Если выгоды перевешивают первоначальную цену, то решение принимается.
Вот пример анализа затрат и выгод. Допустим, вы хотите инвестировать в новые компьютеры для своей команды. Нынешние компьютеры работают медленно и не могут работать с современным программным обеспечением, а модернизация стоит дорого. Вы проведете CBA, проанализировав влияние более быстрого времени работы и повышения производительности нового программного обеспечения. Возможно, ваша команда будет работать в два раза быстрее, что даст всем больше времени для работы над более крупными и качественными проектами и принесет больше прибыли. Возможно, CBA покажет, что эта выгода стоит первоначальных инвестиций.
Когда следует использовать анализ затрат и выгод
На самом деле вопрос заключается в том, когда не нужно использовать CBA? Даже в небольших масштабах анализ финансового состояния и результатов принимаемых решений – это отличный способ сделать более обоснованный выбор, независимо от того, проводите ли вы формальные расчеты или быстро прикидываете цифры.
Однако некоторые ситуации требуют не только быстрых математических расчетов. Вот когда следует проводить комплексный анализ финансового состояния:
Создание новой бизнес-стратегии – стратегии, изменяющей курс общей миссии и целей компании, что связано с рисками и затратами. CBA позволяет сбалансировать выгоды от таких факторов, как переподготовка отдела продаж или разработка принципиально новой маркетинговой стратегии, и затраты на них.
Рассмотрение инвестиционных возможностей – инвестиции представляют собой материальные затраты с нематериальной выгодой. Вы знаете, сколько готовы потратить, но результат трудно предсказать. В рамках CBA вы проанализируете рыночную экономику и прогнозируемую долгосрочную прибыль, чтобы определить, достаточно ли окупаемы инвестиции, чтобы оправдать принятое решение.
Наем новых сотрудников – ваша команда может иметь ориентировочную цифру, сколько стоит наем сотрудника, а CBA может показать не прямую денежную выгоду, а экономию во времени. Возможно, еще один сотрудник, получающий зарплату, поможет сократить время работы других сотрудников и быстрее обслуживать клиентов, или же обучение нового сотрудника может занять слишком много времени, что обойдется вам недешево. Проведение CBA поможет взвесить все “за” и “против”.
Начало нового проекта – любое новое начинание, особенно если оно носит долгосрочный характер, требует проведения CBA. Это делается не столько для обоснования начала самого проекта, сколько для поиска возможной экономии средств и анализа результатов. Предположим, ваша компания хочет разработать собственное программное обеспечение для управления проектами. В этом случае лица, принимающие решения, должны знать, почему этот путь принесет им больше пользы, чем покупка программного обеспечения сторонних производителей. В CBA будут указаны затраты на разработку, сервер и внедрение, а также будет рассмотрен вопрос о том, перевесят ли долгосрочные выгоды эти затраты.
Преимущества анализа затрат и выгод
CBA – это отличный ресурс для принятия обоснованных, основанных на данных бизнес-решений. Вот еще несколько способов, с помощью которых CBA может принести вам пользу:
Создание прямолинейных решений
Наглядное представление затрат и прогнозируемых выгод помогает предприятию быстрее принимать решения и обмениваться знаниями со всеми участниками процесса.
Рассмотрим программное обеспечение для управления проектами, которое вы планируете разработать своими силами. CBA быстро покажет, перевешивают ли первоначальные затраты выгоду от отказа от оплаты чужого программного обеспечения. Возможно, Вы обнаружите, что программа стороннего производителя предлагается со значительной скидкой и отличным обслуживанием клиентов, что может оказаться выгоднее, чем затраты на разработку собственной программы. Если вы не проведете CBA, то упустите эти преимущества.
Выявление скрытых затрат
Финансовые плюсы и минусы бизнес-решений не всегда очевидны. Поскольку в CBA учитывается как можно больше переменных, ваша команда докопается до сути и обнаружит потенциальные затраты, которые вы могли бы не заметить в противном случае. Может быть, необходимо учесть, что наряду с собственным программным обеспечением придется создавать API для подключения текущей системы. Ваш CBA выявит и подчеркнет это потенциально важное последствие.
Выделение данных
Данные определяют процесс принятия решений на всех уровнях бизнеса. Кроме того, они устраняют (или пытаются устранить) предвзятость. Взгляд на холодные факты может помочь принять решение, которое лучше всего подходит для команды, а не для мнения одного человека.
Представьте, что ваш руководитель очень хочет внедрить программное обеспечение у себя в компании, потому что у него есть личные претензии к стороннему торговому представителю. Но именно данные, а не личные чувства, будут основой для CBA и покажут, насколько это правильное решение для бизнеса.
Недостатки анализа затрат и выгод
Как и любой другой анализ, CBA не всегда может быть идеальным. Хотя почти каждое бизнес-решение может выиграть от рассмотрения всех затрат и их разбивки на составляющие, этот процесс не всегда осуществим. Вот некоторые препятствия, с которыми вы можете столкнуться:
Изменчивость переменных
Будущее неизвестно. Учесть все переменные практически невозможно. Независимо от принятого решения, результаты не будут полностью соответствовать прогнозам.
Перенос программного обеспечения на внутренний рынок может сэкономить деньги, но при этом сотрудники могут предпочесть прежний процесс, что приведет к текучести кадров. Эти непредсказуемые переменные могут запутать расчеты и привести к принятию более сложных решений.
Долгосрочные риски
Аналогично рассмотрению всех возможных переменных, CBA сложнее построить для долгосрочных проектов или решений. Время меняет все – особенно финансовые прогнозы, основанные на текущих затратах. Количественная оценка и учет потенциальных рисков могут вызвать определенную головную боль. Однако при достаточном знании рынка и проведении исследований CBA для долгосрочных решений может, по крайней мере, помочь в процессе принятия решения, даже если он не будет абсолютно точным.
Много времени и данных
Стоимость CBA сама по себе требует проведения CBA. Вам придется собирать много данных, а это требует времени, и если время – деньги, то ваш бюджет может оказаться выше ожидаемого. К тому же часто нужных данных может не существовать, и весь процесс анализа может оказаться напрасным.
Если ваш бизнес создает новый отдел продаж для продажи продукта, который никогда не продавался ранее, то найти исторические данные, подтверждающие это решение, будет непросто. Это может привести к искажению прогнозных данных.
Как написать анализ затрат и выгод: 4 шага
Процесс несколько различается в зависимости от масштабов проекта, состава команды и данных, которые удается собрать. Но в целом создание CBA состоит из четырех этапов:
1. Построение структуры
Начните с определения рамок анализа. В разных компаниях она может быть разной, но суть в том, что в ней должны быть изложены ваши цели и задачи, связанные с принятием данного бизнес-решения. Отсюда вытекают затраты и выгоды, которые необходимо учесть. Кроме того, определите, какие показатели следует использовать: часы труда, литерную валюту или их комбинацию.
2. Определение затрат и выгод
Теперь настало время составить списки. Сначала запишите свои расходы, которые можно разделить на четыре типа:
- Прямые затраты – это фактические расходы, такие как затраты на производство, материалы и рабочую силу.
- Косвенные затраты – в эту категорию попадают планы расширенного обслуживания, электроэнергия и другие постоянные расходы.
- Нематериальные затраты – такие понятия, как производительность, относятся к нематериальным затратам. Вы не можете точно измерить ее, но можете спрогнозировать ее влияние.
- Издержки упущенных возможностей – это отрицательное число, представляющее собой любую возможность, которую вы упускаете, если ваш CBA поддерживает другое или конкурирующее бизнес-решение.
Затем необходимо перечислить свои преимущества, которые можно разделить на следующие категории:
- Прямые выгоды – прямые выгоды очевидны, например, уменьшение количества часов работы или увеличение прибыли.
- Косвенные выгоды – косвенные выгоды – это другие последствия вашего решения, например, удовлетворенность клиентов.
- Нематериальные выгоды – как и нематериальные затраты, эти выгоды, например, удовлетворенность сотрудников и производительность труда, не поддаются точному измерению.
- Конкурентные преимущества – принятие разумных решений позволяет опередить конкурентов.
3. Присвоение стоимости каждому виду затрат и выгод
Каждому виду затрат и выгод необходимо присвоить определенное значение, которое обычно выражается в долларах. Легче всего определить прямые затраты и выгоды, в то время как присвоение цифр нематериальным и косвенным ценностям может оказаться сложной задачей. Однако при правильной работе аналитической группы и использовании соответствующих методик обычно удается получить относительно точный прогноз для базовой линии проекта. Возможно, вы спросите у своей команды, сколько часов им сэкономит данное решение, и рассчитаете исходя из этого. Ваш CBA не обязательно должен предсказывать будущее – он просто делает реалистичные предположения о нем.
4. Сравнить и рассчитать
Сложите затраты, связанные с принятием решения, затем вычтите их из общей суммы выгод. Сравните полученный результат с вашими общими целями. Именно здесь вы решите, стоит ли предпринимать какие-либо действия, или же найдете места, где вам нужно копнуть глубже.
Если затраты перевешивают выгоды, но цели все еще остаются, возможно, есть переменные, которые вы случайно не учли при расчете выгод. Если выгоды более значительны, чем затраты, значит, у вас есть бизнес-обоснование для дальнейших действий. Это также известно как принцип “затраты-выгоды”.
Отслеживайте все свои расходы с помощью Notion
CBA не принесет вам пользы, если вы не имеете представления о своем текущем финансовом положении. В Notion есть инструменты, необходимые для организации и отслеживания бюджета, доходов и расходов, какими бы они ни были.
Шаблон ежемесячных расходов позволяет отслеживать повторяющиеся расходы, а программа отслеживания бюджета – прогнозировать предстоящие траты. А шаблон инвестиционного портфеля позволяет держать под контролем свои финансовые проблемы. Попробуйте Notion бесплатно, и вы сразу же убедитесь в его преимуществах.