Каждая задача, которую вы решаете, начиная с подготовки к выходу из дома и заканчивая завершением проекта по разработке программного обеспечения, имеет свой рабочий процесс: шаги, которые необходимо предпринять, чтобы перейти от начала к концу.
Но если вы только начинаете решать какую-либо задачу, вам необходимо понять, какой рабочий процесс является наиболее эффективным. В противном случае вы можете потерять время, пробуя различные стратегии и по нескольку раз начиная с самого начала. Для личных задач это не самое страшное – всегда можно вернуться, если забыл ключи. Однако на рабочем месте с помощью правильного управления рабочим процессом можно оптимизировать любой процесс.
Что такое управление рабочим процессом?
Управление рабочими процессами включает в себя оценку каждого бизнес-процесса, документирование каждого рабочего процесса и тестирование этих шагов с целью определения наиболее эффективного способа выполнения каждой задачи.
Рабочие процессы могут быть как простыми (надевание обуви), так и умопомрачительно сложными (бизнес-процессы, например, производство компьютерных чипов). Но вне зависимости от масштаба проекта управление рабочими процессами предполагает создание документов с лучшими практиками и их контроль для каждой задачи.
Многие предприятия используют системы управления рабочими процессами, которые позволяют организовать и автоматизировать выполнение задач. Однако программное обеспечение для управления рабочими процессами не является обязательным условием для создания эффективных технологических схем. Достаточно разделить рабочие процессы на три категории:
- Триггеры – это события, которые запускают процесс.
- Действия – это задачи в рамках рабочего процесса, ведущие к его успешному завершению
- Результаты – это успешное завершение рабочего процесса
В качестве стандартного рабочего триггера можно привести письмо нового сотрудника в отдел кадров с просьбой выдать ему пропуск в комнату отдыха. Назначенный сотрудник отдела кадров выполняет заранее оговоренные действия, например, входит в систему управления доступом в здание для изменения разрешений. В результате сотрудник получает доступ к стойке с бесплатными закусками.
Данный пример демонстрирует последовательный рабочий процесс. Последовательный рабочий процесс можно завершить, только следуя ему по порядку, завершая каждый шаг, чтобы запустить следующий. Обработка платежных ведомостей – это последовательный рабочий процесс, поскольку выполнение каждого шага, начиная с загрузки табелей учета рабочего времени, расчета суммы премии и заканчивая передачей данных в банк, приводит к успешной выплате заработной платы сотрудникам.
Другой стиль – это параллельный процесс, который можно выполнять в любом порядке. Когда HR-специалист принимает сотрудника на работу, его новая команда может назначать задания, команда по льготам – добавлять планы льгот, а команда по расчету заработной платы – вводить банковские данные, и все это одновременно.
3 компонента рабочего процесса
Все типы рабочих процессов включают в себя три компонента, которые неизменно присутствуют во всем – от официальных средств управления рабочими процессами до простых блок-схем PowerPoint:
- Под исходными данными понимается любая информация или ресурсы, необходимые для выполнения того или иного шага. Если ИТ-отдел обновляет удаленные ноутбуки, то в качестве исходных данных необходима “облачная” система обмена файлами, позволяющая перетаскивать файлы обновлений на подключенные ноутбуки.
- Трансформация – это действия, которые выполняются при последовательном или параллельном прохождении этапов рабочего процесса. ИТ-отдел переносит файлы обновлений, подключается к VPN и входит в ноутбуки сотрудников, перенося файлы из облака на жесткий диск. Затем они запускают эти файлы.
- Выход – это ожидаемый результат каждого шага, который либо закрывает текущий цикл рабочего процесса, либо ведет к следующему шагу. Поздравляем – вы обновили ноутбук и завершили рабочий процесс.
4 преимущества управления рабочими процессами
В какой бы отрасли вы ни работали, у вас есть повторяющиеся процессы. Такие повторяющиеся задачи, как прием сотрудников на работу, начисление заработной платы, заказ канцелярских товаров, выигрывают от упорядоченного документирования рабочих процессов.
Независимо от того, есть ли у вас процедуры, которые вы еще не документировали, или вам необходимо начать разработку новой процедуры, преимущества управления рабочими процессами универсальны.
1. Последовательное выполнение задач
Четко определенные рабочие процессы позволяют команде понять ожидания и не сбиться с пути. А если использовать систему автоматизации рабочих процессов, то можно ускорить процесс для всех участников. Такое программное обеспечение может автоматически направить запрос следующему ответственному за выполнение задачи или даже взять на себя часть действий, чтобы ускорить работу команды.
Тестирование и определение рабочих процессов также помогает руководителям проектов устанавливать соответствующие сроки для сотрудников. ИТ-специалисты могут правильно оценить, сколько времени займет обновление ноутбука, поскольку существует рабочий процесс, в котором описаны этапы и время, необходимое для его выполнения.
2. Повышение производительности
Благодаря тому, что программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов позволяет автоматизировать и обновлять задачи, и вы разработали наиболее эффективный способ завершения рабочего процесса, повышается производительность труда. Вы уже составили схему зависимостей между задачами, чтобы избежать задержек и препятствий, и учли, как внешние факторы, такие как проверка и одобрение клиента, влияют на сроки выполнения.
3. Устранение избыточности
Многие автоматизированные системы документооборота включают в себя предопределенные бизнес-правила, которые выполняют задачи на основе триггеров. Чтобы устранить избыточность рабочих процессов, не нужен целый программный комплекс для управления бизнес-процессами (BPM). Такая простая вещь, как настройка глобального почтового ящика для заявок в службу технической поддержки, позволяет не тратить время и деньги на обработку повторяющихся запросов или выяснение того, что кто-то другой уже их выполнил.
Избыточность может стать причиной остановки проекта. Вспомните процесс утверждения вашего последнего проекта. Проверенный и определенный рабочий процесс утверждения гарантирует, что нужные члены команды получат уведомления, чтобы проект двигался вперед. В отсутствие рабочего процесса, построенного с учетом того, кто и что должен утверждать, утверждения могут повиснуть в пустоте и застопорить проект.
4. Улучшение культуры труда
Оглянитесь на свое рабочее место, будь то физическое или виртуальное, и подумайте об уровне организации. Более упорядоченное и организованное рабочее место вселяет в сотрудников уверенность в том, что организация способна справиться с рабочими проблемами, эскалировать и решить их. Такая уверенность повышает производительность труда, общую удовлетворенность работой и удовлетворенность сотрудников. Без четко определенных рабочих процессов сотрудники могут чувствовать себя растерянными, разочарованными и нетерпеливыми.
4 совета для успешного управления рабочим процессом
Применение управления рабочими процессами не обязательно должно быть долгим и дорогостоящим процессом. Достаточно следовать некоторым лучшим практикам и изучить предпочтительный процесс управления рабочими процессами проекта.
1. Определите свои приоритеты
Скорее всего, у вас уже есть рабочие процессы для многих процессов, но все равно может возникнуть ощущение, что они загромождены излишествами. Проведите совещание с заинтересованными сторонами и назначьте менеджера проекта для создания электронной таблицы примеров использования. Задокументируйте все существующие рабочие процессы и связанные с ними недовольства, добавьте все процессы, которые нуждаются в доработке. Проранжируйте их по приоритетности: возможно, процессы начисления заработной платы требуют большего внимания, чем предоставление сотрудникам доступа к бесплатным закускам (возможно).
2. Документирование всех рабочих процессов
Каждая задача и процесс нуждаются в хорошо документированном рабочем процессе. Пусть каждый участник процесса документирует все принадлежащие ему процессы, добавляя блок-схемы и подробную пошаговую документацию. Это поможет вам разработать рабочий процесс по их задачам и обучить новых сотрудников.
3. Учитывать различия между отделами и коллективами
Вы можете использовать различные стили документирования рабочих процессов, чтобы удовлетворить потребности конкретной команды. Финансовая группа может предпочесть диаграмму Ганта с указанием приоритетов задач и зависимостей, а операционная группа – подробную и постоянно меняющуюся блок-схему. Обсудите с каждой группой процессы, которые они хотят документировать, чтобы определить их предпочтения.
4. Выбор системы управления рабочими процессами
После того как вы определили приоритеты и задокументировали рабочие процессы, учитывая при этом различные стили документирования для разных групп, выберите систему управления рабочими процессами, которая поможет вам оптимизировать документирование. Вы можете инвестировать в программное обеспечение для автоматизации, предназначенное для решения повторяющихся задач, или интегрировать рабочие процессы в существующую программу, и даже использовать настраиваемые шаблоны рабочих процессов.
Оптимизация процессов с помощью Notion
Управление рабочими процессами имеет различные формы. Можно начать с получения информации о процессе, например, попросить сотрудников использовать систему учета рабочего времени. Или можно начать с более широкого шаблона системы управления продукцией. Суть заключается в том, чтобы создать атмосферу последовательности вокруг ваших процессов.
Шаблоны Notion помогут вам создать эту последовательность, поскольку вы сможете настроить каждый шаблон, от управления проектами до дизайна контента, в соответствии с вашими потребностями.