В процессе работы наступает момент, когда хочется сделать больше и быстрее. На бумаге это кажется достаточно простым, но вы хотите устранить излишества, не жертвуя при этом качеством продукции.
Бережливое управление — это стиль управления, поощряющий непрерывное совершенствование, позволяющий получить наилучший конечный продукт без длительного, извилистого процесса создания. Речь идет о рационализации рабочих процессов, сокращении отходов и поддержании качества на должном уровне.
Концепция бережливого управления, родившаяся в обрабатывающей промышленности, — это отличный способ начать реорганизацию бизнес-процессов и оптимизировать время работы вашей команды. Вот как его внедрить и почему это необходимо сделать.
Что такое бережливое управление?
В начале 2000-х годов компания Toyota официально внедрила метод бережливого производства, известный как Toyota Way. В рамках Toyota Way были разработаны пять принципов бережливого управления, которые позволяют либо оптимизировать, либо устранить производственные процессы, не добавляющие ценности.
В то время эта система непрерывного совершенствования позволила отказаться от избыточных процедур на сборочных линиях и повысить эффективность, производительность и экономию затрат. В результате Toyota быстрее создавала более качественную продукцию.
Путь Toyota и по сей день используется в автомобилестроении, но он также применим и в бизнесе в виде бережливого управления. Его суть заключается в повышении ценности продукции для клиента путем выявления неэффективных факторов и рационализации работы, независимо от отрасли.
5 принципов бережливого управления
В основе методологии Lean лежат пять принципов, которые помогают выявлять и внедрять улучшения. Независимо от специфики ваших Lean-процессов, следование этим принципам поможет вам достичь результатов.
1. Определение ценности
Первый принцип бережливого управления зародился, когда компания Toyota посмотрела на свою сборочную линию и определила, какие детали или процедуры не решают проблем клиентов.
Вы можете проделать то же самое со своими продуктами и определить, что именно не добавляет ценности конечному результату. Ваш конечный продукт должен решать проблему, а не создавать новую проблему для вас или клиента. Если процедура или метод не добавляют ценности, исключите их. Ваш процесс станет лучше.
2. Создание карты потока ценностей
Карта потоков создания стоимости (VSM) — это еще один способ реализации картирования процессов. Вы получите целостное представление о каждом человеке, ресурсе и действии в рамках потока создания продукта. В целом представляя собой серию красочных блок-схем, VSM позволяет выявить и устранить избыточные части рабочего процесса.
3. Построение непрерывного рабочего процесса
Каждый рабочий процесс выглядит по-своему. Но можно найти определенные процессы, такие как Kaizen (метод быстрого непрерывного совершенствования), Six Sigma (методология и инструменты для повышения качества и эффективности) и Shingo (принципы устойчивой организации), которые позволят создать необходимую структуру.
Цель состоит в том, чтобы создать для каждой команды такой рабочий процесс, который будет протекать гладко, без происшествий и узких мест. Экспериментируйте и выясняйте, что работает. Частью этого принципа является разрушение рабочих процессов и эффективное информирование об изменениях.
4. Разработка системы вытягивания
Эта методика бережливого производства предполагает, что вы начинаете новую работу только на основе спроса, а не дублируете проекты в процессе производства. Система «вытягивания» помогает сократить расходы, приостанавливая ненужное производство и разработку и возобновляя их только тогда, когда это необходимо.
5. Поддержка постоянных улучшений
В то время как четыре предыдущих принципа образуют основу Lean-менеджмента, непрерывное совершенствование — это всеобъемлющая тема. Прогресс — это не одноразовая акция. Бережливое управление должно использовать множество инструментов и методов, чтобы ваша команда постоянно стремилась выявлять и устранять препятствия.
Каковы преимущества бережливого управления?
Некоторые из приведенных выше принципов говорят сами за себя. Но если вы не уверены, стоит ли внедрять бережливое управление, вот несколько причин, по которым вам стоит начать:
- Повышение эффективности — вы заметите более высокий уровень эффективности ваших процессов независимо от того, какие методы вы используете.
- Удовлетворенность клиентов — благодаря процессам бережливого управления, выявляющим и устраняющим все излишества и дефекты, вы будете поддерживать неизменно высокую репутацию у своих клиентов.
- Снижение затрат — устраняя неэффективные процессы, вы экономите деньги, которые можно направить на маркетинг, расширение ассортимента продукции или обед для сотрудников.
- Изменение культуры — внедряя методы бережливого управления, вы даете понять своим сотрудникам, что совершенствование не только возможно, но и поощряется. Видя ваше стремление к совершенствованию рабочих процессов, они понимают, что работают в команде, которая ценит их время.
- Более высокое качество — благодаря бережливому управлению вы избавитесь от неэффективных процессов и бесполезных проектов. Это позволяет уделять больше внимания тому, что действительно важно при создании продукта, облегчает жизнь сотрудникам службы контроля качества и обеспечивает одинаковый уровень обслуживания каждого клиента.
Ограничения бережливого управления
Ни один новый процесс не обходится без трудностей. Независимо от ваших намерений, вы столкнетесь с некоторыми препятствиями.
Но поскольку принципы бережливого управления существуют уже несколько десятилетий, компании уже проделали эту работу за вас и выявили все возможные пути, по которым процесс может пойти не так. К счастью, позитивная решимость и постоянное общение позволяют избежать этих препятствий. Вот на что следует обратить внимание, если вы внедряете бережливое управление:
- Неприятие перемен — некоторые члены команды будут придерживаться традиционных методов работы. Масштабные изменения требуют времени. Если вы встретите сопротивление, расскажите о планируемых изменениях, приведя примеры методов экономии времени, чтобы все поняли, почему вы принимаете такие решения. И будьте открыты для обратной связи.
- Инвестиционные затраты — крупные изменения в системе бережливого управления требуют затрат на обучение и инфраструктуру, а это может привести к текучести кадров в связи с изменением культуры. Возможно, придется вложить средства в обучение на начальном этапе, чтобы мотивировать команду и увидеть снижение затрат в дальнейшем.
- Перебор с данными — инструменты бережливого управления обычно требуют наличия ключевых показателей эффективности (KPI) для отслеживания изменений, например, базы данных, в которой отражается снижение затрат на доставку. Но не стоит зацикливаться на цифрах и пренебрегать краткосрочным планированием. Дайте своей команде инструменты, позволяющие сосредоточиться как на долгосрочном планировании, так и на немедленных изменениях.
Инструменты бережливого управления
Как и большинство других процессов, бережливое управление опирается на разнообразный и универсальный набор инструментов. Вы можете использовать один или несколько инструментов, либо разработать комбинацию, которая подойдет именно вашей команде. Если конечной целью является непрерывное совершенствование процесса, то это и есть бережливое управление.
Kanban
Kanban — это Agile-система, которая требует постоянного общения и прозрачности в режиме реального времени. Вы можете создать доску Kanban с визуальным представлением каждой задачи или проекта, над которыми вы работаете в данный момент. Такая визуализация помогает оптимизировать рабочие процессы и устранить неэффективные процессы.
Hosin Kanri
Хосин Канри получил широкое распространение в послевоенной Японии, после чего его стали применять предприятия по всему миру. Это семиэтапный процесс стратегического планирования, в ходе которого компании сообщаются цели, а затем принимаются меры по их достижению. Это позволяет избежать потерь, обеспечивая последовательное руководство и обсуждение.
PDSA
Цикл Plan-Do-Study-Act (PDSA) — это инструмент управления, ориентированный на непрерывное совершенствование. В нем планируется тестирование нового пересмотренного процесса, проводится тестирование, изучаются результаты и принимаются меры по внесению изменений.
PDSA — это более глубокий процесс Lean-менеджмента, и он обычно происходит после принятия решения о внедрении изменений. Это более высокий уровень контроля качества, обеспечивающий максимальную эффективность каждой йоты любого процесса. Вы будете постоянно повторять этот процесс до тех пор, пока не достигнете своих целей.
План-До-Проверки-Действия (PDCA) очень похож на PDSA (и предшествует ему). Основное отличие заключается в том, что PDCA проводится один раз, а PDSA — многократно для одного и того же процесса.
Lean Six Sigma
Six Sigma — это управленческий процесс, направленный на снижение вариабельности при улучшении контроля. По сути, он рассматривает каждый процесс вплоть до уровня сотрудника и, используя данные, оптимизирует рабочий процесс.
Термин «Lean» в Lean Six Sigma означает устранение отходов, хотя границы между Lean Six Sigma и определением самого понятия Six Sigma размываются. Но цель остается прежней: оптимизировать рабочие процессы и поставлять клиентам более стабильный и надежный продукт.
5 почему
Метод «5 почему» не требует пояснений: Он буквально задает вопрос «почему» пять раз подряд. Смысл метода заключается в том, что при возникновении проблемы, если задать вопрос «почему» достаточное количество раз, то будет выявлена первопричина. Если вы столкнулись с процессом, в устранении которого не уверены, спросите «почему». Это позволит получить конкретную информацию, необходимую для принятия решения.
Примеры бережливого управления
Чтобы улучшить свой рабочий процесс, вам не нужен специальный менеджер по бережливому производству. Все, что требуется, — это исследования, знания и «локоть». Приведенные примеры бережливого управления помогут вам лучше понять, что требуется для внедрения изменений и помочь вашей команде на пути к устранению отходов.
Бережливая разработка программного обеспечения
Бережливая разработка программного обеспечения сочетается с другими стратегиями, такими как Agile-методологии, и позволяет оптимизировать время разработки. Представьте, что ваша команда разработчиков программного обеспечения зациклилась на перепроизводстве, создавая для одной проектной задачи больше кода, чем необходимо. Бережливая разработка программного обеспечения предполагает использование таких инструментов, как доска Kanban, для отслеживания и устранения неэффективных процедур, что позволяет сэкономить время разработчиков.
Бережливое производство
В 1988 году президент компании TrueCar (а впоследствии генеральный директор Hyundai Motor America) Джон Крафчик ввел в обиход термин «Lean». Он адаптировал подход компании Toyota к бережливому управлению и написал статью с изложением методики.
Бережливое производство — это то, с чего все началось, и существуют десятки примеров того, как на самом деле работает бережливое управление.
Допустим, компания, производящая детали, сталкивается с проблемой снижения эффективности при смене смен. Бережливый менеджер оценивает процесс смены и совместно с сотрудниками разрабатывает более эффективный график работы. Результатом может стать сокращение простоев, повышение уровня технического обслуживания и увеличение объемов производства.
Бережливый учет
Бережливый учет ориентирован на простоту, наглядность и достоверность финансовой отчетности. Цель — создать учетные процессы, позволяющие сократить производственные отходы и представить информацию клиентам в наиболее понятном и наглядном виде.
Бережливое управление в бухгалтерском учете может означать все, что угодно: от сокращения ненужного анализа в заключительных отчетах за месяц до применения стандартной формулы для прогнозирования — все, что необходимо команде бухгалтеров для более эффективной работы.
Совершенствование процессов в компании с помощью системы Ноушен
Для внедрения принципов бережливого управления требуется не только сила воли. Хотя многие инструменты могут работать сами по себе, для того чтобы действительно улучшить процессы и выйти на новый уровень производительности, необходимо что-то дополнительное.
Именно в этом может помочь Ноушен. В рабочем пространстве Ноушен все ваши стратегии и документы хранятся в одном месте, доступном для всех заинтересованных сторон. От семинаров по ценностному предложению и записок о выпуске продукта до дорожных карт и вики по продуктам — в Ноушен есть все необходимые инструменты для полного вовлечения сотрудников на путь к бережливому управлению.