Качественный рост с использованием этих систем для отслеживания кандидатов и приема на работу новых сотрудников

Эти две системы построены на одной и той же основе в системе Notion. Они централизуют всю важную информацию для кандидатов и новых сотрудников, экономя ваше время и время всех членов вашей команды в процессе найма и адаптации.

Создание систем отслеживания кандидатов и приема на работу новых сотрудников – это наиболее эффективная работа, которую HR-специалисты могут сделать для своей компании. Вы находитесь на передней линии роста и подготовки новых сотрудников к успеху – задачи, которые приносят долгосрочные дивиденды, если вы умеете жонглировать всеми шариками, связанными с этими процессами.

Здесь мы покажем вам шаг за шагом, как построить в Notion основу для двух систем, предназначенных специально для отделов кадров и управления персоналом: одна для отслеживания кандидатов, другая – для приема на работу. Мы убедились в том, что они оказывают невероятное влияние на команды, способные находить нужные кадры и предоставлять им необходимые инструменты для успешной работы.

В этом материале вы узнаете

1. Создать две базы данных – одну для отслеживания кандидатов, а другую – для приема на работу, что позволит систематизировать процессы для масштабирования.
2. Организация и настройка этих баз данных в соответствии с потребностями вашей команды.
3. Лучшие практики от команды Notion People Ops для более эффективного найма и приема на работу.

Очень скоро у вас будет две системы, которые выглядят следующим образом:

Каковы ваши текущие системы найма и ввода в должность?

Есть ли они у вас? Могут ли они быть лучше?

Люди – это сердцебиение вашей компании. Но вы – это глаза. Вам нужна система, позволяющая видеть, откуда приходят кандидаты, и определять направление развития сотрудников после того, как они станут частью вашей компании. Наладить эти процессы может быть непросто, особенно с учетом уникального набора проблем, с которыми сталкиваются HR-команды при найме и оформлении персонала:

• Информационная перегрузка при приеме на работу – материалы, заметки и данные о кандидатах поступают отовсюду на протяжении всего процесса найма, начиная с телефонных переговоров и заканчивая собеседованиями на месте, образцами работ и резюме. Отсутствие системы означает, что вы можете пропустить важную информацию, необходимую для принятия важного командного решения.
• Отсутствие процесса введения в должность – без системы важные документы и знания не передаются новым сотрудникам. Нет возможности узнать, кто из новых сотрудников что сделал и что им еще предстоит сделать.
• Новые сотрудники не чувствуют себя частью команды – это особенно актуально для удаленных команд. Аватары из онлайн-профилей не имеют большой жизни. Кроме того, нет возможности рассказать новым сотрудникам о культуре компании и передовом опыте в цифровом формате.

В системе Notion можно создавать индивидуальные процессы найма и приема на работу, а также хранить всю информацию о кандидатах и документы в одном месте.

• Одна система для всего необходимого – резюме, портфолио, рекомендации, тестовые проекты и все, что связано с кандидатом или сотрудником, собрано в одном месте. Страницы в трекере проектов содержат всю информацию, необходимую для принятия решений.
• Каждый аспект можно полностью настроить под себя – например, составить расписание собеседований или этапы подготовки к приему на работу. А по мере роста компании и изменения процессов все эти аспекты могут быть легко обновлены.
• Прозрачность в масштабах всей компании – централизованная информация о найме и приеме на работу позволяет любому сотруднику компании быстро получить к ней доступ. Проверка статуса реферала или информация о том, на каком этапе подготовки находится новый инженер, делает всю организацию частью процесса.

Путь человека в вашу компанию начинается с того момента, когда он задумывается о приеме на работу. С помощью Notion вы можете создать брендированный, последовательный и высококачественный опыт на всех этапах – от подачи заявки до ввода в должность – и заложить основу для своего роста путем создания надежного процесса.

Как настроить систему приема на работу и введения в должность

Система отслеживания кандидатов и система приема новых сотрудников – это две разные базы данных, построенные на одной основе. Система отслеживания кандидатов поможет вам провести потенциальных сотрудников через весь процесс подбора персонала. Аналогичным образом, система onboarding поможет вам организовать процесс, в ходе которого новые сотрудники будут получать все необходимые материалы.

С их помощью вы сможете плавно переводить людей из разряда соискателей в разряд сотрудников, отслеживая каждый шаг в обоих процессах. Вот как их можно создать самостоятельно.

1. База данных, которая отслеживает все

В Notion можно создавать множество различных видов баз данных: таблицы, календари, списки, доски и т.д. Здесь мы будем создавать доску – набор отдельных страниц, которые можно перемещать с одного этапа на другой.

• Наберите /, и вы увидите список того, что можно включить в страницу Notion. Эта команда называется “косая черта”. С ее помощью можно делать практически все, что угодно в Notion.
• Добавьте новую страницу и выберите из списка шаблонов Board.
• В верхней части доски расположены колонки. Они будут представлять собой этапы вашего процесса, которые вы можете настроить так, как вам удобно. В системе отслеживания кандидатов это будут такие этапы, как “Лид”, “Интервью” и т.д. В процессе подготовки нового сотрудника они будут выглядеть так: от “Не начато” до “Завершено”.
• Мы включили в доску несколько пустых карточек. Все они впоследствии станут карточками для кандидатов или новых сотрудников, где будет храниться вся их информация. Внутри каждой карточки находятся свойства – различные атрибуты, описывающие кандидата или сотрудника. Создайте любое количество различных свойств. Нажмите + Добавить свойство, чтобы создать свое собственное.
  • Щелкните на свойстве и в разделе PROPERTY TYPE (Тип свойства) отобразится меню, в которое можно включить типы свойств. Используйте свойство Select (Выбор), чтобы назначить источник привлечения, например “Входящие” или “Рефералы”. Попробуйте использовать свойство Person, чтобы отметить менеджера по найму. Есть даже свойство Email для контактной информации.
  • Свойства можно легко добавлять и удалять, а при изменении свойств достаточно сделать это один раз. Изменения будут отражены при создании новой страницы.
  • На основе любого свойства Select, Multi-select или Person можно изменять столбцы на доске. Возможно, вы хотите видеть статус приема новых сотрудников. А может быть, вы хотите видеть, сколько рефералов находится в процессе работы. Чтобы изменить столбцы на доске, нажмите кнопку Group by (Группировать по) в правом верхнем углу.

Доски в Notion выполняют двойную функцию – они отслеживают процесс, сохраняя всю необходимую информацию в упорядоченном виде. Это позволит вам сэкономить время на сбор разрозненных заметок и источников информации как о кандидатах, так и о новых сотрудниках, а также даст возможность всем членам вашей команды внести свой вклад в процесс.

2. Организуйте свои системы

Процессы найма и приема на работу в компании уникальны, как отпечатки пальцев. Notion – это набор строительных блоков, которые можно использовать для создания идеальной системы, отвечающей вашим потребностям.

• Показывать свойства в представлении доски – чтобы сразу понять, что происходит с кандидатами и новыми сотрудниками, можно отображать их прямо на карточках в доске. Вместо того чтобы щелкать на карточке, чтобы узнать местоположение кандидата или менеджера по подбору персонала, можно увидеть всю эту информацию прямо из окна просмотра доски. В правом верхнем углу доски нажмите — и выберите пункт “Свойства”. Переключите те из них, которые вы хотите отобразить. Их можно даже переставлять, используя значок ⋮⋮.
• Изменяйте представления для того, что вам нужно видеть, – с помощью Notion вы можете обслуживать один и тот же набор данных различными способами. Можно вывести список всех новых сотрудников, принятых на работу в этом году. Можно вывести календарь с указанием времени начала работы. Можно даже настроить представления для различных команд, как для нанимающих, так и для принимающих на работу.
  • Для этого нажмите кнопку + Добавить представление рядом с названием вашей доски. Затем выберите нужный тип базы данных, дайте ей название и нажмите кнопку Создать. Далее необходимо применить различные фильтры, чтобы на поверхность выводилась только та информация, которую вы хотите видеть в данном конкретном представлении.
  • Нажмите кнопку Фильтр, затем + Добавить фильтр. Все они связаны со свойствами ваших карточек. Например, возможно, вы хотите видеть только то, какие менеджеры по найму закрыли роли и когда. Вы можете отфильтровать только эти роли, затем нажать кнопку Sort (Сортировка) и + Add a sort (Добавить сортировку), чтобы упорядочить их по дате начала.

Предлагаем вашему вниманию 4-минутный видеоролик, в котором рассказывается об использовании расширенных фильтров баз данных.

С помощью пользовательских представлений Notion становится как бы еще одним членом вашей команды, предоставляя вам только ту информацию, которая вам нужна, когда вы в ней нуждаетесь. Даже команды или менеджеры по подбору персонала могут создавать необходимые им представления. Это помогает разбить большой массив данных на более удобные для управления (и актуальные) фрагменты.

Больше свойств и представлений для отслеживания кандидатов

Свойства помогут упорядочить и расставить приоритеты для всех кандидатов, находящихся в работе. Вот некоторые из них, которые могут помочь:

• Роль, на которую они претендуют, – свойство Select, где можно указать, в какой команде будет работать этот человек, от отдела продуктов до службы поддержки.
• Контактные данные – свойство Email или Phone, чтобы не копаться в почтовом ящике для быстрой и удобной связи с ними.
• Website – свойство Website для личного сайта, чтобы все члены команды могли ознакомиться с образцами, дизайнерскими работами и прочим.
• Навыки – свойство Multi-select, в котором можно создать любое количество тегов, основанных на их навыках, например “Front End” или “UX” для инженера.
• Источник заявки – будь то реферал, холодный входящий или теплый ввод, вы можете использовать свойство Select для отслеживания того, где вы получаете наибольшее количество заявок. При наличии такого огромного количества кандидатов пользовательские представления действуют как сеть, позволяя выводить на экран только то, что актуально здесь и сейчас. Попробуйте следующие варианты:
• По команде – табличное представление кандидатов по командам, например, инженерным или маркетинговым.
• По менеджеру по найму – представление в виде доски, где каждый столбец – это отдельный менеджер по найму, а все роли, за которые они отвечают, расположены на страницах под ним.
• По источнику – при большом количестве соискателей полезно видеть, откуда они приходят. В этом помогает представление доски, где колонки организованы по источникам.
• Календарь дат начала работы – представление календаря, позволяющее видеть, когда кандидаты приступают к работе.

Другие свойства и представления для системы регистрации новых сотрудников

Свойства помогают создать наглядное представление о процессе приема на работу как для новых сотрудников, так и для членов команды, отвечающих за определенные этапы этого процесса. Вот некоторые из них, которые нам нравятся:

• Отдел – свойство Select, в котором указывается отдел, к которому присоединяется новый член команды.
• Дата начала работы – с помощью свойства Date можно назначить дату начала работы новых сотрудников. Это поможет при планировании контрольных проверок в будущем, например, через 90 дней или через год.
• Лицо в имени – с помощью свойства Files & media можно включить фотографию нового сотрудника, чтобы существующие члены команды могли познакомиться с ним поближе.
• Забавные факты – свойство “Текст”, в котором новый сотрудник может указать забавный факт о себе, например, считает ли он хот-дог сэндвичем или нет.
  
  Представления важны для того, чтобы вы могли видеть, на каком этапе находится каждый сотрудник, независимо от того, в каком отделе он работает и когда приступил к работе. Это может быть полезно:
• По командам – доска, на которой столбцы представляют собой различные отделы, а новые сотрудники распределены по каждому из них. Можно также создать пользовательские представления для каждой команды, чтобы видеть только добавления в эту команду.
• По дате начала работы – таблица всех членов команды, организованная так, что самая новая дата начала работы находится вверху.
• По статусу оформления – таблица, в которой столбцы представляют собой различные статусы, что позволяет увидеть, на каком этапе воронки оформления находится каждый новый сотрудник и что ему еще предстоит сделать.

3. Каждая страница может быть настроена

В Notion настройка похожа на луковицу. Она может быть высокоуровневой, например, изменение столбцов на доске объявлений в соответствии с процессом регистрации. Или же она может быть детализированной, когда страницы, вложенные в эти колонки, персонализируются для каждого кандидата.

Например, вы можете создать страницу для инженерного собеседования на месте, содержащую информацию о структуре дня. Или можно рассказать о конкретных инструментах, используемых командой инженеров, на странице, посвященной введению в должность. Все это позволяет создать совершенно индивидуальный опыт для каждого потенциального или действующего сотрудника – такие вещи не остаются незамеченными.

• Заголовки – чтобы придать каждой странице чистый и аккуратный вид, подумайте о добавлении заголовков разного размера для упорядочивания информации. Выберите один из вариантов: H1 (самый большой), H2 или H3. При подготовке менеджера по персоналу к собеседованию с кандидатом на должность инженера можно включить заголовок H1 “Подготовка”, а под ним заголовки H2 “Общая информация” и “Критерии квалификации”. Это значительно облегчит загрузку информации для тех, кто будет проводить собеседование.
• Перетаскивание – с помощью значка ⋮⋮ можно перемещать по страницам все, что угодно. Страницы внутри страниц, текст, изображения – практически все может быть организовано так, как вы захотите. Можно даже взять заголовки и перетащить их вправо (в этом помогут синие направляющие), чтобы создать колонки. Таким образом, в левой колонке можно разместить “Вопросы для интервью”, а в правой – “Заметки о звонках”.

Еще больше расширить возможности настройки можно с помощью встраиваемых элементов Notion. Они открывают целый мир возможностей для включения в страницу. Вот что может быть полезно для вашей команды:

Работаете с коллегами в процессе собеседования? Посмотрите этот 4-минутный видеоролик, который научит вас всему, что нужно знать о комментариях и обсуждениях.

Для отслеживания кандидатов

Независимо от того, идет ли речь о внутренних страницах, на которых ваши сотрудники могут просмотреть заявку, или о внешней странице, которую вы предоставляете кандидату, определенные вставки помогают объединить все необходимые фрагменты информации. Чтобы получить доступ к этим вложениям, просто введите / и его название. Например, /image или /map.

• Образцы работ – вместо того чтобы выходить из трекера соискателей для просмотра материалов, Notion объединяет их вместе. Для дизайнеров – встраивание прототипов из Figma, Invision, Miro и др. Инженеры могут работать вместе в блоках кода или вставлять гисты GitHub.
• PDF-файлы и другие файлы – резюме для внутренних рецензентов, руководства по стилю, если соискатель работает над проектом, и т.д. Просто наберите /embed и вставьте ссылку на ресурс для вставки из 500+ приложений.
• Карты – при проведении собеседования на месте вы можете встроить информацию о местонахождении вашего офиса с карт Google прямо на страницу подготовки соискателя, которую он получит заранее.

Хотите поделиться публичными страницами с соискателями? Посмотрите этот 4-минутный видеоролик

Для адаптации новых сотрудников

Каждая команда имеет свои уникальные потребности в адаптации. При привлечении нового сотрудника можно настроить его работу в зависимости от того, к какой команде он присоединяется. Чтобы включить эти вставки, введите /todo, /link и /web.

• Список дел, чтобы знать, что завершено – мало что так радует, как вычеркивание чего-либо из списка дел. Вы можете включить список в материалы для новых сотрудников, чтобы они знали, что им нужно сделать (а вы получали прозрачную информацию о том, что они уже сделали).
• Ссылки на внутренние страницы – будь то корпоративная вики, система заказа обедов или любые другие материалы, которые уже есть у вас и которые понадобятся новому сотруднику, вы можете дать ссылку на них на странице регистрации для быстрого обращения к ним.
• Веб-закладки для внешних страниц – информация о льготах, правилах предоставления отпусков, расходах и т.д. обычно размещается на многих сайтах. Все это можно включить в страницы, посвященные введению в должность, путем размещения ссылок на внешние сайты или даже встраивания PDF-файлов прямо в страницу.

4. Стандартизация процесса с помощью шаблонов

С точки зрения отслеживания кандидатов шаблоны помогут вашей команде работать по единым принципам, задавать вопросы и проводить оценку. При введении в должность шаблоны позволяют ускорить процесс, чтобы не изобретать велосипед каждый раз, когда в компанию приходит, например, новый маркетолог или дизайнер.

Установив рамки, вы создадите единый опыт. Да, это очень важно для оптимизации процесса роста вашей команды. Но это также необходимо для обеспечения качества, справедливости и заботы – особенно в условиях, когда темп роста вашей команды ускоряется.

Чтобы создать шаблон в любой из ваших баз данных, нажмите стрелку вниз рядом с синей кнопкой New. Затем выберите + Новый шаблон. На экране появится чистая страница. Это ваш шаблон, который вы можете отформатировать и затем использовать в любое время.

Шаблоны для отслеживания кандидатов

• Собеседование с новым кандидатом – в заголовке H2 “Примечания” можно разместить несколько переключателей для обратной связи с разными интервьюерами. В любой пустой строке введите >, и появится переключатель. Озаглавьте каждый из них в соответствии с вашей системой отзывов, и внутри него интервьюеры смогут оставлять свои заметки. Таким образом, все заметки кандидата можно использовать для ссылок, но при этом они не будут перегружены и не будут видны сразу. Под ними можно даже разместить заголовки H2 “Рекомендации” и “Следующие шаги”.
• Рубрикатор собеседований – на страницах собеседований вы можете разместить рубрикатор, чтобы все члены вашей команды оценивали каждого кандидата одинаково. Введите /table и выберите Table – Inline. Здесь вы можете сделать первый столбец с различными параметрами, по которым вы будете оценивать кандидата, от “Оценки навыков” до “Соответствия культуре”. Сделайте второй столбец типом свойства Number, в котором вы сможете выставлять оценки от 1 до 5 по каждому критерию. Затем превратите третий столбец в свойство Text, в котором можно оставить примечания, дополняющие ваши оценки.
• Назначение проектов для конкретной команды – по мере роста вашей команды вы, вероятно, будете назначать кандидатам множество проектов. Вы можете создать несколько шаблонов для конкретной команды, например, упражнение по кодированию для инженеров или задание по написанию текста для копирайтеров. Затем дайте команде, нанимающей сотрудников, подсказки для анализа этих заданий. В заголовке H2 “Примечания” отметьте рецензентов с помощью символа @ и добавьте несколько строк о том, на что они должны обратить внимание при просмотре тестовых работ.

Шаблоны для оформления новых сотрудников

• Материалы для конкретной команды – вместе с индивидуальной приветственной запиской вы можете включить в нее все материалы, которые понадобятся новым сотрудникам для начала их работы в вашей компании. Создайте по одному шаблону для каждой команды. Заголовки H2 могут включать разделы “Основы”, “HR & Benefits” и “Инструменты” (которые должны быть специфичны для каждой команды). Неплохо также включить флажки под каждым из них, чтобы знать, когда они были установлены. Чтобы сделать их, наберите [] в любой пустой строке.
• 30-дневная проверка – важно поддерживать связь с новыми сотрудниками, отвечать на вопросы и следить за тем, чтобы они получали своевременную обратную связь от своих руководителей. В документе по введению в должность можно создать новую страницу с заголовком “30-дневная проверка”. На этой странице с помощью символа @ введите @remind aug25. Это напомнит вам о необходимости установить регистрацию (вы получите уведомление). Также на странице можно создать разделы H2, в которых менеджеры, члены команды и сам сотрудник смогут оставлять отзывы для полной прозрачности.

5. Лучшие практики команды по найму персонала Notion

Наши внутренние системы отслеживания кандидатов и регистрации кандидатов закладывают основу опыта, который потенциальные и существующие сотрудники получают в нашей компании. Эти инструменты являются неотъемлемой частью нашей способности к масштабированию – они помогают нам общаться с людьми и помогают людям в Notion общаться друг с другом.

Для того чтобы эффективно нанимать и принимать на работу сотрудников, требуется очень много деталей. Эти системы помогают нам собрать этот пазл воедино. Вот наши любимые системы:

• Создание каталога компании – каталог всех сотрудников помогает нам лучше узнать друг друга, что особенно важно в эпоху удаленной работы. Это база данных с табличным и галерейным представлением (см. рисунок выше), которая включает в себя наши иллюстрированные портреты в Notion, личные сайты и электронные адреса, команды, в которых мы работаем, и даже такие вещи, как домашние животные. Используя свойство Formula, мы даже показываем стаж работы каждого сотрудника в месяцах и годах. Таблица отсортирована от самого молодого сотрудника к самому старому.
  • Внутри этих страниц сотрудников есть то, что мы называем “историями жизни”. Каждую неделю кто-то из новых сотрудников рассказывает о своей жизни – это один из самых важных культурных моментов, который поддерживает наши отношения. Все эти истории сохраняются, чтобы новые сотрудники могли просмотреть их и узнать больше о своих коллегах (а также увидеть несколько детских фотографий 😉 ).
• Рассылка новостей о новых сотрудниках – как и в любом быстрорастущем коллективе, бывает сложно быть в курсе всех новых лиц. Чтобы помочь в этом, наши рекрутеры выпускают рассылку о новых сотрудниках, в которой сообщается о том, кто к нам присоединился, какие должности открыты, а также о любой другой важной HR-информации. Мы используем базу данных gallery (которую можно создать, набрав /gallery), чтобы показать фотографии сотрудников всем членам команды. В меню Share, расположенном в правом верхнем углу страницы, мы используем ссылку Copy для рассылки этой новости через Slack всей компании.

• Создайте доску объявлений – конечно, мы размещаем вакансии в Notion с помощью доски объявлений… в Notion. Для начала работы можно использовать шаблон доски объявлений, который будет содержать открытые вакансии и даст соискателям представление о том, что такое жизнь в вашей компании. Он представляет собой серию списочных баз данных, по одной на каждую команду, страницы которых содержат описания вакансий и инструкции по их заполнению. Это быстрый способ создать сайт вакансий с возможностью мгновенного редактирования, не прибегая к помощи веб-разработчиков.