Независимо от того, поддерживаете ли вы клиентов, перспективы, внутренние запросы в службу поддержки или даже новых сотрудников, всем нужен доступ к информации в вашей вики. Узнайте, как Notion AI может помочь членам команды быстрее находить нужную информацию.
Традиционные инструменты управления знаниями могут быть сложны в использовании и еще сложнее в настройке. Как менеджер по управлению знаниями, вы тратите часы на создание идеальной настройки, позволяющей вашей команде самостоятельно находить нужную информацию. Так почему же возникает ощущение, что они никогда не могут найти то, что вы написали?
С помощью Notion вы можете легко создать базу знаний для своих внутренних команд. Более того, когда членам команды нужно получить ответ на вопрос, им достаточно задать его искусственному интеллекту Notion.
Функция вопросов и ответов Notion на основе искусственного интеллекта выполняет поиск во всех соответствующих статьях базы знаний, чтобы подготовить краткий ответ. Она даже ссылается на источники. И в отличие от обычного чатбота, если он не может найти ответ, он не будет его придумывать.
В этом руководстве вы узнаете:
- Как команды могут использовать вопросы и ответы для самостоятельного поиска информации
- Как создать вики для управления базой знаний
- Как настроить права доступа и ввести членов команды в базу знаний Notion
Поймите, как ваши команды могут использовать Notion AI для самостоятельного получения нужной им информации
Когда вся ваша информация находится в Notion, вашим сотрудникам достаточно задать вопрос, используя обычный язык, и искусственный интеллект Notion предоставит ответ, ссылаясь на все страницы, где находится эта информация.
Вот несколько практических способов, как ваши команды могут использовать эту функцию:
- Устранение неполадок с программным обеспечением или справочная служба для ИТ-команд – если член команды решает проблему с программным обеспечением, он может использовать Notion AI, чтобы спросить: «Каковы общие шаги по устранению неполадок для нашего программного обеспечения CRM?». При условии наличия таких знаний в вашей вики Notion AI предоставит список потенциальных решений, помогая члену команды решить проблему без необходимости создавать тикет в справочную службу ИТ.
- Поддержка клиентов для агентов CX – агент CX может использовать Notion AI, чтобы спросить: «Какова наша политика возврата средств за услуги по подписке?». Notion AI предоставит конкретную информацию из вашей базы знаний, помогая агенту CX точно и эффективно отвечать на запросы клиентов.
- Процедуры вхождения в должность для HR и менеджеров – новый сотрудник может спросить: «Каковы процедуры вхождения в должность для отдела маркетинга?». Notion AI предоставит краткий обзор соответствующих процедур, помогая новому сотруднику быстро войти в курс дела.
- Политика компании для команд – чтобы понять, какова политика компании в отношении удаленной работы?”, член команды может задать этот вопрос Notion AI и получить необходимую информацию без необходимости искать ее в справочнике компании или спрашивать в Slack.
- Обработка возражений в режиме реального времени для команд GTM – когда ваши продавцы и агенты поддержки общаются с клиентами, им необходим мгновенный доступ к знаниям, содержащимся в ваших боевых картах, конкурентном анализе, дорожной карте и многом другом. С помощью Notion AI им достаточно задать вопрос, и они получат мгновенный ответ.
Задавая вопросы на естественном языке, можно сэкономить до 5 минут времени на поиск по каждому запросу, что значительно повышает эффективность вашей организации при ее расширении. Как же начать?
Создайте вики для хранения знаний вашей команды
Первый шаг к использованию Notion в качестве домашней базы для вашей команды поддержки – это централизация всех существующих документов в Notion. Мы рекомендуем использовать для этого функцию вики, поскольку она обладает дополнительными свойствами для управления знаниями – например, проверкой.
Каждой странице в вики можно назначить владельца, статус проверки, а также любые другие метки, полезные для вашей организации. Чтобы создать вики, выполните следующие действия:
- Подготовьте контент – начните с создания или определения страниц, которые вы хотите включить в свою базу знаний. Это могут быть существующие страницы в Notion, содержащие информацию о процессах, политиках и любом другом релевантном контенте вашей команды, или контент, который вы переносите из другого инструмента.
- Создайте страницу верхнего уровня – соберите весь выявленный вами контент на одной странице с подстраницами. Если вы новичок в Notion, узнайте о создании страниц и подстраниц здесь.
- Превратите страницу в вики – После того как вы подготовили контент, вы можете преобразовать его в вики, чтобы открыть дополнительные свойства, которые помогут управлять знаниями. Для этого перейдите на страницу верхнего уровня вашего контента, нажмите на три точки в правом верхнем углу, чтобы открыть меню параметров страницы, и выберите «Превратить в Вики».
- Обновляйте и поддерживайте вики – помните, что база знаний – это живой ресурс. В только что созданной вики вы можете назначить владельцев для каждой статьи и установить дату истечения срока действия содержимого. Подробнее о создании вики в Notion можно узнать здесь.
Настройте разрешения перед добавлением команды
Когда вы будете готовы пригласить членов команды в Notion, вам нужно будет узнать о правах доступа.
Как менеджер знаний вы, скорее всего, внимательно относитесь к тому, кто может редактировать ваш контент, и важно найти баланс между защитой целостности вашей информации и возможностью совместного создания знаний. С этой целью teamspaces позволяет настраивать уровни разрешений, соответствующие вашим потребностям.
В настройках teamspace можно установить для большинства участников уровень прав по умолчанию «можно просматривать». Затем вы можете индивидуально предоставлять более высокие уровни доступа тем контент-менеджерам, которым это необходимо.
Таким образом, когда вы начнете добавлять участников, они будут иметь доступ ко всему, что им нужно, но не смогут случайно внести изменения.
Добавьте членов команды, чтобы они могли использовать Notion AI
Наконец, пришло время добавить членов вашей команды, чтобы завершить развертывание базы знаний Notion.
Чтобы использовать Q&A, вам нужно добавить членов своей команды в качестве «участников» в рабочее пространство (не гостей). Notion позволяет легко добавлять пользователей в зависимости от размера вашей команды и потребностей вашей организации. Вы можете:
- Добавление участников по электронной почте – если вы знаете адреса электронной почты всех, кому нужен доступ к вашей базе знаний, вы можете добавить их вручную в разделе «Участники». Это идеальный вариант для небольших команд или для начала тестирования вашей вики с близкими сотрудниками.
- Добавление участников по пригласительной ссылке – на вкладке «Настройки и участники» вы можете создать пригласительную ссылку, которая будет автоматически добавлять новых участников при нажатии на нее. Вы можете включить ее в процесс регистрации членов команды, чтобы создать удобную систему управления.
- Добавление членов с помощью SSO – клиенты корпоративного плана могут использовать SSO для добавления сотрудников через SCIM. Это позволяет ИТ-администраторам лучше управлять доступом к команде и обеспечивает большую безопасность информации за счет автоматизации добавления сотрудников через SCIM.
Использование Notion для управления внутренней базой знаний поможет повысить эффективность работы вашей команды и доступность информации. Смотрите ниже, чтобы узнать, как это позволило Remote.com сэкономить 485 тысяч долларов в год.
Идите дальше с помощью дополнения AI
Когда вы добавляете Notion AI в свой план, вы получаете доступ ко всем его навыкам, а не только к Q&A. Это значит, что вы можете использовать его для улучшения письменной речи, упрощения задач, дополнения повседневной работы и многого другого. Вот лишь несколько способов, с помощью которых вы можете начать работу:
- Быстрее пишите статьи для базы знаний – просто предоставьте краткий конспект или список ключевых моментов, и Notion AI создаст подробный и последовательный проект, позволяя вам сосредоточиться на доработке и настройке контента.
- Упрощение понимания технических концепций – как ИТ-специалист или технический специалист вы можете попросить Notion AI переписать запутанную документацию таким образом, чтобы ее было легче понять нетехническим специалистам. Это сэкономит ваше время и уменьшит общую путаницу для ваших коллег.
- Составление ответов для клиентов – продуманный ответ может проделать большой путь при решении проблемы пользователя. С помощью AI writer вы можете набросать несколько пунктов и попросить Notion AI создать добрый и прямой ответ на их вопрос.
- Обобщение записей о встрече и поиск пунктов действий – После встречи просто попросите Notion AI обобщить ключевые моменты и выделить все пункты действий. Это может быть особенно полезно для длительных совещаний или когда вам нужно поделиться результатами с членами команды, которые не смогли присутствовать на совещании.