Используйте этот шаблон повестки дня совещания, чтобы сэкономить время и повысить производительность труда

Суть эффективного совещания — это шаблон, который видит все углы. Он предоставляет ресурсы. Он готовит участников. Он задает структуру, чтобы вы и ваша команда могли меньше беспокоиться обо всем, что требуется от совещания, а больше — о замечательных идеях, которые будут на нем реализованы.

Без навыков ведения записей и структуры совещания идеи часто упускаются, пункты действий теряются в переводе, и в итоге совещание может оказаться бессмысленным. Это не только потеря времени, но и потеря денег — в 2019 году компания Doodle обнаружила, что только в США стоимость неэффективных совещаний составляет более 399 млрд долл.

К счастью, для того чтобы получить максимальную отдачу от таких совещаний, вам ничего не нужно делать — достаточно подготовиться соответствующим образом. Используя шаблон повестки дня совещания, вы и ваша команда сможете перестать терять драгоценное время. Лучший шаблон содержит указания по поводу того, что необходимо записать, но при этом оставляет место для «лампочек», которые могут появиться в нужный момент.

Почему важны повестки дня совещаний?

Без повестки дня совещание может быстро превратиться в хаос, и вы достигнете меньших результатов, чем планировали. Повестка дня помогает следить за ходом совещания, давая понять, что все знают, что будет происходить до, во время и после.

1. Улучшение концентрации внимания и активного слушания. Составив повестку дня совещания, вы сможете сосредоточиться на нем, зная, что все детали уже где-то записаны. Четкое документирование и подчеркивание целей совещания поможет вам сконцентрироваться в самом начале и поддерживать это состояние на протяжении всего совещания.

2. Укрепляйте свои организационные мышцы. Повестка дня собрания заставляет вас планировать и готовиться к встрече. А организованность поможет вам чувствовать себя более уверенным и подготовленным к встрече. Кроме того, просмотр своих записей после совещания на предмет достижения поставленных целей (или если участникам придется вернуться к тому, что было упущено) помогает всем быть в курсе дела.

3. Устранение информационной изоляции. Без документированной повестки дня совещания любая полезная информация, которая обсуждалась или решалась, может быть потеряна для неучастников. Если команда маркетологов в ходе совещания примет решение о привлечении к проекту дизайнера продукта, но забудет его задокументировать, это решение будет утеряно. Или они даже могут забыть, почему вообще было принято такое решение, что не способствует ясности при информировании дизайнера или кого-либо еще, пытающегося наверстать упущенное в асинхронном режиме.

5 основных элементов повестки дня совещания

Эффективное ведение записей на совещаниях — это баланс: если вы фиксируете слишком мало информации, то можете упустить что-то важное. То же самое касается и слишком большого количества информации — ее будет трудно отсеять. Наилучший способ подготовить все необходимые документы до, во время и после совещания — это следовать структуре, продиктованной повесткой дня совещания.

Хороший шаблон повестки дня совещания должен функционировать как конспект, который может быть повторен всеми, кто его использует. Он должен включать такие детали, как:

1. Дата, время и тип встречи. Документирование этих данных поможет сохранить организованность базы данных, если вы храните записи о совещаниях в центральной базе данных (что мы и рекомендуем делать!). Знание даты и времени совещания также помогает избежать путаницы при определении времени проведения совещания и уточнить сроки выполнения пунктов действий. С помощью Ноушен вы можете легко назначить шаблону повестки дня собрания любые свойства.

2. Участники собрания. Информация о том, кто участвовал в совещании, поможет всем, кому могут понадобиться разъяснения по тем или иным вопросам, обсуждавшимся на совещании.

3. Цели. Они служат «северной звездой», которой должны следовать все участники совещания, чтобы никто не сбился с пути. Без целей совещания могут оказаться бесполезными, а значит, придется довольствоваться другим совещанием, чтобы чего-то добиться.

4. Заметки для обсуждения. Готовясь к совещанию, внесите в повестку дня темы, в которых вы сможете делать заметки по всем значимым вопросам. В них должно быть отражено все, что может обсуждаться в ходе встречи, включая решение поставленных задач, вопросы и ответы, а также принятые участниками решения. Также не оставляйте ничего на потом. Отмечайте, какие решения не удалось принять и почему, чтобы можно было вернуться к ним, рассмотреть их или остудить.

5. Пункты действий и последующие шаги. Создайте резюме совещания (для этого можно использовать Ноушен AI!) и пометьте соответствующих членов команды в своих заметках, чтобы лучше понять, почему они были вовлечены в процесс. Можно также установить напоминание для себя/других о необходимости вернуться к пунктам действий и проследить за их выполнением. С помощью Ноушен вы можете легко пометить всех людей, имеющих доступ к вашей корпоративной вики. Можно даже связать заметки о совещаниях и проектах, чтобы ничего не потерялось.

В повестке дня совещания можно также предусмотреть место для идей, которые возникают у вас или высказываются другими участниками совещания. Хотя их лучше всего рассматривать уже после совещания, документирование спонтанных идей может помочь вдохновить будущие проекты.

Советы по улучшению ведения записей

Структура помогает создать условия для успешного проведения совещания, но есть несколько тактик, которые помогут вам правильно вести записи в течение всего совещания. Если вы не укрепите свои навыки ведения записей, вам будет трудно выдерживать различные темпы проведения совещаний, с которыми вы можете столкнуться в стартапе. Встречи один на один не будут обладать той же энергией, что и быстротечные сессии дизайн-мышления, но готовность к любому сценарию поможет вам не отстать и не упустить важную информацию.

• Прислушивайтесь к словесным подсказкам. Во время совещания бывает трудно сохранять присутствие. Хороший способ сосредоточиться — обращать внимание на вербальные сигналы. Когда кто-то упоминает «препятствие» или «цель», запишите его настроение. А слово «сделать» — это сигнал к действию. Самое главное — фиксировать «почему» каждого решения или высказывания. Если неудовлетворенность инструментом стала причиной пункта действий по поиску новых вариантов, запишите это. Это может помочь будущим сотрудникам понять контекст текущих решений.
• Записывайте свои совещания. Воспользуйтесь преимуществами технологии, используемой для проведения совещаний, и запишите свои разговоры — разумеется, после получения разрешения. Еще лучше — включить полную запись в свои цифровые заметки. Будущие сотрудники или занятые люди, которые пытаются уточнить какие-то детали, будут вам за это благодарны. [Узнайте, как можно встроить полную запись в Ноушен].

• Найдите средство, которое лучше всего подходит именно вам. У каждого человека есть свой носитель, который помогает ему запоминать информацию: кому-то полезны аудиовизуальные записи, а кто-то предпочитает чтение. Подумайте, с каким инструментом вам удобнее всего работать и насколько легко будет рассказать о ключевых моментах встречи, используя этот инструмент.
• Делегируйте. Делегируйте. Делегировать. На совещании всегда должен быть назначен ответственный за ведение записей. Это помогает придать совещанию определенный смысл, начав с обычного вопроса типа «Кто будет вести записи?» и определив одного человека, который должен заполнить общий шаблон. Это не означает, что все остальные не могут делать записи, — это просто гарантирует, что у кого-то они будут готовы. Это особенно важно на встречах 1:1.
• Не записывайте все подряд. Придерживайтесь подхода «меньше — больше» и сосредоточьтесь на заявленных целях и их обсуждении. Конечно, не стоит игнорировать касательные, на которые отвлекаются люди, — в ходе них могут быть затронуты важные вопросы. Но в этом случае всегда можно обратиться к записи совещания.

• Резюмируйте свои записи как можно скорее. Пока встреча еще свежа в памяти, напишите отчет на основе своих записей. Независимо от того, требуется ли это, написание отчета позволяет разложить на части то, что обсуждалось, и сохранить важные детали. Кроме того, поощряйте совместную работу с участниками совещания по редактированию заметок после его завершения, чтобы убедиться, что все вопросы решены.

Позаботьтесь о том, чтобы ваши заметки не затерялись в мешанине. Сделайте их легкодоступными для всех участников проекта, чтобы вы и ваши коллеги могли уложиться в сроки (не упустив ни одного важного кусочка головоломки). Возможно, у кого-то появятся новые идеи или иной взгляд на ситуацию, который поможет быстрее продвинуться вперед.

Собирайте повестки дня своих совещаний в Ноушен

Хорошая новость — вам не нужно изобретать велосипед! С помощью Ноушен вы можете создать централизованную структуру для всех заметок о совещаниях, доступ к которой может получить любой сотрудник вашей команды. Для начала ознакомьтесь с нашим шаблоном заметок о совещаниях или воспользуйтесь преимуществами полной настройки Ноушен, создав свой собственный шаблон.

Если вы ищете шаблоны для конкретной команды, мы готовы помочь вам.

• Шаблон записи совещания для отдела продаж
• Шаблон заметок для группы поддержки
• Шаблон заметок для команды разработчиков продукта
• Шаблон заметок для отдела кадров
• Шаблон заметок для дизайнеров