Совещания эффективны только в том случае, если вы получаете ценные результаты, такие как конкретные действия и решения наболевших проблем. Можно сколько угодно болтать, но если все уходят, не понимая дальнейших шагов или думая, что кто-то другой делал заметки, значит, встреча была непродуктивной.
Даже если вы каждый раз назначаете одного из участников совещания ответственным за ведение записей, может быть неприятно пролистывать более или менее понятные записи разных сотрудников, чтобы найти важные моменты. С помощью шаблона заметок можно создать более последовательную документацию и не забыть записать самые важные моменты, такие как ключевые вопросы, последующие действия и отличные идеи.
Почему ведение записей важно на совещаниях?
Ведение записей на совещаниях позволяет отслеживать необходимые действия, которые можно делегировать после совещания, чтобы продвинуться в реализации важных проектов. Это также способствует повышению ответственности, поскольку если кто-то говорит, что будет выполнять определенную задачу, вы отмечаете его обязанности и можете их выполнять.
Вот еще несколько преимуществ ведения записей на совещаниях:
- Заметки о совещаниях — это постоянно обновляемая запись событий, обновлений и действий. Эти заметки можно хранить в централизованном месте, например, в Ноушен или Google Docs, чтобы все имели доступ к ним и были в курсе происходящего и обязанностей своей команды.
- Повышение продуктивности — непродуктивные совещания отнимают время у всех, равно как и у сотрудников, не знающих своих обязанностей. Покидая совещание со списком задач, руководители проектов могут сразу же делегировать их выполнение, что повышает производительность труда.
- Ввод в курс дела — доступные и хорошо организованные заметки о совещаниях информируют всех о проектах и дальнейших шагах, включая тех, кто не смог присутствовать на совещании. Это экономит время, так как сотрудникам, не участвовавшим в совещании, не нужно пересказывать информацию, и они могут самостоятельно определить свои дальнейшие действия.
Как делать отличные записи на совещаниях
Лучше всего вести записи до, во время и после совещания. Вот несколько советов о том, что следует включать в записи на каждом этапе.
Предварительное заседание
Проведение продуктивного совещания начинается еще до того, как вы поставите в очередь Microsoft Teams или Zoom или забронируете конференц-зал. Подготовьте всех, разослав повестку дня совещания, в которой укажите основную цель заседания, основные тезисы и роли, например, назначенного стенографиста (вас) и докладчика, если это необходимо. Включите в повестку дня материалы, которые могут понадобиться в ходе встречи, например, ссылку на документ с заметками или справочные материалы презентации.
В ходе встречи
В течение всей встречи заполняйте следующие шесть разделов:
- Основные сведения — откройте документ о встрече, указав дату и всех присутствующих членов команды.
- Цель встречи — четко сформулируйте цель встречи и возвращайтесь к ней на протяжении всего заседания, чтобы все были в курсе дела.
- Обзор предыдущего совещания — если это повторяющееся совещание или вы недавно проводили совещание, имеющее отношение к цели совещания, укажите все, что еще необходимо обсудить, вопросы, возникшие с момента последнего общения, и обновленные задачи.
- Вопросы и ответы — перечислите все заданные сотрудниками вопросы и предложенные ответы, включая те, которые остались без ответа, чтобы впоследствии можно было вернуться к ним и решить оставшиеся вопросы.
- Отличные идеи — записывайте ценные мысли и решения, высказанные группой, даже если вы не будете их подробно обсуждать или принимать решение об их немедленной реализации. Никогда не знаешь, когда эти идеи могут пригодиться.
- Следующие шаги — в конце записи о встрече укажите пункты действий и ответственных за каждый из них, чтобы менеджер проекта мог сразу же приступить к выполнению поставленных задач.
Постзаседание
Ведение записей на совещании может быть суматошным и сложным делом, поскольку каждый поднимает руку и делится своими идеями, поэтому после совещания уделите время тому, чтобы привести свои записи в порядок и изложить все в виде пустых строк. Чтобы сделать документ понятным, можно также разработать руководство по стилю для заметок, например, выделить жирным шрифтом вопросы, на которые нет ответов, и розовым цветом пункты действий.
Можно также сделать ссылки на дополнительные материалы, которые упоминались в ходе совещания, например, на дорожную карту продукта или график проекта.
Затем поделитесь записями совещания со всеми, кто имеет отношение к проекту, включая клиентов и заинтересованные стороны, если это необходимо. Храните этот документ в центральном месте, доступном для всей команды, например в виртуальном рабочем пространстве команды в Ноушен.
3 шаблона заметок для совещаний Ноушен
Вам не нужно самостоятельно организовывать записи совещаний. Начните с шаблона Ноушен и настройте его в соответствии с потребностями своей команды. Вот три наших любимых шаблона.
1. Шаблон основных записей совещаний
Шаблон заметок для совещаний Ноушен является отличной отправной точкой для начинающих авторов заметок. Вы можете легко ссылаться на заметки из прошлых встреч, искать информацию в документе, а также просматривать заметки в нескольких видах, например, в виде доски или списка.
2. Шаблон для проектов и совещаний
Этот шаблон связывает каждый проект с расписанием совещаний и заметками, так что все, что относится к сессии, находится в одном месте. Такая централизация позволяет легко обновлять проекты, отслеживать задачи и распределять обязанности, находясь при этом на совещании или в зале заседаний.
3. Резюме совещаний с помощью Ноушен AI
Убедитесь в том, что у вас есть аккуратные и подробные записи совещаний, используя шаблон резюме совещания с искусственным интеллектом. Вы можете попросить Ноушен AI обобщить исходные записи совещаний и создать пункты действий для вашей команды. Этот инструмент может даже назначить эти пункты для членов вашей команды, чтобы ускорить процесс управления проектом.
Храните заметки о совещаниях в системе Ноушен
Успех совещания часто зависит от того, насколько правильно вы отметили такие ключевые моменты, как выводы и дальнейшие шаги. Теперь, когда вы знаете, как делать заметки на совещании, вы сможете каждый раз представлять ценное резюме.
В Ноушен вы найдете шаблоны заметок для каждого отдела, например, для документов команды дизайнеров и маркетинговой команды. Храните их в централизованном рабочем пространстве Ноушен, чтобы информировать и подготавливать свою команду к полноценной работе. Попробуйте уже сегодня.