Будь то запуск продукта, разработка спецификаций или исследование пользователей, процессы должны протекать эффективно. В Notion шаблоны баз данных – это то, что необходимо для успешной работы вашей команды.
Записи встреч 1:1, спецификации проектов, отчеты об ошибках в продуктах – у вашей команды, скорее всего, есть повторяющиеся задачи или документация. Но создание каждой из них с нуля каждый раз может отнимать много времени и быть неэффективным.
В Notion шаблоны баз данных помогут вам быстро создать страницы для этих повторяющихся рабочих процессов, готовые к работе с фреймворками, настроенными для каждого проекта. Не только для скорости, шаблоны баз данных также дают вам возможность укрепить процесс для вашей команды – например, убедиться, что есть пункты действий с каждой встречи, или что каждое сообщение об ошибке сопровождается скриншотом.
Здесь мы рассмотрим, как вы можете использовать шаблоны баз данных для оптимизации задач и создания более четких процедур выполнения.
Что такое шаблоны баз данных?
Шаблоны базы данных – это страницы, уникальные для вашей базы данных, которые вы можете использовать снова и снова. Ваша база данных заметок о собраниях может иметь набор шаблонов для различных типов собраний (1:1, совещания), или ваша база данных задач может иметь шаблоны, уникальные для каждого типа задач (исправление ошибок, спецификации проекта).
Представьте себе, что вы начинаете собрание с уже настроенными разделами для повестки дня, обновлений, заметок для обсуждения, участников собрания и пунктов действий, которые ваша команда может дополнить. Или, когда вы сообщаете об ошибке, в шаблоне есть раздел для воспроизведения этой ошибки, чтобы команда инженеров могла исправить ее, не прибегая к переписке.
Шаблоны баз данных создают структуру, которой следует ваша команда (или межфункциональные команды). Помимо того, что они делают информацию стандартизированной и пригодной для действий, они также обеспечивают:
- Проекты начинаются с правильного пути.
- Учитываются крайние случаи.
- У вашей команды есть четкие руководящие принципы и стандарты.
- Участники команды могут приступить к работе над новым проектом в считанные минуты.
- Ваша команда делится накопленным опытом, обновляя шаблоны.
Прежде чем мы продолжим, полезно узнать разницу между шаблонами и шаблонами баз данных. Шаблоны баз данных живут в любой базе данных в рабочем пространстве вашей команды.
Они отличаются от шаблонов, которые вы, возможно, видели и дублировали из нашей галереи шаблонов – настраиваемых страниц, которые можно использовать в качестве отправной точки для многих страниц в вашем рабочем пространстве.
В этом руководстве мы сосредоточимся на шаблонах, которые существуют только в базах данных.
Как сделать шаблоны баз данных
Шаблоны баз данных можно создавать двумя способами:
- Нажмите на стрелку рядом с синей кнопкой
New(Новый) в правом верхнем углу любой базы данных. Выберите+ New Template.
2. При создании новой страницы в базе данных вы также увидите опцию + New template в теле новой страницы.
Шаблоны в базе данных доступны только в той конкретной базе данных, в которой вы их создали и сохранили.
Как настроить шаблоны базы данных
Потратив время на создание шаблонов заранее, вы сможете вернуть часы в долгосрочной перспективе. Поскольку каждый шаблон базы данных настраивается в зависимости от выполняемой работы, вот некоторые способы приведения их в соответствие с вашими потребностями:
Свойства – задайте свойства по умолчанию, которые будут автоматически заполняться при использовании определенного шаблона. Например, если кто-то сообщает об ошибке, убедитесь, что она всегда классифицируется как ошибка при использовании шаблона. Или, если у вас есть инженер, который всегда отвечает за ошибки, вы можете сделать так, чтобы он автоматически отмечался в свойстве Person при каждом использовании этого шаблона.
Заголовки – создают единое впечатление, чтобы облегчить чтение и поиск нужной информации на странице. Допустим, вы создаете шаблон, чтобы все, от маркетинга до отдела кадров, могли сообщать об ошибках в продукте. Подумайте о больших заголовках, охватывающих описание ошибки, вспомогательные ссылки и скриншоты, иллюстрирующие проблему. Думайте о заголовках как о разделах шаблона, которые нужно будет заполнить вашей команде.
Подсказки под заголовками – пока у вас есть заголовки, которые помогают разделить информацию, под ними можно указать контекст, что именно следует включить. Измените цвет на серый или выделите текст курсивом, чтобы показать, что он должен быть заменен.
Связанные базы данных – этот способ отлично подходит для заметок о совещаниях. Включите связанную базу данных проектов, стартующих на этой неделе, или целей вашей команды прямо в начало заметок о совещаниях, чтобы все было в перспективе и члены команды были на одной волне.
Создав шаблон, вы можете использовать его снова и снова. Помните, что обновление шаблонов всегда возможно – и, скорее всего, будет происходить в сотрудничестве с вашей командой.
Например, дизайнер может задать отличный вопрос во время интервью по исследованию пользователей. Тогда вы решите добавить его вопрос в шаблон, чтобы он задавался во всех будущих сессиях. Выберите выпадающий список справа от синей кнопки New в правом верхнем углу вашей базы данных. Вы увидите список всех шаблонов базы данных. Нажмите значок --- справа от шаблона, который вы хотите отредактировать. Нажмите Edit (Редактировать). Затем внесите все необходимые изменения в появившемся окне редактирования, чтобы извлеченные уроки были полезны для вашей команды.
Вы также можете помочь своей команде быстрее создавать страницы с помощью кнопок шаблонов. Если вам необходимо пакетное выполнение задач, кнопки-шаблоны дают вам возможность шаблонизировать разделы страницы, включая заголовки, маркированные списки, разделы с призывами и другие блоки контента. Например, если вы являетесь частью агентства, вы можете иметь кнопку шаблона, чтобы каждый мог быстро добавить различные этапы в проект нового клиента.
Чтобы создать кнопку-шаблон в шаблоне базы данных, откройте существующий шаблон базы данных или создайте новый, нажав на стрелку вниз рядом с надписью
New в правом верхнем углу базы данных. В шаблоне введите /button. Дайте новой кнопке новое имя, например “Добавить веху”. Затем под “Шаблоном” вы можете вставить любые блоки, которые вам нужны, чтобы упростить дублирование внутри страницы. Например, для добавления этапов вам может понадобиться пулевая точка с датой исполнения непосредственно под ней.Когда вы закончите с кнопкой шаблона, нажмите
Close. После этого любой пользователь сможет дублировать эти блоки одним щелчком мыши, нажав на кнопку с новым названием. Где использовать шаблоны баз данных
Если вы используете базу данных для выполнения однотипной или повторяющейся работы, шаблоны баз данных помогут вам ускорить создание записей в базе данных и обеспечить соблюдение процессов.
Вот несколько идей, которые вы можете использовать в качестве трамплина для создания шаблонов для некоторых из ваших основных баз данных:
Встречи – от еженедельных синхронизаций до встреч 1:1, у вашей команды, скорее всего, есть формат для каждой из этих встреч, который вы можете задокументировать в Notion. Шаблон 1:1 может содержать разделы для обратной связи. В шаблоне стенд-апа могут быть разделы для обновлений. В обоих случаях могут быть предусмотрены места для пунктов действий. Используя шаблоны, вы можете настроить каждый из них таким образом, чтобы он отвечал потребностям конкретной встречи.
Если вы еще не создали собственную базу данных совещаний, продублируйте наш шаблон заметок о совещаниях в рабочем пространстве вашей команды. Затем используйте шаблоны ежедневного совещания, специального совещания и другие шаблоны, предварительно созданные внутри.
Задачи – ваша команда разработчиков продукта или инженеров, скорее всего, ежедневно выполняет множество мелких задач, будь то обновление фрагментов кода или замена визуальных элементов на маркетинговом сайте. Используйте шаблоны базы данных для повторяющихся задач, которые выполняет ваша команда, и убедитесь, что у каждой из них есть свое свойство, которое автоматически заполняется как часть шаблона. Таким образом, они смогут тратить время на решение проблем, а не на то, чтобы убедиться, что все элементы для решения проблем уже есть.
Запустите базу данных задач для всей команды, используя этот шаблон дел. Затем используйте шаблон базы данных задач в ней для распределения работы.
Документы – сократите время, необходимое для документирования изменений процесса или спецификаций продукта, создав шаблоны баз данных для этих повторяющихся обязанностей. Допустим, вы хотите, чтобы у вашей команды был шаблон творческого задания, чтобы убедиться, что вся информация доступна для дизайнера. В шаблоне креативного брифа можно попросить всех, кто его заполняет, указать цели, целевую аудиторию, определенные результаты и все остальное, что вы пожелаете.
Начните создавать формат по умолчанию для часто используемых документов с помощью этого шаблона. Здесь вы найдете предварительно сохраненные шаблоны для начала проекта, технических спецификаций и других документов.