Использование реинжиниринга бизнес-процессов для повышения продуктивности рабочих процессов

Ваша команда стремится к повышению уровня. Но, как и в видеоигре, для повышения уровня необходимо приложить усилия. Именно здесь на помощь приходит реинжиниринг бизнес-процессов (BPR).

Возможно, ваша команда опаздывает с поставками, слишком быстро заканчивает запасы продукции или получает не слишком положительные отзывы от конечных пользователей. А может быть, у вас и так все хорошо, но вы просто знаете, что можете работать лучше.

Если процесс работал раньше, это не значит, что он будет работать и сейчас. С помощью инициатив BPR можно выявить области, требующие улучшения, и перепроектировать процессы компании. Когда вы скажете, что ваш бизнес стал лучшим из возможных, вы будете иметь в виду именно это.

Что такое реинжиниринг бизнес-процессов?

BPR — это процесс анализа и корректировки деятельности компании, обычно направленный на повышение производительности и удовлетворенности клиентов. Вы анализируете свою деятельность и пересматриваете процессы, системы и организационные структуры, чтобы придать им импульс — в буквальном смысле перестраиваете методы ведения бизнеса.

Но дело не только в том, как вы обслуживаете клиентов и работаете с ними. Глубокое погружение в реинжиниринг процессов может также помочь вам найти пути обновления корпоративной культуры, спросив у сотрудников, что им нужно для создания благоприятного и мотивирующего рабочего места.

Независимо от того, хотите ли вы полностью перестроить свои процессы или внести в них лишь некоторые изменения, BPR поможет вам добиться этого быстро. Это ключевой фактор, способствующий поддержанию здоровья бизнеса и счастья всех его участников.

Реинжиниринг бизнес-процессов в сравнении с непрерывным совершенствованием

BPR оживляет ваши процессы с помощью организационных изменений, но слишком много всего сразу может перегрузить вашу команду, а не дать вам конкурентное преимущество. Вы хотите расти и лучше обслуживать своих сотрудников, а это постоянный путь.

Непрерывное совершенствование вместо этого фокусируется на постепенном развитии, стимулируя инициативы в области качества и эволюционные изменения постепенно.

BPR может стать частью инициатив по непрерывному совершенствованию. Однако полномасштабная перестройка процессов — это акт радикальных изменений, разрушающий статус-кво. Они разрушают и реконструируют процессы для кардинальных улучшений и побуждают к единовременным изменениям «сверху вниз», а не к постепенным.

Большинству предприятий выгодны и BPR, и непрерывное совершенствование, как параллельно, так и в разных случаях. Только вам решать, какой из этих процессов лучше всего подходит вашей команде в данный момент.

Примеры использования реинжиниринга бизнес-процессов

Нельзя просто нажать кнопку и ожидать, что ваш бизнес достигнет пика производительности. BPR дает вам основу для изменений, и как только вы получите эту основу, вы сможете начать действовать и увидеть результаты.

В зависимости от того, что именно необходимо изменить, реинжиниринг поможет вам:

• Сокращение затрат — BPR позволяет выявить неэффективные элементы рабочего процесса, что в перспективе позволит сократить расходы на оплату труда и уменьшить количество оплачиваемых ресурсов, таких как канцелярские принадлежности и подписка на виртуальные инструменты.
• Повышение уровня удержания сотрудников — все предпочитают работать эффективно. Когда вы используете BPR для минимизации повторяющихся задач, люди чувствуют себя более продуктивными и меньше похожими на автоматы. У них появляется больше времени для внедрения инноваций.
• Устранение переделок и ошибок — возвращение к выполнению задачи не только расстраивает людей, которым приходится выполнять эту работу. Редактирование и исправление ошибок также стоит времени и денег. Выявление факторов, вызывающих типичные ошибки, позволяет завершать проекты быстрее и с лучшими результатами.
• Предоставление продуктов более высокого качества — BPR заставляет вас вновь обратиться к целевой аудитории, чтобы проанализировать ее потребности и выяснить, удовлетворяете ли вы их. Изменения в процессах можно направить на создание более качественных продуктов.
• Оптимизация работы — иногда на пресловутой кухне слишком много поваров. BPR помогает выявить задачи, которые может выполнять один человек вместо многих. Передача ответственности одному сотруднику позволяет избежать недопонимания и ошибок, которые могут замедлить работу.
• Устранение жалоб конечных пользователей — если клиенты и заказчики недовольны тем, что они получают, значит, пора что-то менять. BPR — это шанс понять, откуда берется это недовольство, будь то несвоевременная доставка, низкое качество, плохое обслуживание клиентов или что-то еще.
• Повышение прибыльности — вы уже догадались: создание более качественных продуктов и улучшение качества обслуживания клиентов приводит к росту продаж.
• Укрепить лидерство — сотрудники в четыре раза чаще увольняются, если руководство не обладает необходимыми навыками. BPR — это возможность выявить основные проблемы руководства и внедрить более эффективные методы поддержки.
• Совершенствование цепочки поставок и процессов выполнения заказов — низкий уровень запасов, задержки с отгрузкой и перебои в производстве влияют на объем выпускаемой продукции, а значит, и на прибыль. Анализ текущего состояния цепочки поставок и процессов выполнения заказов позволяет выявить «узкие места» и наладить более эффективную работу.

7 принципов реинжиниринга бизнес-процессов

Майкл Хаммер и Джеймс Чампи написали книгу «Реинжиниринг корпорации», посвященную революции в бизнес-процессах, еще в 2006 году. Но она до сих пор является отличным руководством по BPR, если вы хотите узнать о ней больше, прежде чем погружаться в процесс.

Они разделили методологию на семь основных принципов:

1. Сначала сосредоточьтесь на конечных результатах. Затем адаптируйте и консолидируйте процессы в соответствии с этими целями.
2. Привлекайте к работе ключевых заинтересованных лиц и сотрудников, на которых повлияют результаты. Они могут знать процесс лучше, чем вы, и предложить свои соображения, которые вам не под силу.
3. Пусть те люди и отделы, которые уже вовлечены в процесс, облегчат сбор данных.
4. Собирайте данные на начальном этапе и делайте это только один раз, чтобы избежать повторного ввода данных, приводящего к ошибкам.
5. Используйте общие централизованные базы данных для документирования процесса.
6. Интегрировать новые процессы, идущие параллельно друг другу, для совместной работы и устранения задержек.
7. Принимайте решения на протяжении всего процесса реинжиниринга, чтобы ускорить его завершающие этапы.

Плюсы и минусы реинжиниринга основных бизнес-процессов

BPR — это эффективные изменения. Но иногда эти изменения не являются необходимыми и даже могут нарушить ваш рабочий процесс. Если процесс не сломан, не стоит его исправлять.

Вот несколько основных «за» и «против», которые следует иметь в виду, прежде чем приступать к переосмыслению своей организации. Но помните: с обеих сторон речь идет о гипотетических результатах.

Плюсы реинжиниринга бизнес-процессов

• Устранение ненужной работы
• Создание более качественных продуктов для конечных пользователей
• Вносит позитивные изменения в культуру компании
• Улучшает рабочие процессы, производительность и эффективность проектов
• Снижает затраты
• Снижение количества ошибок
• Оптимизирует операционные процессы
• Приводит к выработке устойчивой долгосрочной бизнес-стратегии

Минусы реинжиниринга бизнес-процессов

• Затраты времени и ресурсов
• Прерывает существующие процессы
• Встречает сопротивление со стороны сотрудников или руководства
• Приводит к изменениям, требующим обучения или введения в должность
• Вызывает боль роста
• Влияет на бюджетирование

Обосновать свое мышление: Пример реинжиниринга бизнес-процессов

Приведем пример разработки бизнес-процессов, который наглядно показывает, как реинжиниринг может сделать или разрушить успех компании.

Представьте себе платформу, занимающуюся продажей одежды от различных дизайнеров. По мере расширения компания обнаруживает, что у нее возникают проблемы с быстрой заменой запасов.

Текущий процесс заключается в том, чтобы попросить дизайнеров просто отгружать больше товаров, которых не хватает на складе. На первый взгляд, команда считает, что в нехватке товара виноваты дизайнеры. Они просто медленно выполняют заказы.

Но при более глубоком рассмотрении выясняется, что даже дизайнеры не всегда имеют продукцию на складе. Им приходится ждать, пока их доставят мелкие фабрики или ремесленники. А на производство сложной, хорошо сшитой одежды требуется время — иногда месяцы.

Чтобы создать долговременное решение, компании приходится перестраивать свои процессы. Поэтому команда перестраивает текущий рабочий процесс заказа.

Проанализировав прошлые тенденции и отследив наиболее продаваемые товары, команда начинает закупать больше товара, который, скорее всего, будет распродан, вместо того чтобы делать это постфактум. Если у компании окажется излишек несезонного товара, она сделает на него скидку и добавит к своим маркетинговым усилиям.

Потребовались некоторые усилия по реинжинирингу, но эта команда находится на пути к улучшению процессов и достижению бизнес-результатов в долгосрочной перспективе.

Совершенствование сквозных бизнес-операций с помощью Ноушен

В Ноушен есть шаблон для любого совещания, документа или трекера, который необходим вашим командам для выявления проблем и планирования изменений.

Используйте трекер обратной связи Ноушен для анализа удовлетворенности клиентов, шаблон документа процесса для централизованного хранения заметок и инструмент «дорожной карты» для разработки новых операционных процедур. А для поддержания порядка можно использовать командные вики: персонализированные домашние страницы, которые помогают как сотрудникам, так и высшему руководству визуализировать и получать доступ к знаниям. Трансформация бизнеса — это огромная работа, не дайте ей затеряться.