Будучи руководителем проекта, вы редко сталкиваетесь с проектом, состоящим только из одной задачи. Выполнение поставленных задач не так просто.
Ресурсы, зависимости, ответственность – все это и многое другое необходимо отразить в диаграммах, чтобы обеспечить жизнеспособность проекта и наглядность ожиданий команды.
Именно в этом случае на помощь приходят диаграммы методики оценки и анализа программ (PERT). Эти блок-схемы обозначают путь, который предстоит пройти вашей команде, чтобы без задержек и препятствий создать нечто исключительное.
Что такое диаграмма PERT?
Диаграмма PERT, впервые использованная Управлением специальных проектов ВМС США в 1950 году для определения сроков реализации проекта атомной подводной лодки Polaris, является удобным инструментом управления проектами, позволяющим четко обозначить задачи, зависимости и сроки с помощью фигур и стрелок. Руководители проектов используют эту диаграмму для визуального представления проекта. Это помогает им сосредоточиться на отдельных задачах или зависимостях, чтобы составить соответствующее расписание.
Как минимум, эти диаграммы показывают руководителям проектов минимальное количество времени, необходимое их команде для выполнения задач в рамках проекта. Менеджеры также могут использовать это пошаговое наглядное пособие для оценки факторов риска и отслеживания хода работ.
С точки зрения визуального управления проектами PERT похож на метод критического пути (CPM), и обе диаграммы можно создавать с помощью одинаковых фигур и линий в таких программах, как PowerPoint или Lucidchart. Однако в CPM выделяются жизненно важные задачи, необходимые для завершения проекта, в то время как диаграмма PERT в управлении проектами описывает все задачи, зависимости и сроки.
Как работает диаграмма PERT?
Диаграмма PERT работает путем расширения CPM до каждой задачи и зависимости и их взаимосвязей. Если вы должны завершить первый пункт до начала второго, стрелка на вашей диаграмме PERT укажет на это.
Набросайте PERT-диаграмму в рамках планирования дорожной карты проекта и используйте этот простой контур для согласования сроков с руководством, доведения целей до заинтересованных сторон, а также в качестве визуального инструмента для отображения всех взаимозависимостей задач. И, конечно же, диаграмма PERT предлагает оценку времени завершения проекта, что поможет избежать увеличения объема работ.
Плюсы и минусы использования диаграмм PERT
Одним из последствий использования диаграмм PERT является то, что на их создание требуется время, которого у проектной команды может не быть. Кроме того, их нельзя установить и забыть, поскольку сроки проекта меняются, а заинтересованные стороны корректируют результаты.
Но время, необходимое на их создание и сопровождение, стоит того, чтобы иметь четко проработанный проект, который избавит вас от вопросов со стороны персонала и от чувства растерянности у сотрудников. В этом вам также могут помочь диаграммы PERT:
- Разбиение сложных проектов – диаграмма PERT детализирует сложные задачи, чтобы каждый понимал свою роль и результат проекта с первого взгляда. Вы четко обозначите задачи и зависимости, что позволит избежать путаницы при построении плана проекта. Вы сможете избежать конфликтов при составлении расписания и четко понимать, какие ресурсы необходимы для выполнения каждой задачи.
- Общение с другими отделами и экспертами – диаграммы PERT создают видимость всей организации, что облегчает представление информации другим отделам, руководству и экспертам. Зачастую сложные методы управления проектами теряют свою эффективность при передаче информации другим отделам, которые не принимают активного участия в управлении проектами. Но только не в случае с диаграммой PERT: Это простая иллюстрация, понятная каждому, что позволяет без труда получить согласие на соблюдение сроков и распределить обязанности между отделами.
- Создание сценариев “что-если” – благодаря гибкости визуального контура диаграмма PERT является отличным местом для экспериментов с возможными сроками, задачами и ресурсами. Внося гипотетические изменения, можно увидеть, что может сработать, а что нет, что поможет в дальнейшем уточнении плана.
Как составить диаграмму PERT: 5 шагов
Диаграмма PERT иллюстрирует сложные процессы, но ее построение само по себе несложно. Выполните следующие пять шагов, чтобы создать схему проекта для своей команды.
1. Определение масштабов проекта
Перед составлением временного графика в виде диаграммы PERT перечислите следующие элементы, имеющие отношение к проекту:
- Задачи
- Вехи
- Результаты
- Обязанности членов команды
- Зависимости между задачами
- Необходимые ресурсы
- Все заинтересованные стороны
2. Создание диаграммы PERT
Для создания блок-схемы проекта используйте любую платформу, позволяющую создавать фигуры и стрелки, например Microsoft PowerPoint или Smartsheet. Начните с написания каждой задачи в рамке или круге, а затем перетащите их в порядке выполнения. Для проекта по разработке программного обеспечения это может выглядеть следующим образом:
Создание макетов для обеих функций → Утверждение клиентом каждой функции → Завершение первой функции к [дате] → Завершение второй функции к [дате] → Получение и реализация отзывов заинтересованных сторон → Тестирование продукта → Выпуск продукта
Кроме того, в каждом блоке или кружке следует указать зависимости и ответственность за выполнение задачи. Попросите команду дать обратную связь по этому плану, чтобы убедиться, что вы включили в него все необходимые пункты.
3. Оценить сроки выполнения проекта
В тесном сотрудничестве с коллегами добавьте сроки в каждый блок задач, а затем определите общую дату начала и окончания работы. Эта дата может не совпадать с ожиданиями клиента или работодателя, поэтому приготовьтесь отстаивать свои временные рамки и обеспечить каждому сотруднику достаточную пропускную способность для качественной работы без ощущения спешки.
4. Определение критического пути и времени простоя
Если заказчик или ваш работодатель строго придерживается установленных сроков, выделите критический путь, необходимый для завершения проекта. Это поможет определить, какие задачи должна решить ваша команда, чтобы выполнить проект в срок. Укажите время простоя – время, которое можно отложить выполнение задачи, чтобы знать, где можно проявить большую гибкость.
Для более детального изучения сметы можно добавить пессимистичный и оптимистичный прогнозы. Это максимальное и минимальное количество времени, необходимое для выполнения задачи, и усреднение этих данных позволяет получить хорошую оценку.
5. Делиться, дорабатывать
После завершения работы над документом разместите его в центральном месте, например в рабочем пространстве команды Notion, чтобы все имели доступ и могли просмотреть его при необходимости.
И не забудьте провести вскрытие проекта, на котором вы рассмотрите, что изменилось и что осталось неизменным по сравнению с первоначальным планом. Это позволит извлечь уроки из опыта каждого и улучшить будущие прогнозы.
Пример диаграммы PERT
Мы создали этот пример, используя простые фигуры и текст в Microsoft PowerPoint. Файлы PowerPoint можно импортировать в рабочую область Notion, чтобы создать более полное представление о проекте.
Когда использовать диаграмму PERT в сравнении с диаграммой Ганта
Хотя и диаграммы Ганта, и диаграммы PERT являются визуальным представлением задач для планирования проектов, первые отлично подходят для построения графиков простых проектов, а вторые – для более сложных. Диаграммы Ганта имеют более простую компоновку и движутся в одном направлении, показывая только задачи, сроки и зависимости. Диаграммы PERT более настраиваемы и могут двигаться в любом направлении. Как правило, диаграмма PERT создается на этапе планирования, а затем можно создать диаграмму Ганта для отслеживания хода выполнения задач после начала реализации проекта.
Управление проектами стало проще с помощью Notion
Диаграммы PERT – это отличный способ получить полное представление о проекте и сразу же предложить его команде. Затем вы можете создать все остальные полезные документы, необходимые вашей команде для достижения успеха, например, блок целей проекта и списки дел сотрудников.
При подготовке проекта начните с шаблона управления проектом Notion, чтобы облегчить процесс планирования. Шаблоны Notion помогают тщательно и эффективно строить диаграммы PERT.