Представьте себе, что вы начинаете рабочий день с длинным списком дел и срочными заданиями. В течение дня вы постоянно переключаетесь с одной задачи на другую, пытаясь сосредоточиться. Не успевает закончиться день, а список дел становится еще длиннее.
Хотя вы стараетесь изо всех сил, вам будет трудно справиться с поставленными задачами, если вы не выделите определенное время для каждого пункта. Без планирования времени рабочий день может быстро превратиться в хаос, в результате чего вы будете чувствовать себя непродуктивно и перегруженно.
Что такое блокирование времени?
Блокирование времени предполагает планирование определенных блоков времени для выполнения различных задач в течение дня. Для начала необходимо определить, сколько времени требуется для выполнения общих задач — ответов на электронные письма, заполнения документов, проведения мозгового штурма, — а затем выделить достаточно времени для каждой из них. Такое стратегическое планирование помогает избавиться от отвлекающих факторов, таких как спонтанные встречи, и повышает вероятность того, что Вы будете распределять свое время разумно, а не тратить его не на то, на что нужно.
Найти правильный баланс между работой и отдыхом в наше время, когда мы можем получать электронные письма и пинги в любое время суток, как никогда сложно. Но вы можете вернуть себе контроль над рабочим днем с помощью блокировки времени, которая создает структурированный план действий.
Давайте вернемся к предыдущему сценарию многозадачности. В данном примере с помощью блокировки времени вы выделяете время для каждой задачи в списке дел, планируя время для сосредоточения на важных проектах и делая перерывы для ухода за собой. Вам легче сконцентрироваться на текущей задаче, поскольку вы уже знаете, что у вас будет достаточно времени для выполнения других пунктов. А если возникнут непредвиденные помехи, можно запланировать их на более поздний блок, даже если он будет обозначен как «Дела, которые возникли», и тогда можно будет заняться ими, сохранив свое время.
4 преимущества блокирования времени
Выделение времени для выполнения определенных действий придает рабочему дню структурированность и целенаправленность, что позволяет повысить производительность и эффективность. Давайте разберемся в этих и других преимуществах.
1. Улучшение рабочего процесса
Поскольку блокирование времени предполагает расстановку приоритетов, Вы улучшите свой рабочий процесс, составив стратегический пошаговый план на каждый день, неделю и месяц. Это может повысить производительность труда, поскольку Вы будете знать, над чем и когда нужно работать, и не будете так легко отвлекаться или перегружаться, зная, что Вы выделили время для всего.
2. Минимизация задержек
Блокирование времени помогает избежать замедления, поскольку вы хотите выполнить все, что запланировали на каждый блок. В конце концов, откладывание одной задачи отодвигает весь график. В этом смысле блокирование времени повышает ответственность и снижает склонность к откладыванию задач, поскольку последствия откладывания столь очевидны — и столь высоки.
3. Снижение отвлекающих факторов
Поскольку отвлекающие факторы приводят к задержкам, нарушающим ваш распорядок дня, вы можете почувствовать стимул к устранению всего, что вас отвлекает. Это включает в себя отключение уведомлений, закрытие ненужных вкладок и минимизацию прерываний. Если вы будете уделять все свое внимание выполнению поставленной задачи, это повысит эффективность вашей работы.
4. Повышение качества
Сокращение многозадачности и сосредоточение на выполнении одной задачи за раз может привести и, скорее всего, приведет к повышению качества работы. Такая концентрация может также снизить количество ошибок, допускаемых при выполнении каждой задачи.
Варианты блокировки времени
Блокирование времени — это общая техника, включающая множество методов, которые можно адаптировать под свой стиль работы. Вот некоторые популярные варианты:
- Тематика дня — выделение определенных дней недели под конкретные темы или типы задач для повышения концентрации внимания и исключения отвлекающих факторов. Например, можно выделить понедельник для встреч и общения, вторник — для целенаправленной работы над проектом, среду — для личного развития, четверг — для рассылки «холодных» электронных писем потенциальным клиентам, а пятницу — для выполнения различных задач.
- Таймбоксинг — классический метод таймбоксинга предполагает выделение фиксированных временных блоков для каждой задачи, например, 30 минут на ответ на электронную почту, час на работу над отчетом и 20-минутный перерыв. Это способствует формированию чувства срочности, поскольку необходимо выполнить задачу в сжатые сроки, и позволяет не забыть о важных делах.
- Пакетирование задач — объединение схожих задач в группы и выделение временных блоков для их пакетного выполнения. Вы можете выделить один блок времени для ответов на запросы клиентов в почтовом ящике или в социальных сетях, другой — для телефонных звонков и отправки электронных писем поставщикам, третий — для просмотра документов из отчетов. Такой метод позволяет упорядочить работу над схожими задачами, уменьшить переключение контекста и повысить эффективность.
Как начать блокировать время: 6 шагов
При небольшом планировании блокирование времени может стать мощным инструментом повышения производительности труда и управления временем. Выполните следующие шесть шагов, чтобы начать систематически и организованно блокировать время:
- Определите задачи, над которыми необходимо работать, — составьте список дел, которые необходимо выполнить в течение определенного периода (дня, недели, месяца). Сюда могут входить задачи, связанные с работой, личные встречи и другие обязательства.
- Оцените, сколько времени должно занять выполнение каждой задачи — будьте реалистами и учитывайте такие факторы, как сложность, необходимые ресурсы и уровень производительности. Это поможет вам выделить соответствующие временные блоки для каждого пункта. Если Вы не уверены в том, сколько времени обычно занимают Ваши задачи, проведите аудит времени.
- Не забудьте предусмотреть в своем графике буферное время на случай непредвиденных задержек, чтобы не сбиться с пути даже при возникновении прерываний (а они будут). Считайте это стимулом к выполнению задач без задержек, поскольку вы получите перерыв, если ничего не произойдет.
- Планируйте временные блоки — исходя из списка задач и оценки времени, используйте календарь блокировки времени или такой инструмент, как Ноушен, для выделения периодов для каждой задачи.
- Выделить время для отдыха — важно включить в свой график свободное время, чтобы избежать выгорания и обеспечить приоритет заботе о себе и отдыху. Это отличается от буферов, которые вы можете использовать для работы. Планируйте физические упражнения, досуг и питание для поддержания здорового баланса между работой и личной жизнью. Установите четкие границы времени начала и окончания работы, чтобы у Вас не было соблазна поработать вечером или выйти в сеть раньше времени.
- Вносите изменения по мере необходимости — тайм-блокинг — это динамичная практика, и важно быть гибким и адаптируемым. Начав заниматься тайм-менеджментом, вы можете понять, что некоторые задачи занимают больше или меньше времени, чем ожидалось, или что ваш график нуждается в корректировке. Будьте открыты для внесения изменений, чтобы оптимизировать свою систему распределения времени.
Не отставайте от графика с помощью Ноушен
Самое лучшее в блокировании времени — это то, что оно заставляет вас осознанно относиться к своему времени. Вместо того чтобы чувствовать, что вы не знаете, куда делся ваш день, вы будете понимать, сколько времени занимает каждая задача, и планировать ее соответствующим образом, чтобы чувствовать себя более уверенно.
Если вы готовы попробовать этот метод управления временем, начните с шаблона Ноушен для блокировки времени, например, планировщика приоритетов, ежедневника или списка дел на каждый день. Или найдите в галерее шаблонов то, что идеально соответствует вашим потребностям.