Смелые команды, запускающие стартапы, знают, что самый дефицитный ресурс — это время. Но что, если бы вы могли потратить немного времени заранее, чтобы сэкономить кучу времени в долгосрочной перспективе?
Нет лучшего способа потратить это драгоценное время, чем сразу же приступить к разработке эффективной стратегии внутреннего документирования. Внутренняя документация может показаться не самым интересным проектом, но при стратегическом подходе она ускорит взаимодействие, обучение, подготовку и общую коммуникацию вашей команды.
Мы расскажем не только о том, почему внутренняя документация стоит того, чтобы потратить на ее создание время, но и о том, как другие стартапы повысили свою производительность и рост благодаря этому.
Стартапы с хорошим продуктом все равно терпят неудачу без внутренней документации
Что тормозит развитие большинства стартапов? Профессор Ранджай Гулати (Ranjay Gulati) из Гарвардской школы бизнеса утверждает, что стартапы, имеющие хороший продукт и хорошо подходящие для рынка, чаще всего терпят неудачу из-за отсутствия структуры и организации.
Исследование стартапов, проведенное Гулати, показывает, что быстрый рост в сочетании с недостаточной инфраструктурой приводит к катастрофе. Эти проблемы создают эффект снежного кома, который выглядит следующим образом:
- Команда растет слишком быстро.
- Ввод в должность становится небрежным.
- Институциональные знания не передаются.
- Развиваются силосы.
- Ответственность неясна.
- Задачи пропускаются (или выполняются излишне).
- Продукция отстает.
- Информационно-разъяснительная работа и маркетинг осуществляются без четкого плана.
- Клиенты и заказчики игнорируются.
- Массовая истерия.
Поэтому стартапам необходимо заблаговременно позаботиться о внутренней документации, чтобы предотвратить эти неизбежные проблемы, мешающие их развитию.
Ни одна команда не является слишком маленькой, чтобы воспользоваться преимуществами такого уровня организации: Ютуберу и преподавателю Ахмеду Абузаиду удалось достичь миллиона подписчиков, структурировав свои онлайн-уроки, идеи и связанные с ними образовательные проекты в системе Ноушен. Он создал в Ноушен централизованный, организованный конвейер, в котором идеи проходили путь от мозгового штурма до производства. Все было задокументировано — не только идеи и сценарии, но и процессы создания всех этих видеороликов. Сейчас у Ахмеда 42 млн. просмотров всех его видеороликов.
Хорошо документированная совместная работа порождает инновации, которых так жаждут быстро развивающиеся команды
Стартапы — это маленькие команды, а маленькие команды не обладают такими ресурсами, как более крупные организации. Если вы хотите, чтобы ваш стартап развивался, его работа должна быть целенаправленной, эффективной и инновационной.
Сотрудникам, работающим в режиме Async, необходимо быть на одной волне
Стартапы не всегда располагают пространством для регулярных личных встреч. Более того, многие стартапы изначально работают удаленно, особенно после пандемии COVID. Асинхронная и удаленная совместная работа является абсолютной необходимостью для стартапов, стремящихся выполнить любую работу.
Компания Pleo, занимающаяся созданием смарт-карт для оплаты расходов компании, прошла путь от двух основателей до команды из более чем 360 человек, разбросанных по пяти офисам в пяти разных странах.
Как им удалось достичь этого всего за шесть лет? Конечно, благодаря отличному и полезному продукту и огромному количеству напряженной работы, но для такого роста также необходима система интенсивной асинхронной совместной работы на всех уровнях.
Они использовали Ноушен для внутренней документации, чтобы создать отдельные домашние страницы для каждой команды. Также были созданы панели задач, а затем представления этих панелей в зависимости от роли, чтобы члены команды видели только те проекты, в которых они непосредственно участвуют.
Такая перспективная внутренняя документация позволила оптимизировать совместную работу в режиме async и удаленного доступа, устранить сигнальный шум и позволить членам команды работать вместе быстрее и только над наиболее важными задачами.
Внедрение инноваций с помощью легкодоступных внутренних форумов для активного обсуждения
Легко думать, что внутренняя документация компании — это «просто вики», но форум разработчиков вполне подходит для этой цели. А если учесть, что инновации, по сути, являются смыслом существования стартапов, то такие форумы могут стать золотой жилой для новых идей и процессов.
Компания Headspace, создающая приложение для медитации, использовала внутреннюю документацию для создания такого форума. Все идеи, разговоры, встречи, обсуждения дизайна и случайные замечания теперь записываются в центральную базу данных Ноушен, к которой имеют доступ все команды.
Команда Headspace обнаружила, что это стимулирует инновации, поскольку дает возможность каждому члену команды высказать свое мнение и гарантировать, что эти мнения всегда будут задокументированы и легко найдены. Этот центральный форум послужил бесконечным трамплином для идей и концепций, которые в противном случае могли быть потеряны из-за плохой памяти или строчки в забытом Google Doc.
И вот из крошечной команды основателей с небольшим приложением Headspace превратился в мощную компанию с миллионами пользователей и офисами в двух разных полушариях.
Внутренняя документация снижает частоту проведения совещаний и уровень выгорания
Успех стартапа требует принятия большого количества решений и быстрой разработки идей, а значит, члены команды часто собираются для обсуждения последней проблемы. К сожалению, частые совещания также отнимают много времени и в лучшем случае имеют сомнительную эффективность.
Это сложная дихотомия, но стартапы уже начали использовать инструменты внутренней документации для сокращения продолжительности и частоты совещаний без потери сигнала.
Стартап Kin + Carta, специализирующийся на дизайнерском консалтинге и маркетинге, решил эту проблему путем создания шаблонов совещаний. Эти шаблоны кодифицировали порядок ведения записей во время многочисленных совещаний. Использование внутренней документации в компании Kin + Carta позволило повысить эффективность совещаний по трем направлениям:
- Шаблон позволяет каждому совещанию следовать одной и той же структуре, что предотвращает отклонение от темы. Эта структура включает в себя пункты действий, повестку дня, информацию о результатах предыдущих встреч и т.п.
- Шаблон организовал все заметки о совещаниях в одной общей и хорошо видимой области. Это позволило не только сэкономить время, но и повысить производительность труда.
- Поскольку шаблон был выполнен на языке Ноушен, они могли легко вставлять видео, изображения, базы данных и доски задач в записи каждого совещания.
Такая стандартизация заметок позволила Kin + Carta создать живой ресурс для каждой встречи в центральном месте.
Компания Edlyft, специализирующаяся на репетиторстве, также снизила усталость от встреч, используя Ноушен в качестве центральной базы данных для заметок. Централизованное ведение заметок позволило им сэкономить время, пытаясь понять, о чем шла речь на последней встрече.
Наши совещания превращались в марафоны на весь день, потому что мы постоянно просматривали электронную почту и сообщения Slack DM в поисках информации о том, сделали ли мы уже что-то.
Компании Edlyft и Kin + Carta отказались от неорганизованного скопления случайных документов Google Docs в пользу централизованного внутреннего документирования всех записей совещаний. И обе компании пришли к выводу, что благодаря этому их встречи стали короче, реже и полезнее в долгосрочной перспективе.
Внутренняя документация помогает подготовить стратегии внешних связей
Основная цель стартапа — приобретение пользователей. Но для этого необходимо найти способ их привлечения. Будь то электронная почта, средства массовой информации или платные расходы (разумеется, это комбинация многих вещей) — методы, используемые для обеспечения роста, должны быть эффективными. Это особенно актуально для некоммерческих организаций, которые работают с меньшими ресурсами, чем большинство компаний.
ImmigrationHelp.org, небольшая команда, занимающаяся облегчением процесса иммиграции в США, успешно организовала работу со СМИ, интервью и сбор средств с помощью баз данных Ноушен.
Например, для проведения интервью со СМИ команда создала шаблон базы данных, который напоминал членам команды о запросах на интервью, датах, темах и местах их проведения. Подобная внутренняя документация помогла им подготовиться и оставаться организованными, что привело к повышению эффективности PR-кампании.
Организуйте эту информационную работу с помощью внутренней документации, чтобы сделать «сарафанное радио» как можно более громким и эффективным.