С момента изобретения электронной почты способы общения на работе не менялись так сильно и так быстро. Мы подключены к Интернету как никогда раньше, и, поскольку нам приходится общаться с большим количеством людей, находящихся в разных часовых поясах, каждое электронное сообщение превращается в удручающую игру в телефон.
Поэтому мы обратились за советом к компании Slack, самому популярному в мире инструменту для совместной работы. В частности, фонд Slack Fund — инвестиционное подразделение компании — всегда думает о коммуникациях. Все инвестиции Slack Fund, от MURAL и Hopin до Loom и Ноушен (да, мы в этом списке), связаны с будущим работы и тем, как мы общаемся друг с другом каждый день. Поэтому у команды есть не один трюк в рукаве для беспрепятственного обмена информацией в компании.
Для них эффективная коммуникация — это не передача всего и всем. Главное — донести нужную информацию до нужных людей. Инструменты, которые они используют, отражают эту цель: Slack обеспечивает мгновенный доступ ко всей команде, а Ноушен организует всю их работу так, чтобы каждый мог найти то, что ему нужно.
Давайте подробнее рассмотрим их советы и то, как вы можете применить их в своей команде, чтобы всегда доносить свою точку зрения.
Знать, когда следует переключаться между работой в реальном времени и асинхронной работой.
Вы не используете отвертку для забивания гвоздей. То же самое можно сказать и о коммуникации: Slack может быть удобен для решения срочных вопросов, но что если вам нужно больше времени и контекста? Именно в этом случае асинхронное общение становится более эффективным, позволяя всем глубже продумать проект.
Например, Фонд отслеживает каждую потенциальную инвестицию в базе данных Ноушен. Обновления, которые обычно теряются в потоках электронной почты и телефонных звонков, регистрируются на одной странице. Каждый, кто просматривает эту страницу, получает полное представление о ходе сделки без необходимости присутствовать на каждой встрече.
Ноушен — это как бы наша точка опоры для коммуникаций, а Slack позволяет нам соединяться и сотрудничать вокруг этого контента.
Если команде необходимо обменяться идеями или принять решение в режиме реального времени, она использует Slack. Они размещают ссылку на страницу Ноушен, чтобы каждый мог получить доступ к необходимой информации. Когда фонд проводит совещание, время на обновление статуса не тратится — все сразу переходят к принятию ключевых решений.
Интеграция Ноушен со Slack еще больше упрощает переключение между синхронным и асинхронным взаимодействием. При каждом изменении в Ноушен происходит оповещение соответствующего канала Slack.
Но если Джейсон и может дать совет всем, кто руководит командой, так это сплотить свою организацию вокруг общего свода правил. «Поведение людей изменилось», — говорит Джейсон. «То, как сейчас выполняется работа, очень и очень отличается от того, что мы делали в офисе. Мы должны свыкнуться со стилем общения, который не всегда является немедленным».
Джейсон рекомендует установить правила для обычно негласных норм, например, как быстро вы должны отвечать на сообщения в Slack. Подобная документация способствует укреплению доверия и связи. «Мы должны сделать так, чтобы каждый человек, независимо от того, находится ли он в офисе или удаленно, чувствовал себя первоклассным гражданином».
Уделите время адаптации обновлений для различных аудиторий.
Люди читают то, что вы пишете, только если это интересно — особенно когда речь идет о рабочих документах. А чтобы сделать ее интересной, нужно знать, что хочет узнать аудитория (Мы научились кое-чему, написав это).
Фонд Slack знает, насколько это важно — в организации, насчитывающей более 2000 человек, они должны быть вдумчивыми, чтобы завоевать самый ценный товар — внимание людей. Поэтому для каждого сообщения команда всегда задается двумя вопросами: Кто его увидит? И как это определяет формат и то, что в него включить?
Иногда они используют громкоговоритель. Чтобы привлечь больше внимания к работе фонда Slack, Джейсон публикует сообщения в Slack-канале #announcements, который охватывает всю организацию. Но он не говорит о состоянии портфеля или показателях. «Мы спросили себя, что нужно более крупной команде от фонда Slack? Высокоуровневая информация об экосистеме стартапов ранних стадий», — говорит Джейсон. Команда работает над этими отчетами в Ноушен, а затем делится ими в виде ссылок в Slack, когда они готовы. «Благодаря этому люди стали гораздо более осведомленными и, откровенно говоря, более заинтересованными в происходящем».
Люди стали больше доверять работе Фонда и его влиянию. Все чувствуют себя в курсе событий, потому что могут получать именно ту информацию, которая им нужна.
Но бывают случаи, когда фонду требуется точная информация — например, когда они проводят конкретную сделку для генерального директора Slack Стюарта Баттерфилда. «Вместо того чтобы отправлять Стюарту всю CRM и заставлять его искать конкретную компанию, мы просто даем ему точную страницу Ноушен, и весь контекст находится прямо там», — говорит Джейсон.
Мысли и усилия, которые вкладываются в каждое сообщение, могут показаться большими, но это работает. «Мы создали внутреннюю культуру, в которой каждый может потреблять контент в очень компактной и информативной форме», — говорит Джейсон.
Построить единый информационный центр с персональными домами для каждой команды
Одна из самых серьезных проблем совместной работы растущих команд — переключение контекста. В обычный день сотрудники Фонда могут общаться с портфельными компаниями, работать с другими отделами в Slack или обсуждать проекты внутри своей команды. Как они справляются со всем этим хаосом? Выделив каждой группе отдельное пространство для совместной работы.
Каждой портфельной компании предоставляется собственный канал Slack Connect и рабочее пространство Ноушен, где они могут общаться с Фондом. Эта система заведомо открыта — некоторые команды публикуют в Ноушен обновления для членов совета директоров, другие составляют объявления о финансировании и просят откликнуться. Если компании нужен совет по конкретной теме, Джейсон может составить базу данных потенциальных вступлений с пояснениями, почему они могут быть полезны.
Сейчас каждое обновление, которое мы получаем от компаний, — это документ Ноушен.
В своих каналах Slack каждая компания получает легкий доступ к общей экосистеме — отношениям с разработчиками, партнерскому инжинирингу, платформе, продукту и продажам. «Разговоры ведутся на самые разные темы — от технических вопросов интеграции до стратегии и финансов», — говорит Джейсон. «Это гораздо менее напряженный процесс, чем переписка в документах Google или по электронной почте».
Прелесть этой системы? Независимо от того, насколько сильно растет портфель, все по-прежнему хранится в Slack и Ноушен, а не в десятках инструментов. «Если бы нам пришлось использовать разные инструменты с разными кривыми обучения каждый раз, когда мы принимали новую компанию, это был бы кошмар», — говорит Джейсон. «Ноушен у меня открыт постоянно, каждый день. Есть только одно место, где я должен искать уведомления по всему портфелю».
Верните внимание к своей работе.
По мере того как все больше компаний переходят на гибридную модель после пандемии, которую, по данным аналитического центра Slack Future Forum, предпочитают 72% работников, работающих в сфере знаний, необходимость в рационализации командных коммуникаций только возрастает. Ноушен и Slack возвращают фокус на рабочее место, но еще многое предстоит сделать. Спросите себя: От каких инструментов вы можете избавиться? Что можно объединить, чтобы ваша команда могла лучше сосредоточиться?
Фонд Slack уже думает о том, как масштабировать созданные им системы. «Мы можем сделать еще очень многое, чтобы создать идеальную среду для более глубокой работы», — говорит Джейсон. «Я бы хотел консолидировать больше систем учета для команды. Мы еще только приступили к работе».
Подробнее о фонде Slack и его миссии по инвестированию и сотрудничеству с предпринимателями, создающими следующие великие компании в области программного обеспечения , можно узнать здесь.