Каждая задача в компании имеет свой рабочий процесс – будь то регистрация, выставление счетов или отслеживание проектов. Но если вы не задокументировали наиболее эффективный способ выполнения этих задач, сотрудники могут терять время, задавая вопросы или используя более неэффективный метод.
Документирование рабочих процессов облегчает любой бизнес-процесс, поскольку позволяет быстро найти нужную информацию для новых или запутавшихся сотрудников. Они могут сразу же приступить к работе, следуя тому методу, который вы сочли продуктивным и рациональным.
Что такое рабочий процесс?
Рабочий процесс – это набор шагов, представляющий собой бизнес-процесс. В нем описывается, как выполнить задачу в соответствии с требованиями предприятия.
К числу распространенных рабочих процессов на рабочем месте относятся:
- Ввод в должность новых сотрудников
- Перемещение потенциальных клиентов через платформу управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)
- Тестирование проектов по разработке программного обеспечения
Вы можете определить рабочий процесс для любого процесса, который имеет начало, конец и несколько шагов между ними – даже для вашего утреннего распорядка дня. Этот рабочий процесс может выглядеть следующим образом:
- Проснуться
- Застелить постель
- Принять душ
- Одеться
- Съесть завтрак
- Почистить зубы
Рабочие процессы позволяют не пропустить необходимые шаги при выполнении задачи или достижении цели. Например, для разработки программного обеспечения следование рабочему процессу означает, что вы будете помнить каждую функцию, выполнять все этапы и хорошо понимать свои обязанности, поскольку вы придерживаетесь четко определенного технологического документа.
Что такое документация по документообороту?
В то время как вы, возможно, не документируете свой утренний распорядок дня, компаниям необходимо, чтобы каждый сотрудник применял наиболее рациональный и эффективный подход к работе. И они не хотят повторять инструкции по выполнению задач каждому новому сотруднику.
Документация по рабочему процессу – это набор записанных шагов рабочего процесса. Каждый рабочий процесс имеет свой собственный набор элементов, включая задачи, точки обзора и заинтересованные стороны. Документ рабочего процесса описывает эти элементы и служит единым источником истины для всех участников процесса.
Приведем несколько примеров документации по документообороту:
- Контрольные списки для новых сотрудников
- Технологическая схема с описанием процедур проверки оборудования
- Канбан-доска, определяющая процессы создания продукта на сборочной линии
- Диаграмма рабочего процесса, показывающая последовательность коммуникаций при управлении проектом
Можно использовать облачную рабочую среду, например, Ноушен или Google Docs, чтобы изложить в одном месте все рекомендации по организации рабочего процесса. Это поможет создать базу знаний, содержащую всю необходимую информацию в одном месте.
3 преимущества документирования рабочих процессов
Хорошо документированные и эффективные рабочие процессы облегчают понимание и выполнение бизнес-процесса членами команды. Вот три конкретных преимущества документирования рабочих процессов:
- Четкие ожидания – при документировании рабочего процесса все члены команды знают, что должно происходить, когда и кто за что отвечает.
- Улучшение взаимодействия – когда вся команда понимает процесс, легче работать вместе, четко общаться и обеспечивать подотчетность друг друга.
- Более эффективная работа – документация по процессам создает динамическое определение того, как работает ваш бизнес. По мере совместной работы и обучения команды процессы меняются. С помощью документации по рабочим процессам можно понять и устранить все неэффективные моменты.
Как создать документацию по документообороту: 5 шагов
Вот как создать качественную документацию и предложить своим сотрудникам четко сформулированные инструкции по работе.
1. Проведение первоначальных исследований
Начните с рассмотрения следующих вопросов:
- Какова цель этого рабочего процесса? Это может быть создание продукта, совершение продажи или выставление счета-фактуры.
- Кто несет ответственность? Продумайте обязанности тех, кто выполняет каждую задачу в рабочем процессе, кто инициирует ее выполнение и кто принимает решение о ее завершении. Пригласите этих членов команды помочь вам в документировании процесса.
- Что представляет собой процесс? Вместе с этой командой создайте первоначальный проект общих шагов, которые включает в себя рабочий процесс.
- Какой стиль документации мы будем использовать? Подумайте о том, чтобы определить стиль документации, которому должны следовать все ваши документы, например, тип и размер шрифта, а также то, как сотрудники должны использовать специальные символы.
2. Выбор метода документирования
Решите, как лучше изложить этот процесс. Вы можете выбрать:
- Контрольный список
- Блок-схема
- Доска Miro
- Текстовый документ
- Диаграмма Ганта
Также необходимо продумать, где будет храниться документация, например, на общей коммуникационной платформе или в рабочем пространстве команды. Размещение документации в центральном месте означает, что все смогут быстро получить к ней доступ, а распределять и корректировать обязанности можно будет в любом месте.
3. Запись подробных шагов
Совместно со всеми участниками рабочего процесса опишите каждый этап, добавив обязанности, которые вы определили в самом начале, и показав зависимые задачи (к которым сотрудник не может приступить до тех пор, пока кто-то не выполнит другую задачу).
При записи рабочего процесса учитывайте следующее:
- Как начинается рабочий процесс
- Как заканчивается рабочий процесс
- Вехи или критические точки в рабочем процессе
- Список этапов, определяющих работу между вехами
4. Тестирование, анализ и доработка
Убедитесь в точности документации, протестировав ее, выполнив задачи рабочего процесса от начала до конца и внеся коррективы, если что-то не работает.
Рассмотрите возможность многократного тестирования рабочего процесса несколькими сотрудниками в течение определенного периода времени, например, недели или месяца. Это поможет вам получить более точные и надежные показатели того, насколько эффективно работает рабочий процесс, независимо от того, кто из сотрудников и когда его выполняет.
Кроме того, с помощью такого тестирования можно выявить узкие места и несоответствия, проверить различные сценарии и подтвердить, что вы учли все аспекты процесса, включая человеческие и автоматизированные компоненты.
5. Публикация, сбор отзывов и доработка по мере необходимости
Опубликуйте тщательно проверенные документы в доступном месте, которое вы выбрали в самом начале. Затем соберите обратную связь по изложенному процессу и его документированию и при необходимости оптимизируйте.
Документирование рабочих процессов с помощью Ноушен
Определение и документирование рабочих процессов гарантирует, что каждый сотрудник понимает ожидания и может внести свой вклад в значимую работу. Приятно быть в курсе всех событий, и именно это предлагают вашей команде хорошо проработанные рабочие процессы.
Начните прямо сейчас с шаблона Ноушен, который соответствует потребностям вашей команды, например, с шаблона из коллекции “Рабочие процессы ведущих стартапов”.