Никто не любит ошибок и неэффективности – ни ваш руководитель, ни коллеги, ни клиенты. И даже если вы считаете, что ваша команда работает с максимальной эффективностью, всегда есть куда стремиться.
Частый аудит рабочих процессов с целью повышения их соответствия ожиданиям клиентов и сотрудников избавляет всех от головной боли, связанной с длительным выполнением задачи или ожиданием товара или услуги. Для улучшения и совершенствования рабочих процессов можно использовать методологию совершенствования процессов – нужно только найти подходящую.
Что такое совершенствование процессов?
Совершенствование процессов – это решение проблем: вы систематически анализируете и оптимизируете каждый аспект бизнес-процесса. Это побуждает заинтересованные стороны ставить под сомнение существующее положение вещей и внедрять инновации, используя данные и выводы для обоснования своих решений. В конечном итоге вы постоянно совершенствуете рабочие процессы, чтобы компания и коллектив оставались гибкими и конкурентоспособными.
Представьте себе ресторан, где сотрудники часто путают заказы. В результате проведенного расследования может выясниться, что сотрудники пишут и перепутали талоны на заказ. Исправить ситуацию можно, внедрив цифровую систему, которая мгновенно передает заказы от официантов на кухню, сокращая количество ошибок и ускоряя обслуживание. В результате повышается производительность, снижаются затраты и улучшается качество обслуживания клиентов.
5 преимуществ совершенствования процессов
Использование методов улучшения качества для совершенствования рабочих процессов в вашей команде дает неоценимые преимущества, такие как:
- Повышение производительности – совершенствование процессов означает поиск более разумных и быстрых способов выполнения задач, что позволяет каждому выполнять большее количество задач за меньшее время.
- Снижение затрат – устраняя лишние шаги в текущем процессе или обеспечивая правильное выполнение работы с первого раза, вы экономите на ресурсах, рабочей силе и ремонте.
- Повышение качества – совершенствование рабочего процесса заключается в том, чтобы делать вещи лучше. Это означает, что качество продукции или услуг повышается, поскольку улучшаются стандарты и сокращается количество ошибок.
- Улучшение пользовательского опыта – аудит процессов также включает в себя проверку плавности и эффективности рабочих процессов, связанных с клиентами, например, как клиент приобретает ваш продукт или заполняет анкету. Совершенствование этих задач означает улучшение общего впечатления клиентов.
- Более быстрые циклы поставок – оптимизация рабочих процессов означает более быстрое предоставление продуктов или услуг клиентам, что позволяет оставаться конкурентоспособными и радовать всех.
Совершенствование процессов в сравнении с управлением бизнес-процессами
И совершенствование процессов, и управление бизнес-процессами направлены на улучшение бизнес-операций с целью повышения общей эффективности путем поиска и устранения проблем. Однако здесь есть несколько важных отличий, например:
9 типов методологий совершенствования процессов
Все методологии совершенствования процессов помогают проанализировать текущую бизнес-практику, выявить области, замедляющие работу, и выработать практические решения для устранения неэффективности.
Но именно уникальные потребности вашей команды определяют, какая методология непрерывного совершенствования подойдет именно вам. Если вы хотите повысить производительность труда сотрудников, сократить производственные расходы или повысить эффективность автоматизированных систем, понимание этих девяти популярных методик поможет вам выбрать оптимальный вариант.
1. Шесть сигм
Методология “Шесть сигм” направлена на анализ данных с целью устранения ошибок в бизнес-процессах. Основной целью является достижение практически идеального уровня качества – 3,4 ошибки на миллион возможностей.
Возможно, процесс доставки слишком затянулся, и посылки приходят с опозданием. Six Sigma выявляет “обычных подозреваемых” – причины таких задержек – и предлагает инструменты и стратегии для их устранения. Таким образом, ваши посылки будут доставляться вовремя и радовать клиентов.
Для определения отдельных этапов оптимизации в системе Six Sigma используется аббревиатура DMAIC:
- Определить возможности для улучшения
- Измерить производительность существующих процессов
- Проанализировать проблемный процесс с целью выявления неэффективности и основных причин
- Улучшение путем устранения первопричин
- Контролировать все процессы и оценивать текущую производительность для решения проблем
Для визуализации последствий первопричины в этой методологии часто используется диаграмма Исикавы, или “рыбья кость”. Диаграммы Исикавы позволяют выявить потенциальные проблемы и дефекты, которые могут привести к возникновению первопричины.
2. Бережливое производство
Lean предполагает анализ каждого этапа бизнес-процесса и устранение отходов на каждом этапе. Например, если вы производите больше продукции, чем можете продать, Lean поможет вам определить причину и устранить перепроизводство, чтобы производить только необходимое количество продукции и тем самым экономить ресурсы.
Для достижения максимальной эффективности процесса этот метод включает следующие пять шагов:
- Определение ценности – понимание ценности вашего продукта или услуги для ваших клиентов и того, как это влияет на ваш процесс.
- Составление карты потока создания ценности – сравнение текущего рабочего процесса с идеальным, который в большей степени соответствует ценности вашего продукта или услуги.
- Создание потока – переработка плана процесса в соответствии с картированием потока ценности.
- Создание “тяги” – на каждом этапе рабочего процесса выполняйте работу с предыдущего этапа. Если разработчик завершает участок кода, оставляет его в репозитории и помечает как завершенный, член команды тестирования извлекает – или “забирает” – код для тестирования.
- Непрерывное совершенствование – итерации на основе вышеизложенных принципов, переоценка ценности и соответствующее отображение потоков ценности.
3. Бережливое производство “Шесть сигм” (Lean Six Sigma)
Рассматривайте Lean Six Sigma как дуэт супергероев, объединяющий сильные стороны Lean и Six Sigma: эффективность и акцент на сокращении ошибок. Например, это может помочь ресторану сократить количество отходов (Lean) и повысить качество блюд (Six Sigma), что приведет к увеличению прибыли и удовлетворенности клиентов.
4. Цикл Plan-Do-Check-Act (PDCA)
Представьте себе PDCA как рецепт совершенствования:
- Запланировать изменение
- Выполнить (или внедрить) его
- Проверить результаты
- Если это работает, действуйте, сделав это регулярной частью своего процесса.
- Если нет, начните цикл заново
5. Всеобщее управление качеством (TQM)
TQM – это командный вид спорта, где каждый играет свою роль в повышении качества. Вся команда – от высшего руководства до рядовых сотрудников – сосредоточена на удовлетворении потребностей клиентов. Если клиенты жалуются, например, на какую-либо особенность продукта, вся команда работает над ее улучшением, сохраняя лояльность клиентов к вашему бренду.
Этот метод можно рассматривать как философию рабочего места, которая подчеркивает высокое качество. Все знают, что нужно следить за неэффективными процессами и предлагать инновационные решения.
6. Кайдзен (непрерывное совершенствование)
Кайдзен – это как ежедневная тренировка для вашего бизнеса, которая со временем набирает силу. Японская концепция кайдзен, или непрерывного совершенствования, идеально подходит для совершенствования процессов. Когда вы постоянно совершенствуетесь, ваш бизнес может преуспеть и развиваться.
Кайдзен фокусируется на трех типах неэффективности процессов:
- Muda (расточительство) – процессы, которые потребляют ресурсы, но не приносят пользы
- Mura (несогласованность) – несогласованные рабочие процессы, приводящие к неэффективности
- Muri (избыточность) – чрезмерное использование ресурсов, например, изношенное оборудование или перегруженные работой сотрудники
Кайдзен поощряет частые и итеративные корректировки, основанные на концепции, что всегда есть возможность для улучшения. Так, сотрудники склада могут найти более быстрый маршрут для отбора товара, сэкономив несколько секунд на каждом заказе, что в сумме составит несколько часов в течение недели.
7. Анализ пяти “Почему?”
Этот метод предполагает постоянное задавание вопроса “Почему?” для выявления первопричины проблемы. Вы начинаете с вопроса, касающегося широкой проблемы с высоким уровнем воздействия. Каждый последующий вопрос направлен на выявление первопричины. В конечном итоге, примерно через пять вопросов, ответ на вопрос и будет являться первопричиной. Вот пример:
- Почему высок процент брака? Многие изделия не соответствуют спецификации по размерам
- Почему они не соответствуют требованиям к размерам? Режущий инструмент неточен
- Почему режущий инструмент не точен? Он изношен
- Почему он изношен? Он давно не заменялся
- Почему он не был заменен? Отсутствует график регулярного технического обслуживания
Если машина постоянно ломается, вы задаете вопрос “Почему?”, пока не найдете основную проблему, например, плохое техническое обслуживание, и затем устраняете ее, чтобы предотвратить будущие поломки.
8. Теория ограничений (ТОС)
TOC – это как детектор узких мест, который фокусируется на самом медленном этапе процесса. Если заказы запаздывают с упаковкой, вы улучшаете этот этап, чтобы ускорить весь процесс и быстрее доставить продукцию клиентам.
9. Kanban
Метод “Канбан” можно представить себе как диспетчерский пункт управления процессом. Он использует визуальные карточки на досках Канбан – физических или цифровых – для отслеживания прохождения работ по этапам. Если команде разработчиков программного обеспечения нужно исправить слишком много ошибок, доска Канбан показывает, как можно управлять рабочей нагрузкой, чтобы предотвратить перегрузку и обеспечить выполнение сотрудниками основных задач.
Начните улучшать процессы прямо сейчас с помощью Ноушен
Повышение эффективности не за горами. Используя соответствующую методологию совершенствования процессов, вы сможете перестроить свою команду и улучшить рабочие процессы, чтобы воспользоваться преимуществами непрерывного совершенствования.
Благодаря объединению рабочей группы в единое рабочее пространство можно сразу же добиться улучшения рабочих процессов. Ноушен предлагает настраиваемые шаблоны и базы данных, к которым каждый может легко получить доступ и доработать. Приступайте к работе уже сегодня.