Если вы создаете продукт или услугу, ваша цель — удовлетворенность потребителя. Из этого вытекает все остальное, чего вы хотите достичь. И чем быстрее клиенты получат ваш продукт или услугу, тем больше они будут довольны.
Но очень многое зависит от того, как доставить продукт или услугу клиентам. Чтобы управлять временем и ускорить процесс, необходимо знать, сколько времени ваша команда тратит на каждый этап жизненного цикла продукта — от его разработки до получения. А время выполнения заказа — это то, что необходимо рассчитать для определения полного срока реализации продукта или услуги, чтобы внести улучшения и избежать «узких мест».
Что такое время выполнения заказа?
Время выполнения — это количество времени, необходимое для завершения какого-либо процесса, будь то задача, проект или личное обязательство. Вы можете использовать термин «ведущее время» для определения любого процесса, который вы хотите выполнить в своей компании или в своей команде, начиная от внутренних рабочих процессов и заканчивая планированием поставок. Но чаще всего он используется в следующих видах деятельности.
Управление цепочками поставок
В данном случае время выполнения заказа — это время, необходимое поставщику для представления готовой продукции к отгрузке. Это время охватывает весь период от момента получения поставщиком заказа до момента его отправки, но не включает время, необходимое для доставки товара.
Допустим, вы заказываете в интернет-магазине индивидуальный продукт — кружку с дерзким слоганом «Самый лучший в мире коллега». После того как вы разместили этот заказ, время выполнения цепочки поставок охватывает время, необходимое производителю для обработки вашего заказа, создания изделия и его отправки.
Производство
В данном случае речь идет о производственном времени кружка, или времени, необходимом для создания продукта от начала до конца. Знание сроков изготовления продукции имеет решающее значение для формирования соответствующей цепочки поставок, а также сроков закупки и получения продукции.
Закупки и получение
Это время охватывает весь период от момента нажатия кнопки «Добавить в корзину» до того, как кружка окажется на пороге вашего дома. Поставщики должны понимать, сколько времени занимает этот процесс, чтобы дать вам точную оценку времени доставки при покупке.
Управление проектами
В управлении проектами под временем выполнения понимается время, необходимое для выполнения задачи или проекта в целом. Руководители проектов часто предоставляют прогнозы сроков выполнения этих задач, чтобы сотрудники, клиенты и заинтересованные стороны понимали свои ожидания.
7 межотраслевых типов времени опережения
Независимо от отрасли, в которой вы работаете, понимание различных сроков выполнения операций поможет вам оценить, как вы расходуете свое время, и проконтролировать достижение целей управления временем в вашей команде. Ниже приведены семь примеров времени выполнения работ в разных отраслях:
- Под управленческими решениями понимается время, необходимое руководству для утверждения решения, например, о выборе поставщика или системы управления запасами.
- Под утверждением проекта понимается время, затрачиваемое клиентом на утверждение проекта.
- Время подготовки материалов — это время, необходимое для получения материалов, например, керамики для кружки. Обычно компании используют логистическое программное обеспечение или шаблоны для сокращения времени подготовки материалов и избежания дефицита и проблем с пополнением запасов.
- Заказ на продажу — это время, которое требуется поставщику для выполнения заказа клиента.
- Разработка продукта — это весь период создания продукта, начиная с этапа мозгового штурма и заканчивая моментом, когда продукт готов к использованию или покупке.
- Время, затрачиваемое на подбор персонала, охватывает время, необходимое для поиска и найма нового сотрудника. Если это время затягивается, то Вы можете столкнуться с перегруженными работой сотрудниками, а также с теми, кто найдет другую работу до того, как получит Ваше предложение. В некоторых сферах деятельности или отраслях время поиска может быть более продолжительным.
- Время выхода на рынок охватывает период разработки концепции и выпуска на рынок продукта или услуги.
Компоненты с запасом времени
При расчете времени выполнения заказа обычно учитывается некоторая комбинация следующих компонентов:
- Проверка — заказчикам, менеджерам или разработчикам продукции может потребоваться осмотреть изделие на предмет соответствия определенным требованиям.
- Транспортировка — может включать в себя приобретение материалов, транспортировку продукта между производственными площадками и отправку его заказчику.
- Хранение — иногда необходимо хранить готовый продукт до его отправки или держать незавершенный продукт, пока он ожидает доработки другой командой.
- Ожидание — различным отделам может потребоваться больше времени, чтобы приступить к работе над продуктом, переданным им другой командой, или производственной команде может потребоваться подождать новых поставок.
- Обработка — сюда можно отнести обработку платежей клиентов или инвесторов, или даже время, необходимое используемому вами инструменту для выполнения определенной задачи, связанной с продуктом, над которым вы работаете.
- Планирование — многие сроки выполнения заказа включают время, затраченное на планирование продукта или услуги, например, встречу с клиентами для обсуждения их потребностей или мозговой штурм с командой для составления блок-схемы, описывающей процесс создания продукта.
- Спрос со стороны клиентов — это влияет на время выполнения заказа, поскольку при увеличении спроса может увеличиться время между получением заказа и его доставкой.
- Потенциальные «узкие места» — в расчет времени выполнения заказа можно включить возможные препятствия или финансовые затруднения, чтобы иметь некоторый запас на случай наихудших сценариев.
Как рассчитать время выполнения заказа
Не существует универсальной формулы времени подготовки, поскольку расчет зависит от того, для чего создается время подготовки. Но поскольку люди чаще всего используют время ожидания в цепочке поставок и управлении производством, наиболее распространены две формулы:
- Время ожидания = дата поставки заказа — дата запроса заказа
- Время ожидания = задержка поставки + задержка перезаказа
Настройте эти простые формулы в соответствии со своими потребностями.
Если вы рассчитываете время вывода на рынок нового приложения, то первую формулу можно использовать следующим образом:
Время опережения = дата окончания проекта — дата начала проекта
Если вы рассчитываете время выполнения проекта, в котором ожидается несколько задержек со стороны клиентов и финансирования, то вторую формулу можно изменить следующим образом:
Время выполнения = сроки выполнения проекта + задержка рассмотрения проекта клиентом + задержка ожидания финансирования.
Можно также попросить сотрудников использовать систему учета рабочего времени, например Clockify, в течение длительного периода (например, месяца или года) и оценить эти показатели, чтобы определить среднее время выполнения определенных проектов и процессов.
Улучшение сроков выполнения заказа с помощью системы Ноушен
Понимание того, сколько времени занимает процесс от начала до конца, является отличным способом эффективного управления своим временем и выявления слабых мест. Если вы хотите сократить время выполнения заказа в определенной области, вы можете использовать эту информацию для внесения изменений, например, наладить партнерские отношения с более оперативными поставщиками или более эффективно делегировать задачи.
Чтобы еще больше улучшить управление временем, отслеживайте сроки выполнения работ в подключенном рабочем пространстве Ноушен, чтобы все понимали, сколько времени должны занимать те или иные процессы. Начните уже сегодня с шаблона, например, планировщика приоритетов, документа по определению приоритетов задач или ежедневного списка дел. Или воспользуйтесь нашей галереей шаблонов, чтобы найти что-то идеально подходящее для ваших нужд.