Существует тонкая грань между эффективным и неэффективным совещанием. В то время как одни совещания важны и имеют большое значение, другие могут превратиться в пустую трату времени и помеху для концентрации внимания.
Время — самый важный ресурс каждого человека. А с точки зрения организации, у команд руководителей часто бывает мало времени. Поэтому, когда проводятся совещания на уровне руководителей (втиснутые в их плотные графики), важно сделать их максимально эффективными. Охватит ли это совещание достаточный объем информации? Обеспечит ли она точный контекст? Решаем ли мы здесь самые насущные проблемы компании?
Вот тут-то и приходит на помощь встреча 10-го уровня.
Что такое совещание 10-го уровня?
Совещание уровня 10 — это еженедельное 90-минутное совместное совещание руководителей с одинаковой повесткой дня. В конце каждого совещания участники быстро оценивают его по шкале от 1 до 10 в зависимости от того, насколько хорошо они соблюдали формат совещания и насколько продуктивным оно было.
Совещания 10-го уровня проводятся в соответствии с определенным набором принципов:
- В тот же день и в то же время: Эти встречи проводятся еженедельно в один и тот же день и время.
- Продолжительность 90 минут: Каждое совещание длится ровно 90 минут и проводится в соответствии со строгой повесткой дня (о том, как должна выглядеть повестка дня, мы расскажем ниже).
- По расписанию: Они всегда должны начинаться и заканчиваться вовремя. Это означает, что все присутствующие должны быть в зале на пять минут раньше, чтобы можно было начать прямо с места и закончить на 85-й минуте.
Для того чтобы встреча 10-го уровня прошла успешно (и была оценена участниками на 10/10), всем участникам следует заранее потратить несколько минут на подготовку к ней и просмотреть записи встреч за предыдущую неделю . Идея состоит в том, чтобы постепенно корректировать ход встречи, чтобы она прошла на 10/10.
Совещания 10-го уровня были созданы организацией Entrepreneurial Operating System (EOS ), состоящей из успешных предпринимателей, которые собрали полный набор инструментов, помогающих компаниям развиваться. В настоящее время более 100 000 компаний используют их методы.
Когда бизнес-консультанты EOS попросили своих клиентов из числа руководителей оценить свои совещания, средняя оценка оказалась очень низкой — около 4/10. Чтобы повысить качество совещаний на уровне руководителей, компания EOS создала «Совещание 10-го уровня» — жесткую структуру для построения таких ценных совещаний для руководителей. Целью было создание таких совещаний, которые решают проблемы, продвигают повестку дня и помогают компаниям развиваться.
Почему ваш стартап должен использовать встречи Level 10?
Использование совещания 10-го уровня может облегчить работу руководящего состава, позволяя придерживаться графика и уважать множество других приоритетов каждого. Если совещание затягивается, значит, вы делаете это неправильно. Кроме того, расписание побуждает всех быть более лаконичными и быстро излагать свои мысли, что позволяет еще больше сэкономить время.
Совещания 10-го уровня также помогают отслеживать цели компании и убедиться в том, что все члены команды руководителей находятся на одной волне. Первая часть совещания посвящена анализу ключевых данных и выявлению проблем.
Эти встречи также отлично подходят для решения проблем — большую часть встречи вы проводите, работая над вопросами, обсуждая варианты и находя решения. Поскольку сначала всегда решаются наиболее важные вопросы, на встречах 10-го уровня решаются самые приоритетные проблемы, с которыми сталкивается ваш стартап.
Встречи 10-го уровня — это быстрое и эффективное взаимодействие, поэтому очень важно придерживаться повестки дня. Каждую неделю встречи проходят по одной и той же программе.
Повестка дня совещания уровня 10 для рационализации ваших совещаний
Помимо градации совещаний от 1 до 10, единственное, что действительно отличает совещания 10-го уровня, — это их строгая повестка дня. Структура должна быть одинаковой каждый раз. Цель состоит в том, чтобы быстро проанализировать текущие или прошлые вопросы и провести большую часть встречи, определяя и решая текущие проблемы.
Совещания 10-го уровня — это совместная работа, и каждый должен поделиться своими наработками по каждому разделу повестки дня. Для того чтобы не сбиться с пути, рекомендуется ограничить количество участников до пяти-восьми человек.
Первые пять разделов предназначены для рассмотрения и обозначения вопросов, а не для решения проблем. Все, что было отмечено, должно быть перенесено в раздел «Вопросы». Когда вы перейдете к этой части совещания, у вас будет целый час для работы над решениями.
Хорошие новости (5 минут)
Это начало встречи. Каждый может поделиться одной приятной новостью из личной жизни или бизнеса — от успешной кампании до появления нового питомца. Это добавит человеческий фактор, оживит разговор и начнет встречу на позитивной ноте.
KPIs (5 минут)
Следующим пунктом повестки дня является обзор ключевых показателей компании: EOS называет это » Картой показателей». Это могут быть любые показатели, связанные с выручкой, оттоком, ростом — все, что вы определили как наиболее важные 10-15 показателей для вашей компании в целом.
Каждый участник может представить показатели, относящиеся к его компетенции, но если вы хотите сэкономить время, можно попросить ведущего совещания отправить команде напоминание о необходимости заранее внести цифры.
Квартальные цели (5 минут)
Проанализируйте три-семь наиболее важных квартальных целей вашей компании: EOS называет их » камнями». Скалы — это важные приоритеты, на выполнение которых требуется более семи дней (в то время как все, что занимает менее семи дней, заносится в список дел). Например, «скалой» может быть увеличение выручки на X% в течение следующих 90 дней или привлечение Y средств инвесторов. Все участники совещания быстро сообщают о состоянии всех «камней», которые они курируют.
Заголовки для клиентов или сотрудников (5 минут)
Здесь каждый участник рассказывает краткую информацию о клиенте или сотруднике. Это могут быть как хорошие, так и плохие новости, но они должны быть сфокусированы на основных моментах, не вдаваясь в подробности: закрытие или потеря сделок, продвижение по службе, крупные проекты.
Проанализировать список дел за прошлую неделю (5 минут)
Ваш список дел должен быть динамичным, и он будет меняться каждую неделю. Дела поменьше, чем скалы. Подумайте: назначить важный звонок инвестору или запустить новый проект. Вы должны успеть выполнить их в течение ближайших семи дней.
Просмотрите список дел за прошлую неделю и вычеркните все выполненные пункты. По мнению EOS, каждую неделю следует стремиться выполнять не менее 90% списка.
Проблемы IDS: Выявление, обсуждение, решение (60 минут)
Это самая насыщенная часть встречи, которая должна занять целый час. Здесь вы займетесь решением проблем, выявленных в предыдущих разделах. Расположите проблемы в порядке их приоритетности, а затем решайте их по порядку.
EOS рекомендует использовать три шага для решения проблем в команде: IDS, или Identify, Discuss, and Solve.
Идентификация: Определите реальную проблему всей командой. Иногда проблема очевидна, но в других случаях вам придется покопаться в себе, пока вы не определите ее суть и не придете к единому мнению.
Обсудить: Обсудите проблему со всех сторон. Это должна быть открытая беседа в режиме мозгового штурма, в ходе которой можно предложить любой вариант, решение или идею.
Решить: Обсудив возможные варианты, примите решение о том, как решить проблему, и определите один или два пункта действий для реализации решения. Внесите пункты действий в список дел на следующую неделю.
Например, допустим, один из ваших ведущих клиентов недоволен и говорит о том, что не будет продлевать контракт:
Определите проблему: Допустим, клиент недоволен, потому что ему кажется, что он не получает достаточного индивидуального внимания, несмотря на то, что является одним из самых крупных ваших клиентов.
Обсудите: Как мы можем помочь этому клиенту почувствовать свою значимость? Нужно ли добавить больше людей в штат? Выделить больше часов на выполнение контракта? Или клиент ведет себя неразумно?
Решение: Вы решаете сменить менеджера по работе с клиентами и добавить еще двух человек в штат. Ваш генеральный директор позвонит им, чтобы сообщить об этом и уточнить, что еще им может понадобиться.
За 60 минут вы рассмотрите столько вопросов, сколько успеете решить, в порядке их приоритетности. Таким образом, самые важные вопросы всегда будут решены.
По истечении 60 минут закончите этот раздел, даже если в списке еще есть вопросы. Их можно отложить на следующую неделю.
Заключение (5 минут)
За пять минут до окончания встречи прекратите IDS-обслуживание и начните сворачиваться. В этой части вам нужно быстро выполнить три действия:
- Повторите список дел: Убедитесь, что все четко понимают, что и кто должен сделать.
- Распространить информацию: Обсудите, есть ли какая-либо информация, полученная в ходе встречи, которую необходимо передать остальным членам организации.
- Оцените свою встречу: Оцените свое совещание по шкале от 1 до 10. Для EOS наиболее важным критерием при выставлении оценки является то, насколько хорошо вы следовали повестке дня: Вовремя ли вы начали и закончили совещание? Удалось ли продуктивно проработать каждый пункт? Восемь — это минимальная оценка, к которой следует стремиться. Если вы получили меньше восьми баллов, обсудите причины этого и запланируйте на следующей неделе стремиться к более высокой оценке.
Помните, что структура Level 10 фиксирована, а повестка дня динамична: каждую неделю в список вопросов добавляются новые пункты, и после их обсуждения они переносятся в список дел на следующую неделю. Повестка дня также служит в качестве заметок, к которым команда может обращаться в перерывах между встречами.
Используйте Ноушен для создания шаблона совещания уровня 10 (или любого другого шаблона совещания)
Теперь, когда вы ознакомились с основами проведения совещаний 10-го уровня, используйте Ноушен для создания динамического шаблона совещания 10-го уровня или посмотрите нашу галерею шаблонов. С помощью Ноушен можно отметить участников совещания из числа руководителей, поделиться подготовительными материалами, обновить пункты действий и отслеживать изменения по ходу совещания.