По мере роста бизнеса растет и команда. А с ростом команды становится все труднее отслеживать обязанности каждого из участников проекта. Кто и когда связывается с поставщиками? Кто отчитывается перед другими членами команды за выполнение конкретных задач? Кого следует информировать о новых решениях, даже если они в них не участвуют?
Диаграмма RACI дает ответы на эти и другие вопросы. Вы можете отслеживать выполнение заданий и роль каждого члена команды, даже если от него требуется только знать, что определенная задача выполняется.
Что такое диаграмма RACI?
Диаграмма RACI, или матрица RACI, представляет собой таблицу или базу данных, в которой перечислены все задачи, которые необходимо решить команде, а также уровень ответственности каждого члена команды: ответственный, подотчетный, консультируемый и информируемый.
Модель RACI — это не только один из самых простых в построении и использовании инструментов управления проектами, но и простой способ держать всех членов проектной группы в курсе событий.
Представьте, что вы начинаете новый проект. Несколько ключевых членов команды будут выполнять работу, но еще несколько человек должны следить за ней и убедиться, что все идет гладко. Диаграмма RACI позволяет определить, чего вы ожидаете от каждого участника. Вся команда может быстро сослаться на диаграмму, чтобы увидеть каждую роль в проекте и то, кому она отведена, чтобы ни одно дело не осталось без внимания.
Базовый пример диаграммы RACI может выглядеть следующим образом:
Что означает термин RACI?
Аббревиатура RACI расшифровывается как «ответственный», «подотчетный», «консультируемый» и «информируемый». Вот несколько более подробная информация о каждой роли и о том, чего могут ожидать назначенные на нее сотрудники:
Ответственный
В каждом проекте есть ответственные лица. Речь идет не просто о своевременном приходе на работу — у этих людей есть одна или несколько задач, за выполнение которых они непосредственно отвечают. Ответственный член команды обычно должен выполнить задачу (большую или маленькую), но это может быть и сопутствующее действие, например, пересмотр заданий или общение с заинтересованными сторонами.
Подотчетные
У каждой задачи есть как минимум один подотчетный человек, который обеспечивает знание ответственными членами команды сроков и требований проекта. Ответственные члены команды, как правило, занимают руководящие или хотя бы какие-то руководящие должности, поскольку они следят за работой других членов команды.
Лучше всего иметь только одного или двух подотчетных людей. В противном случае судьба проекта будет заключаться в бесполезных совещаниях для того, чтобы держать в курсе событий слишком много людей.
Консультации
Ответственное лицо ставит задачу, а подотчетное лицо контролирует ее выполнение. Для выполнения этой задачи консультант предоставляет информацию, необходимую для ее выполнения. Это может быть эксперт в данной области или человек, который знает, каковы ожидания.
Человек в этой роли вносит свой вклад в решение задач проекта, поскольку проект непосредственно влияет на его повседневную работу. Не каждая задача требует консультаций, но руководители проектов должны привлекать к работе все возможные заинтересованные стороны, чтобы ничего не упустить, в том числе и консультантов.
Информированные
Информированные члены команды — это именно информированные. Все, что им нужно сделать, — это знать, что задача будет выполнена. Не нужно втягивать информированных людей в тонкости каждого дела, но полезное электронное письмо, отправленное время от времени, в значительной степени способствует успеху проекта благодаря прозрачной коммуникации.
Каковы правила RACI?
Как и во всем остальном, что касается управления проектами, существуют правила для диаграмм ролей и обязанностей, таких как RACI. Чтобы сделать ее эффективным и полезным инструментом, необходимо дать команде четкие ожидания. Хорошая новость заключается в том, что эти правила интуитивно понятны.
- Каждая задача требует как минимум одного ответственного — это может быть один ответственный член команды, а может быть и десять. Но если никто не несет ответственности, то в результате ничего не получится, поэтому необходимо, чтобы был хотя бы один ответственный.
- Только одно ответственное лицо на задачу — наличие слишком большого числа ответственных лиц запутывает поток информации. Ограничение одним человеком (если нужно, то двумя) упрощает процесс согласования и указывает заинтересованным сторонам проекта, куда именно следует направлять эскалации.
- Не перегружайте членов команды — должен быть определенный баланс ответственных задач. Если вы заметили, что на одного разработчика приходится множество ответственных задач, добавьте еще одного, чтобы распределить работу. В противном случае люди перегорают, и проект может застопориться. В сутках не так много часов.
- Роль в каждой задаче для каждого — вы получаете роль, и вы получаете роль. Каждый получает свою роль! На вашей диаграмме RACI не должно быть пустых мест. Даже если большинство назначенцев просто проинформированы, вы не должны оставлять никого в подвешенном состоянии.
- Назначайте по одной роли на человека — подотчетное лицо также консультируется и информируется, поскольку ему необходимо знать детали задачи. В RACI это само собой разумеется. Не усложняйте ситуацию, назначая одному и тому же лицу несколько ролей.
Когда следует использовать диаграмму RACI
Диаграмма RACI используется при работе над проектами с множеством задач и людей с различными обязанностями. Другими словами, используйте ее в любое время, когда вам нужно организовать назначенных лиц. В методологиях Agile и Scrum диаграммы RACI могут использоваться либо как интеграция, либо как отдельная часть жизненного цикла проекта.
Следует помнить, что диаграммы RACI иногда добавляют ненужный уровень сложности в небольшие проекты с четко предопределенными ролями. Если ваша команда работает над проектом, похожим на те, которые вы уже выполняли, то отслеживать детали команды, возможно, и не нужно — все участники и так знают, что им делать. Но если на горизонте маячат более крупные проекты, то, возможно, стоит начать работать с диаграммами RACI, чтобы все привыкли к этому процессу.
Более масштабные и долгосрочные проекты нуждаются в диаграммах RACI или аналогичных методах отслеживания. Чем больше заинтересованных сторон и дополнительных экспертов в предметной области, которые должны внести свой вклад, тем более важно фиксировать всю эту информацию. Подписать проектную задачу будет проще, если знать, кто за что отвечает.
Преимущества диаграммы RACI
Многие правила диаграммы RACI выполняют двойную функцию: вы ограждаете членов команды от слишком большого количества заданий и следите за тем, чтобы у каждого была своя роль. Диаграмма RACI также может помочь вам:
- Установить четкие ожидания — знание того, кто подотчетен, кто ответственен и т.д., устраняет любую возможную путаницу. Проект продвигается с уверенностью, а не с неопределенностью.
- Упорядочить коммуникацию — благодаря диаграмме RACI вы знаете, с кем и когда следует общаться, как и все остальные. Поскольку основное преимущество построения диаграммы RACI заключается в создании высокоуровневого представления о ролях в проекте, это существенно экономит время. Вам не придется выискивать людей, чтобы узнать их обязанности, что ускорит процесс подписания документов и позволит быстрее достичь намеченных рубежей.
- Легко информировать назначенцев — вся ваша команда (и не только) должна иметь доступ к диаграмме RACI, чтобы в случае изменения ролей все были в курсе. Вы можете отмечать людей, добавлять примечания и даже указывать статус каждой задачи, чтобы все всегда были в курсе событий.
Как создать диаграмму RACI
Создать RACI-диаграмму так же просто, как создать новую страницу в Ноушен и создать базу данных. Но для того чтобы внести в нее всю необходимую информацию, необходимо выполнить еще несколько практических шагов:
- Определите роли — потратьте время на составление списка всех членов команды и заинтересованных сторон и определите их роль. Соберите имена и названия должностей, а затем внесите их в шаблон диаграммы RACI — по одной колонке для каждого человека.
- Разбейте задачи — проанализируйте весь проект, чтобы определить, какие люди отвечают за те или иные задачи. Добавьте результаты в список задач. Старайтесь не объединять задачи, поскольку это может привести к путанице. Сохраняйте простоту.
- Назначьте RACI для каждой роли и задачи — сопоставьте задачи с членами команды и решите, какую роль в проекте должен играть каждый человек. У каждого должна быть своя роль, и только один человек должен нести ответственность за каждую задачу.
- Разрушьте силос — не делайте этого в одиночку. Общайтесь со своей командой, чтобы открыто обсудить роли и обязанности и устранить возможные дублирования.
- Встретьтесь с заинтересованными сторонами — обсудите диаграмму RACI с руководством и другими заинтересованными сторонами. Они могут заметить то, что вы упустили.
- Обновление диаграммы RACI — если ситуация меняется, обновите диаграмму RACI. Проекты имеют свойство меняться, поэтому диаграмма RACI должна быть гибкой. Быстро меняйте, добавляйте или вообще удаляйте элементы.
Организуйте свой проект с помощью Ноушен
С помощью Ноушен можно создать клонируемую диаграмму RACI для конкретного проекта. Вы можете связать ее с другими документами, например, с рамками проекта и командными вики, чтобы не искать информацию.
Но для организации проекта требуется не только диаграмма RACI. Используйте матрицу принятия решений для выбора следующего проекта или шаблон сортировки задач, чтобы устранить все нерешенные задачи. А для отслеживания всех событий создайте концентратор проектов и целей. Все это будет жить в Ноушен вашей команды.