Автоматизация задач: Как стать эффективнее на работе

Маркетинговая команда тратит часы на ручной ввод данных в электронную таблицу для новой кампании. Координатор по связям с общественностью, составляющий подробные информационные письма. Менеджер по работе с социальными сетями просыпается рано утром, чтобы в нужное время нажать кнопку «пост». Каждый из этих людей мог бы использовать программное обеспечение для автоматизации выполнения этих рутинных задач.

Возможно, вы даже не подозреваете о том, что автоматизация может сэкономить ваше время в рабочем процессе, а может быть, и завершить ваши дела лучше, чем вы сами.

Вот как автоматизировать задачи, чтобы облегчить повседневную работу и переключить внимание на задачи, требующие подлинного творчества и сосредоточенности.

Что такое автоматизация задач?

Автоматизация задач — это процесс использования программного обеспечения для выполнения задач, которые в противном случае выполнялись бы вручную, таких как создание документов, электронной почты и билетов. Это может быть создание постов в блогах с помощью искусственного интеллекта или использование команд электронных таблиц для поиска нужной информации в сложных данных. Программное обеспечение для автоматизации задач выполняет эти действия быстрее, чем это мог бы сделать человек, и без ошибок.

Как автоматизация задач улучшает рабочий процесс

Берегите свою энергию для выполнения основных обязанностей и сложных задач, а не для «холодной» электронной почты и сортировки данных.

Вот еще семь способов автоматизации задач, которые могут вам помочь:

1. Сокращение времени — уменьшите время, которое вы тратите на выполнение определенных задач, переложив их на инструмент автоматизации задач. Вы можете предоставить ему полный контроль или просто использовать его для проверки рутинных дел. Если вы пишете статью для блога, но не знаете, с чего начать, генератор текстов с искусственным интеллектом может за минуту предложить вам десятки идей, сэкономив ваше время за счет того, что он подготовит для вас основу.
2. Повышение производительности — отказ от низкоуровневых или низкоприоритетных задач позволяет направить силы на более важную работу, приносящую пользу бизнесу, например разработку стратегии и планирование проектов.
3. Повышение точности — автоматизация задач снижает риск человеческих ошибок. Люди не совершенны, а ручной ввод данных или другие повторяющиеся задачи являются питательной средой для мелких ошибок. Автоматизация сводит к минимуму риск опечаток и неправильного ввода данных в электронные таблицы.
4. Экономия средств — наем робота зачастую обходится дешевле, чем привлечение нового (человеческого) персонала и закупка расходных материалов. Автоматизация рутинных задач позволяет сократить расходы на ручной труд, накладные расходы и материалы.
5. Улучшение совместной работы — автоматизация позволяет автоматически получать новую информацию и поддерживать документацию в актуальном состоянии. Вместо того чтобы вручную обновлять вики, можно использовать автоматизацию для сбора заметок о совещаниях, информационных панелей и других документов. Ваша команда будет работать более эффективно и добиваться лучших результатов, поскольку все будут работать с одной и той же информацией в режиме реального времени.
6. Повышение удовлетворенности клиентов — автоматизированные инструменты для работы с тикетами и программы для сортировки помогают быстрее реагировать на запросы клиентов. Делегируя эти низкоуровневые задачи программному обеспечению, сотрудники службы поддержки могут сосредоточиться на поиске решений и помочь большему количеству людей за определенный промежуток времени. Кроме того, можно автоматически отправлять последующие электронные письма или рекламные акции, основываясь на поведении клиентов.
7. Поддержка устойчивого масштабирования — по мере роста бизнеса автоматизация задач позволяет поддерживать эффективность и продуктивность рабочих процессов. Вы можете масштабировать деятельность, не нанимая слишком много сотрудников и не откусывая больше, чем можно прожевать.

Как автоматизировать задачи: Пошаговое руководство

Чтобы не жертвовать качеством и эффективностью, применяйте систематический подход к автоматизации. Это должен быть инструмент, который вы используете с осторожностью, а не просто еще один пункт в вашем контрольном списке.

Вот пошаговое руководство, как начать автоматизацию и завершить список дел за меньшее время:

1. Составьте список всех своих задач

Начните с составления полного списка всех задач, которые вы регулярно выполняете. Сюда может входить все: от отправки электронной почты до создания отчетов или управления учетными записями в социальных сетях. Для учета всех задач можно использовать простую электронную таблицу или инструмент управления проектами, например Ноушен.

Если вы работаете в службе поддержки клиентов, то в ваш список могут входить такие задачи, как ответы на запросы клиентов, устранение неполадок и обновление записей о клиентах.

2. Определите, какие задачи необходимо автоматизировать

Определите, какие задачи можно автоматизировать, а какие лучше выполнять самостоятельно. Если вам нужна помощь в сортировке повторяющихся задач, попробуйте использовать шаблон узла автоматизации для организации и внедрения автоматизации в ваш ежедневный рабочий процесс.

Примеры автоматизации включают:

• Управление электронной почтой — управление переполненным почтовым ящиком отнимает много времени и сил, особенно у сотрудников отделов продаж и маркетинга, получающих большое количество входящей корреспонденции. С помощью программных средств автоматизации можно настроить фильтры, архивировать неактуальные сообщения и отправлять автоматические ответы. Например, фильтры могут автоматически маркировать и сортировать входящие письма по отправителю или использовать заранее написанные ответы для быстрого реагирования на распространенные запросы.
• Управление проектами — хотя некоторые аспекты управления проектами требуют человеческого вмешательства, некоторые из них лучше поддаются автоматизации, например распределение задач, создание отчетов о ходе выполнения проекта и отправка напоминаний о сроках выполнения. Исключив эти задачи из ежедневного рабочего процесса, вы сможете уделять больше времени «мозговому штурму» и управлению членами команды для поддержания мотивации каждого.
• Размещение информации в социальных сетях — социальные сети являются мощным инструментом, если вы пытаетесь привлечь к себе внимание аудитории. Однако регулярная публикация контента на нескольких платформах отнимает много времени. Простые решения для автоматизации позволяют планировать и публиковать посты на разных платформах, отслеживать показатели вовлеченности и отвечать на комментарии и сообщения. Вы сэкономите время и улучшите как последовательность, так и качество своего контента в социальных сетях.
• Управление данными — ввод данных утомителен и чреват ошибками, особенно если вы имеете дело с большим объемом данных. Вместо того чтобы тратить часы на их сортировку, можно автоматизировать задачи проверки, ввода и обработки данных, например, извлечение данных из электронных писем или документов и занесение их в электронные таблицы или базы данных. Это повышает точность и снижает риск ошибок и дублирования.
• Создание и организация документов — автоматизация ведения документов, которые вы используете каждый день, например договоров, предложений и отчетов. Различные виды автоматизации позволяют упростить создание шаблонов и автоматически форматировать важные документы.

3. Выбор средства автоматизации

Каждый инструмент предлагает различные функции и интеграции, поэтому важно найти тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям, исходя из задач, которые вы хотите оптимизировать. Хотя каждая ситуация индивидуальна, Ноушен AI может оказаться тем, что вы ищете. Его можно интегрировать прямо в рабочее пространство Ноушен. И если некоторые инструменты выполняют только одну задачу, то Ноушен AI может автоматизировать множество различных типов задач, таких как подведение итогов совещаний, превращение абзацев в визуализацию данных и создание копий (это лишь некоторые из них).

4. Начните работу

После того как вы выбрали инструмент, пора приступать к автоматизации.

Начните с наиболее трудоемких и повторяющихся задач и продвигайтесь по списку. Если вы никогда раньше не использовали средства автоматизации, поэкспериментируйте, чтобы определить, какие процессы работают лучше всего. Обязательно протестируйте автоматизированные рабочие процессы, чтобы убедиться в их работоспособности, и при необходимости внесите в них изменения.

Если вы используете искусственный интеллект Ноушен AI для создания продающих писем, перечитайте их и проверьте, правильно ли они подобраны по тону для вашей целевой аудитории. Попробуйте дать искусственному интеллекту новые подсказки, чтобы получить разные результаты. Возможно, вы создадите редактируемый проект с первой попытки, а возможно, придется поэкспериментировать — но это часть пути (и часть удовольствия).

Делать меньше, чтобы делать больше

Автоматизация задач позволяет сократить количество ежедневных повторяющихся задач. Вы сможете оптимизировать бизнес-процессы и высвободить время для выполнения задач, которые позволят повысить эффективность работы организации на более высоком уровне.

Несмотря на растущее число приложений для автоматизации, Ноушен AI — это хорошее место для начала. Оно удобно в использовании, а его передовые алгоритмы конкурируют с лучшими на рынке. Попробуйте Ноушен AI сегодня и узнайте, как мы можем помочь вам автоматизировать работу, улучшить управление задачами и подготовку электронных писем.