Автоматическое создание повторяющихся задач, заметок о встречах и документов с помощью шаблонов повторяющихся баз данных. Теперь поддерживать список дел в актуальном состоянии, планировать встречи и регулярно генерировать всевозможный контент стало проще, чем когда-либо.
Наша личная и профессиональная жизнь состоит из привычек, задач и событий, которые происходят ежедневно, еженедельно или ежемесячно. С помощью повторяющихся шаблонов баз данных Notion можно один раз создать шаблон страницы и настроить его на создание новых записей в базе данных так часто, как это необходимо.
В этом руководстве мы покажем, как использовать повторяющиеся шаблоны баз данных для создания повторяющихся задач, встреч и документов в рабочем пространстве.
Постройте повторяющийся шаблон один раз, и он будет создавать записи в базе данных автоматически
Шаблоны баз данных ускоряют работу и помогают стандартизировать процессы. Вы можете быстро воссоздать тот или иной тип документа, повестку дня совещания, задачу или проект на основе уже созданного шаблона.
Благодаря шаблонам вам не придется создавать страницы в базе данных с нуля. Узнайте о том, как работают шаблоны баз данных, из этого видеоруководства.
Шаблоны баз данных позволяют предварительно заполнить страницы базы данных, например, заметки о еженедельных совещаниях по синхронизации. Все заголовки, подсказки и пункты уже прописаны и готовы к работе. Можно даже отметить тех, кто всегда присутствует на собрании, и присвоить им нужную категорию.
Если не использовать повторяющиеся шаблоны, то все равно придется каждый раз вспоминать, что нужно создать эту запись, а при таком количестве работы все, что позволяет сэкономить силы (и сократить количество кликов), является бонусом.
Теперь представьте себе задачу, которую один из членов вашей команды должен выполнять каждое утро понедельника. Создаете ли вы каждую неделю новую запись в базе данных “Задачи” своей команды? Или, выполнив задание, они переносят его обратно в колонку “To Do” и меняют дату выполнения?
Оба эти подхода работают, но могут быть несколько громоздкими, и есть риск, что задачи будут забыты.
С помощью повторяющихся шаблонов базы данных теперь достаточно один раз создать шаблон для задачи, совещания или документа. Затем можно настроить его на повторение так часто, как это необходимо, и элемент будет автоматически создан в базе данных. Останется только заполнить его или поставить галочку.
Как создать повторяющиеся шаблоны в базе данных
Чтобы создать повторяющийся шаблон в базе данных, сначала создайте шаблон базы данных обычным способом – перейдите в выпадающий список “Новый”, выберите “+ Новый шаблон” и начните редактировать свою страницу.
Затем нажмите кнопку “…” рядом с новым шаблоном в выпадающем меню. Выберите “Повторять” и укажите, как часто вы хотите создавать записи по этому шаблону. Вы можете выбрать каждый день, неделю, месяц или год или перейти к пункту “Пользовательский”. Здесь можно дополнительно настроить частоту повторения и выбрать, например, какой шаблон будет появляться раз в 3 дня, во вторник и четверг каждую неделю или раз в 2 месяца.
После выбора периодичности в базе данных будет появляться новый элемент, основанный на вашем шаблоне, когда придет время. Аналогичным образом можно превратить любой из существующих шаблонов в повторяющийся. Если вы захотите прекратить повтор шаблона, вы можете либо удалить его полностью, либо перейти к настройкам шаблона и отключить функцию “Повтор”.
Используйте повторяющиеся шаблоны в различных вариантах работы с командой
Повторяющиеся шаблоны баз данных ускоряют и стандартизируют работу, позволяя уделять больше времени наиболее важным делам и меньше – утомительным административным задачам.
Их можно использовать для автоматизации многих видов работ по управлению проектами.
Вот несколько различных способов использования повторяющихся шаблонов баз данных в своей рабочей области:
Создавайте повторяющиеся задачи для регулярных действий
Установите шаблон повторяющейся задачи в базе данных задач один раз, и вы можете быть уверены, что она всегда будет появляться в вашем списке “дел”, когда придет время.
Вы можете создать повторяющиеся задачи по заполнению ежемесячного отчета в конце каждого месяца, уборке рабочего стола каждую пятницу после обеда или даже тратить 30 минут в день на ответы на электронные письма.
Вам не нужно беспокоиться о том, чтобы постоянно переделывать эти повторяющиеся билеты. Вместо этого можно просто сосредоточиться на их выполнении.
Используйте повторяющиеся документы для составления еженедельных сводок, обновления проекта и т.д.
Вы можете столкнуться с тем, что каждую неделю создаете документы с кратким описанием состояния всех текущих проектов или общей информацией о команде. Вы всегда делаете это в одно и то же время каждую неделю и используете один и тот же формат для составления документа.
Это прекрасная возможность использовать повторяющийся шаблон. Создайте повторяющийся шаблон для документа с готовыми заголовками, пулями и текстовыми блоками, чтобы вам оставалось только заполнить его ключевой информацией. Если у вас уже есть существующий шаблон, просто перейдите к опциям, выберите “Повторять” и укажите частоту.
Повторяющийся шаблон будет отображаться как “созданный” Notion automation – не забудьте настроить представления и фильтры соответствующим образом, когда начнете использовать их в своем рабочем пространстве!
Планирование повторяющихся заметок для регулярных встреч в календаре
Еще одно удобное применение повторяющихся шаблонов – заметки о совещаниях. Вы знаете, что каждый понедельник утром у вас проходит еженедельная планерка, а каждый четверг – общекорпоративное совещание.
Чтобы не создавать каждый раз новую страницу, можно создать повторяющиеся шаблоны базы данных в базе данных заметок о собраниях и запланировать их на время проведения этих собраний.
Для ежемесячных общих собраний, еженедельных синхронизаций и ежедневных совещаний можно автоматически создавать повестку дня, которую могут добавлять члены команды. Они получат уведомление, когда будут отмечены в ней, и можно даже создать представление совещаний и связать его с приглашением в календарь повторяющихся встреч.
Создание повторяющихся шаблонов в любом месте рабочего пространства компании
Повторяющиеся шаблоны баз данных можно использовать в любой базе данных, где требуется автоматически генерировать элементы на основе шаблона.
Например, в вики или базе знаний вашей компании есть база данных для квартальных целей, вы можете создать шаблон для планирования и документирования OKR. Затем его можно настроить на повторное создание каждые 3 месяца, чтобы он был готов к заполнению после ежеквартального совещания руководства.
Или, если у вас есть база данных для еженедельных объявлений, которые каждый может прочитать и внести в них свой вклад, повторяющийся шаблон может оказаться полезным.
Даже финансовая служба может использовать повторяющиеся шаблоны, когда приходит время создавать ежемесячные счета-фактуры.