Продуктивность — это постоянное колебание: иногда вы пытаетесь сделать слишком много, а иногда вам кажется, что вы делаете недостаточно. В первом случае вы переутомляетесь, а во втором — чувствуете себя немотивированно. Баланс трудно найти, но на рабочем месте он необходим, чтобы бороться с выгоранием и при этом выполнять повседневные задачи.
Повышение производительности может показаться невозможным, особенно если у вашей команды и так много работы. Но если выработаете лучшие привычки и будете отслеживать свой прогресс, это поможет вам успевать больше за меньшее время.
Вот как повысить производительность труда на рабочем месте, управлять рабочей нагрузкой и с легкостью вычеркивать все дела.
Что такое производительность?
Производительность измеряет соотношение между затраченными усилиями и результатами работы. Если за день вы выполняете много задач, то производительность труда выше, чем если бы вы отвлекались и работали медленно. Но дело не только в количестве времени, затраченного на получение результата; продуктивность — это сочетание эффективности вашей работы с качеством и количеством готового продукта.
На рабочем месте быть продуктивным — значит быть последовательным и эффективным при выполнении заданий, будь то в команде или индивидуально. Для каждого человека и для каждого рабочего места продуктивность выглядит по-разному, но этот процесс может включать в себя постановку целей, многозадачность и вовлеченность сотрудников.
Почему важна производительность труда?
Продуктивность на рабочем месте определяет, насколько эффективно работает ваша команда, а значит, напрямую влияет на результаты и общий успех. Вам необходимо создать культуру и систему ценностей, в которой приоритет отдается основным задачам и значимой работе, а не повседневной монотонности, которая может замедлить работу коллектива.
Производительность труда также способствует:
- Культура труда и моральный дух — вовлеченный сотрудник работает продуктивнее, а когда он добивается большего, у него появляется еще больше мотивации продолжать работу. Эффективность и производительность на рабочем месте создают цикл, способствующий повышению морального духа и производительности.
- Бизнес-цели и результаты — когда ваша команда работает более продуктивно, она производит более качественную работу и в большем объеме. Вы быстрее достигнете поставленных целей и получите время и пространство для завершения большего количества проектов.
- Удержание сотрудников — сотрудники могут потерять интерес к работе, если они не видят плодов своего труда. Если их усилия постоянно приводят к нулю, они чувствуют себя демотивированными и становятся менее продуктивными, что может повлиять на уровень удержания сотрудников. Поощрение привычек, способствующих повышению производительности, помогает предотвратить эту проблему.
Как измерить производительность труда на рабочем месте
Производительность труда можно измерить с помощью уравнения: объем произведенной работы разделить на объем вложенного труда. Это показывает, сколько вы производите в зависимости от того, сколько вы вкладываете. Однако определения этого уравнения — то, как вы характеризуете работу и усилия, и то, что для вас означает производительность, — сильно различаются на разных рабочих местах.
Создание показателей, применимых к вашему рабочему месту, может помочь вашей команде понять, как обстоят дела, и выявить области, требующие улучшения. Если вы работаете в агентстве графического дизайна с высокой производительностью, измерьте количество представленных вами дизайн-проектов. Если вы работаете в отделе продаж, измерьте количество новых предложений. Не в каждой отрасли есть четкие, измеряемые результаты, поэтому подойдите творчески к поиску того, что позволяет вашей команде чувствовать себя продуктивной или напрямую связано с успехом компании.
Попробуйте использовать инструменты тайм-менеджмента для отслеживания своей продуктивности. В одном месте можно ставить цели, следить за выполнением отдельных задач и списков дел, а также давать действенную обратную связь. В конце концов, измерение продуктивности — это создание общих ценностей и общих целей, которые могут быть достигнуты как компанией, так и сотрудниками.
Производительность не должна быть равна выгоранию
Производительность — это цель, но люди — не машины. Разработка детального плана повышения эффективности и увеличения объема работы может оказаться непосильной задачей, особенно если речь идет сразу о многих изменениях. Корректировка рабочего процесса представляет собой кривую обучения как для сотрудников, так и для работодателей, и важно дать им возможность учиться.
Вот три основные концепции, о которых следует помнить, делая упор на продуктивность на рабочем месте:
- Поощряйте постепенные изменения — независимо от того, идет ли речь об изменении привычек или смене места работы, необходимо время для привыкания. Если вы просите сотрудника выполнять больше задач, чем он обычно делает, начинайте медленно. Добавляйте по одному заданию в неделю и спрашивайте, как они справляются. Постепенно они найдут способы работать быстрее, но это не произойдет в одночасье.
- Продолжайте разговор — регулярные встречи помогут вам отслеживать производительность и моральное состояние сотрудников. Запланированные встречи один на один и возможность информирования всей команды дают возможность каждому начать разговор о своей производительности и продолжать совершенствоваться. Если попросить всех быть более продуктивными без каких-либо указаний, это не приведет к результатам.
- Пропускать ошибки — если вы пытаетесь повысить продуктивность всего коллектива, то, скорее всего, с первого раза у вас ничего не получится. Вы не сможете повысить производительность, отключив социальные сети или засыпав сотрудников уведомлениями. Дайте им понять, что вы открыты для обратной связи, и выслушайте своих сотрудников, когда они говорят о том, что их мотивирует.
7 способов создания продуктивного рабочего места
Не существует универсального подхода к повышению производительности труда. Каждое рабочее место, рабочий процесс и сотрудник отличаются друг от друга, поэтому попробуйте использовать комбинацию методов.
Вот семь вещей, которые можно сделать для повышения производительности и достижения большего результата:
1. Ограничить отвлекающие факторы в виде высоких технологий
Компьютеры, планшеты, телевизоры и смартфоны — все это отвлекает нас от работы. И хотя миниатюрный компьютер в ваших руках позволяет общаться и собирать информацию на лету, телефон также является местом, где вы найдете социальные сети и другие отвлекающие факторы, которые вам не нужны на работе.
Это не значит, что вы должны запереться в белой комнате с закрытым от воздуха компьютером. Наоборот, найдите способы сбалансировать работу и отвлекающие факторы.
Правило двух минут — один из способов повышения продуктивности: Если вы можете выполнить какое-то действие менее чем за две минуты, сделайте это. Вариацию этого правила можно применить и к отвлекающим факторам. Когда вы чувствуете необходимость прокрутить страницу или сделать перерыв, сделайте это, но ограничьтесь двумя минутами. Затем возвращайтесь к работе.
Техника Pomodoro — еще один инструмент управления временем, способствующий повышению производительности. Вы работаете 25 минут, затем делаете пятиминутный перерыв. Так продолжается четыре раза, после чего вы делаете более длительный перерыв. Вы будете балансировать между рабочим и личным временем, чтобы настроить свой мозг на максимальную продуктивность.
2. Создайте в офисе тихие и уединенные зоны
Не всем подходят общие столы и общественные офисы. Если слишком много разговоров негативно сказывается на продуктивности вашей команды, предложите компании оборудовать личные рабочие зоны. Эти зоны — тихие уголки или бронируемые частные кабинеты — существуют для того, чтобы сотрудники могли сосредоточиться, не отвлекаясь на окружающее их офисное пространство.
3. Улучшите свои привычки работы с электронной почтой
Постоянное пиканье электронной почты отвлекает вас от глубокой работы и переключает ваше внимание на несрочные сообщения. Попробуйте установить фильтры на свою электронную почту и настроить беззвучные уведомления во время блоков постоянной работы, чтобы, когда вы сосредоточены, вы оставались сосредоточенными. Если кому-то очень нужно связаться с вами, создайте систему, которая позволит довести сообщение до конца.
4. Разделить крупные проекты на более мелкие задачи
Крупные проекты могут быть пугающими и вызывать тревогу, мешающую продуктивности. Если разделить их на более мелкие и легко выполнимые задачи, их будет легче решать. Установите для каждой задачи достижимые цели и задачи, чтобы мотивировать всех участников проекта и дать им чувство выполненного долга каждый день.
5. Упорядочить списки дел по приоритетам
Как и в случае с крупными проектами, длинные списки дел могут стать источником стресса и повлиять на производительность. Вместо этого попробуйте распределить задачи по приоритетам, чтобы вы и ваша команда видели только самые важные дела, а после их завершения можно было переходить к менее срочным. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз, а не на огромном списке.
6. Снизить количество задач, которые вы решаете одновременно
Выполнение большого объема работы кажется хорошей идеей до того, как вы начнете ее выполнять. Иногда закончить много сложнее, чем кажется, и вы теряетесь в цифрах и сгораете.
Высокая производительность имеет свое место, когда наступает время кризиса. Но в целом сбалансированность рабочей нагрузки может привести к повышению производительности и качеству работы. Поощряйте своих сотрудников честно говорить о том, какую работу они могут взять на себя, и используйте такие организационные инструменты, как дорожные карты, для ее планирования.
7. Распределить обязанности
Еще один способ снизить объем задач — равномерно распределить их между членами команды. Командная работа и продуктивность существуют вместе — команды существуют для того, чтобы разделять нагрузку и оказывать взаимную поддержку. Вы не можете сделать все в одиночку. Убедитесь в том, что каждый человек имеет разумную для него рабочую нагрузку, и если кто-то из сотрудников более продуктивен, поощряйте его использовать свое время для помощи остальным.
Использование Ноушен для повышения производительности
Для запуска более продуктивных рабочих процессов требуются системы документирования и отслеживания, которые помогут вам достичь желаемого результата.
В Ноушен есть целый набор шаблонов, которые помогут вам в этом, например, наша панель управления работой и система отслеживания SMART-целей. Создайте измеримые и применимые на практике привычки, чтобы держать себя в руках и продуктивно работать, а также делиться достигнутым прогрессом с остальными членами вашей команды.