В 1920-х годах французский архитектор Ле Корбюзье разработал ряд архитектурных принципов, которые известны как «Пять принципов современной архитектуры». Ле Корбюзье считал, что эти пять принципов должны быть заложены в проект любого здания. Будучи генеральным директором или основателем стартапа, вы проектируете и строите высокопроизводительную организацию. Что же общего между строительством дома и созданием организации? Они оба зависят от команды, которая за ними стоит.
Точно так же, как для строительства прочного дома нужна надежная группа инженеров, архитекторов и строителей, для создания компании необходима сильная команда людей. Но одной хорошей команды недостаточно. Необходимо применять адекватные стратегии управления командой, которые позволят ей быть продуктивной.
Чтобы помочь вам повысить слаженность и эффективность работы команды, мы изложили пять принципов управления командой, которые вы можете немедленно внедрить в своей организации. Даже Ле Корбюзье был бы горд.
Связь между управлением командой и ее производительностью
Ответственность руководства заключается в том, чтобы убедиться, что все работают вместе для достижения общей цели. Несмотря на то, что командная работа делает мечту реальностью, команда хороша лишь настолько, насколько хорош ее лидер. Ключом к созданию продуктивной команды в вашей организации является правильное управление.
Чтобы понять связь между управлением командой и ее производительностью, рассмотрим социологический эксперимент 1993 года, в котором изучалось влияние руководства и производительности команды профессиональной бейсбольной команды. В ходе исследования было выявлено, что эффективность и производительность команды зависят от руководства.
Продуктивность работы команды зависит от общего понимания проекта,рабочих процессови соответствующих ролей каждого члена команды. Даже если ваша команда не собирается в ближайшее время размахивать битами, ее продуктивность все равно зависит от того, насколько эффективно вы ею управляете.
5 основ управления командой
Когда вы строите дом, первое, что вам нужно, — это собрать в одном месте эскизы, планы и всю прочую информацию, чтобы строители могли к ней обратиться. То же самое относится и к вашей организации. Важно, чтобы вся информация находилась в одном централизованном месте, чтобы ваши сотрудники имели под рукой проектные документы, записи совещаний и задачи, необходимые для эффективной работы.
Невозможно построить дом в одиночку. Для выполнения поставленных задач строителям приходится сотрудничать и общаться с другими членами команды. Точно так же и ваша команда должна общаться и взаимодействовать, чтобы быть продуктивной.
Однако такая обстановка должна быть создана руководством. Руководство должно общаться с командой, чтобы совместно определять задачи, необходимые для выполнения работы. Обстановка, в которой они работают, должна быть открытой и прозрачной, чтобы команда знала, насколько хорошо она работает.
Давайте более подробно рассмотрим пять принципов управления командой:
1. Надежная система/база управления знаниями
Мы уже писали о том, что знания — это ваш самый важный актив. Члены команды должны знать, как работает организация, чтобы правильно и продуктивно выполнять свои задачи. Инженеру необходимо знать, где находятся ключи API, а отделу продаж — где находится CRM. Наличие базы знаний, в которой указано, где находятся инструменты и важная информация, позволяет команде работать быстрее и продуктивнее. Менеджеры, как первые лица, отвечают за создание, поддержание и обеспечение доступности базы знаний для всех членов команды.
Накопление и документирование институциональных знаний помогает сотрудникам ознакомиться с деятельностью организации, что может привести к повышению производительности труда. Это особенно актуально, когда речь идет об обучении младших сотрудников и принятии на работу новых коллег. Хорошо задокументированные знания помогают ввести в курс дела всех сотрудников.
Внутренняя вики компании Figma — это универсальный ресурс, содержащий информацию и политику компании.
База знаний помогает членам команды работать более эффективно и продуктивно. С помощью инструмента проектирования и прототипирования Figma в Ноушен был создан Figmanual — универсальный справочник по информации и политике компании. Внедрение Figmanual помогло сотрудникам службы поддержки быстрее реагировать на вопросы пользователей, поскольку они могли легко искать в базе данных FAQ в Ноушен сохраненные ответы на часто задаваемые вопросы. Вместо того чтобы тратить время на поиск ответов у высшего руководства, сотрудники автономной службы поддержки сами нашли решение.
Как создать культуру обмена знаниями в вашей организации
Ознакомление команды с различными типами знаний: Ознакомьте свою команду с тремя типами знаний и создайте документацию по каждому типу знаний.
Создайте базу знаний: Здесь будут храниться и распространяться знания. Убедитесь, что она доступна для всех сотрудников.
Поощряйте вклад сотрудников: Без вклада нет культуры. Поощряйте сотрудников вносить свой вклад и делиться любыми знаниями, которыми они обладают. Возможно, вы узнаете о своей организации то, чего не знали.
2. Сотрудничество
Совместная работа важна для бесперебойного функционирования организации и повышает продуктивность сотрудников. Например, UX-дизайнер будет сотрудничать и работать в тесном контакте с front-end-инженером, чтобы обеспечить более быстрое достижение целей и результатов команды, чем если бы они работали по отдельности.
Исследование, проведенное в Гарварде, показало, что 67% респондентов назвали ведомственную разобщенность и отсутствие взаимодействия между отделами факторами, препятствующими достижению успеха на рабочем месте. Члены команды полагаются на сотрудничество, чтобы выполнять свою работу должным образом. Именно руководство должно способствовать созданию атмосферы сотрудничества и открыто заявлять о том, что работа в команде является приоритетом.
Как создать атмосферу сотрудничества в вашей организации
Внедрите средства асинхронной коммуникации. Slack — отличное средство асинхронного общения, способствующее совместной работе. Сослуживцы могут воспользоваться различными интеграциями этого средства обмена сообщениями — Google Meet, Zoom и т.д.
Попросите всех опубликовать свои рабочие часы. Это особенно полезно для удаленных команд, работающих в разных часовых поясах. Члены команды смогут определять приоритеты важных встреч в соответствии с часовыми поясами каждого.
Используйте инструменты управления задачами. Genially, платформа для визуального дизайна, использует Ноушен для межфункционального взаимодействия. Команда разработчиков продукта и маркетинга создала общее рабочее пространство, где две тесно взаимодействующие команды могут сотрудничать, координировать проекты, организовывать ресурсы и обсуждать задачи.
Ставьте цели перед всем отделом. Поставьте перед коллективом цель, над которой нужно работать вместе. Перечислите важные этапы и установите контрольные точки, где вы сможете оценить прогресс каждого.
3. Коммуникация
Коммуникативные навыки являются важнейшим условием продуктивной работы коллектива. Эффективная коммуникация между руководством и сотрудниками обеспечивает получение сотрудниками четких инструкций относительно их задач. Получив четкие инструкции, члены команды могут выполнять поставленные перед ними задачи.
Если вы используете открытый стиль общения в своей руководящей деятельности, вы создаете благоприятную атмосферу на рабочем месте. Сотрудники, испытывающие трудности с нагрузкой, могут открыто сообщить об этом руководству. Тогда руководство сможет вмешаться и предложить помощь.
Четкая коммуникация также повышает производительность труда на рабочем месте. Когда сотрудники знают, кто непосредственно отвечает за каждую задачу или процесс, это устраняет путаницу и экономит время. Сотрудники могут сосредоточиться на выполнении поставленных задач, а не на поиске документов или людей.
Как Loom использует Ноушен для общения
Ноушен — это коммуникационная система для удаленной команды Loom. Проекты организуются на отдельных досках, которые проходят через все стадии процесса разработки. На каждой доске открывается полноценная страница Ноушен, на которой фиксируются результаты исследований, заметки и элементы действий. Руководители проектов в команде могут видеть все выполняемые тесты и ход их выполнения, что избавляет от необходимости проводить совещания для обсуждения хода проекта.
Соучредитель и технический директор Винай Хиремат использует Ноушен для выражения своих мыслей инженерной команде, которая получает мгновенные уведомления, как только он рассылает записки в Ноушен. Общение через Ноушен позволяет Винаю делиться своими мыслями в режиме реального времени и экономит время, которое он потратил бы на индивидуальную рассылку сообщений. Использование Ноушен также означает, что его мысли записываются и все имеют доступ к предыдущим запискам и информации.
4. Управление задачами
Управление задачами — это показатель отличных навыков управления командой, а также важнейшее условие ее продуктивности. Для продуктивной работы команды необходимо эффективное распределение задач и эффективное управление ими. Чтобы обеспечить максимальную продуктивность, убедитесь, что при делегировании задач задействован весь набор навыков каждого.
Эффективное управление задачами также зависит от предоставления четких инструкций, таких как цель и назначение задачи, а также срок ее выполнения. Это повышает ответственность и дает руководству возможность проверить, все ли выполняют поставленные задачи.
В iTech Media для управления задачами используется дорожная карта продукта в Ноушен. Все проекты, связанные с продуктом, хранятся в базе данных, и каждый имеет свое видение. Менеджеры имеют доступ к общекорпоративным представлениям, которые показывают, над чем работает каждая команда. Другие сотрудники фильтруют дорожную карту, чтобы видеть проекты своей команды. Система iTech Media позволяет всем знать, что и когда они должны делать, а руководству — легко отслеживать, на каком этапе находятся проекты и задачи.
Как подойти к управлению задачами в вашей организации
Автоматизация задач: Создайте систему, позволяющую автоматизировать выполнение задач и поручать их соответствующему сотруднику.
Обеспечьте гибкий подход к управлению временем: Убедитесь, что у ваших сотрудников достаточно времени для выполнения каждой задачи. Естественно, некоторые задачи потребуют больше времени, поэтому важно, чтобы сотрудники имели необходимое количество времени для их выполнения.
Будьте реалистами: Управляйте своими ожиданиями производительности, исходя из возможностей своей команды, и делегируйте задачи соответствующим образом.
5. Прозрачность
Прозрачное руководство — отличный способ создать культуру доверия между руководством и коллективом. Это также может привести к повышению продуктивности работы коллектива. Например, если сотрудники чувствуют, что обстановка в компании прозрачна, они могут спокойно давать конструктивные отзывы о процессах, влияющих на их работу, что может привести к изменениям, повышающим производительность.
Важно быть прозрачным в общении с коллективом относительно успехов организации и эффективности работы команды, чтобы каждый знал, где он может улучшить свои показатели, чтобы помочь компании двигаться вперед.
По данным исследования Slack Future of Work, 80% работников хотят знать больше о том, как принимаются решения в их компании. Если в организации отсутствует прозрачность процесса принятия решений, особенно в отношении внутренних процедур и рабочих процессов, это может привести к пробелам в знаниях сотрудников. Пробелы в знаниях сотрудников могут привести к нехватке навыков, что, в свою очередь, приведет к снижению производительности труда.
Компания Sendbird, разработчик решений для обмена сообщениями, создала прозрачность в масштабах всей компании с помощью системы Ноушен, создав домашнюю страницу для каждой команды в одном рабочем пространстве. Все сотрудники компании могут видеть, что происходит в разных командах в любой момент времени.
Sendbird также способствовала созданию прозрачной среды между клиентами и сотрудниками. Была создана база данных, содержащая информацию о клиентах, которая была доступна всему коллективу, чтобы сотрудники могли видеть, как клиенты относятся к компании. Члены команды могут использовать эти данные для принятия решений, влияющих на качество обслуживания клиентов.
Как создать прозрачную среду в вашей организации
Проведение упражнений на сплочение коллектива: Проводите упражнения на сплочение коллектива, чтобы укрепить связь между членами команды и сделать так, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно при общении друг с другом.
Обмен информацией о результатах деятельности: Обмен информацией о результатах деятельности показывает сотрудникам, что вы открыты и честны с ними, и создает прозрачную атмосферу. Для информирования о результатах деятельности организации можно использовать приборную панель руководителя.
Попросите сотрудников высказать свое мнение: Обращение за обратной связью показывает сотрудникам, что их мнение важно и что их мысли ценятся. Вы можете создавать анонимные ежеквартальные опросы или просить членов коллектива высказать свое мнение непосредственно во время встреч 1:1. Обязательно отслеживайте обратную связь, чтобы впоследствии оценить ее и внести изменения, которые улучшат моральное состояние, вовлеченность и производительность сотрудников.
Обеспечьте продуктивность своей команды
Производительность вашей команды зависит не от количества часов работы, а от того, насколько хорошо вы настроили ее на успех. Применяя пять принципов управления коллективом, вы сможете заставить свою команду стремиться к повышению производительности труда, обеспечивающей ценность для клиентов, коллег и других заинтересованных сторон.
Изучите широкий спектр шаблонов, доступных в Ноушен, чтобы заложить отличную основу для своей команды.