Очные модели совместной работы редко бывают эффективными для удаленной работы, которая имеет свои собственные проблемы (и становится все более популярной с каждым днем).
Распределенные команды сталкиваются с проблемами расстояния, социальной разобщенности, задержек в часовых поясах и усталости от Zoom. Однако эти проблемы часто возникают из-за применения — или ожидания — методов совместной работы и коммуникации, которые были разработаны для работы в офисе.
Распределенные команды и асинхронная работа требуют своих собственных уникальных моделей и правильного программного обеспечения для эффективной совместной работы.
Мы составили список моделей асинхронной совместной работы, которые вы можете принять (и адаптировать), включая рекомендации по выбору инструментов для решения каждой конкретной проблемы, с которой сталкиваются распределенные команды.
1. Распространять культуру компании и поощрять социализацию с помощью внутренней документации
Внутренняя документация не обязательно должна быть энциклопедией рабочих процессов: она может — и должна — поддерживать вашу культуру. Культура компании может быть утеряна (или вообще не создана) в ситуации с распределенной командой, но она важна для поддержания единства действий всех членов команды.
Культура компании также способствует развитию социальных связей, которые легко потерять в виртуальных командах любого типа.
Укрепление бренда с помощью внутренней документации
Компания Metaverse, специализирующаяся на настольных играх, использует Ноушен для развития общения, причем делает это уникальным способом, способствующим укреплению игровой культуры. А эта культура помогает сплотить коллектив и распространить тон своего продукта по всей компании.
Члены команды создают «лист персонажа» в справочнике сотрудника и делятся им с командой. Лист персонажа имитирует те, что используются в настольных играх, и содержит личные сведения о члене команды. Сотрудники даже включают в свой лист небольшой пиксельный мультяшный персонаж. Этот мультяшный аватар выглядит так, как будто он вышел из старой видеоигры, и сделан по заказу художника.
Необходимы ли затраты и усилия? В строгом смысле этого слова — нет. Но эти забавные листы с персонажами укрепляют культуру Multiverse, ориентированную на веселые игры.
Организация социального взаимодействия с помощью внутренней вики
Это может показаться немного глупым, но распределенным командам необходимо напоминать о необходимости общения. Общение не только полезно для их психического здоровья, но и является одним из наиболее быстрых способов создания и распространения корпоративной культуры.
В компании Ноушен каждую пятницу через Zoom новый сотрудник представляет свой документ «История жизни » — коллекцию фотографий, видеороликов, историй и т.д., которые рассказывают зрителям о своей жизни так, как они считают нужным. Разумеется, все это заносится в общий календарь компании. Но история жизни также присутствует во внутренней вики Ноушен, в частности, в каталоге сотрудников компании.
Конечно, благодаря этим историям жизни сотрудники лучше узнают друг друга. Но поскольку они хранятся в Вики, сотрудники, как старые, так и новые, могут обратиться к ним, чтобы установить еще более тесную связь с членами своей команды. Будь то общее прошлое, сопереживание или любимый вкус мороженого, эти истории жизни подталкивают к разговору, которого без них могло бы и не быть.
2. Сокращение разрозненности знаний и дублирования работы за счет внедрения внутренней документации
Распределенные команды требуют жесткой политики коммуникации и документирования, поскольку в условиях, когда каждый работает сам по себе, в одиночку, да еще и в разных часовых поясах, обычно образуются «силосы» знаний.
Распределенным командам также необходима документация, которую легко найти и которая обеспечивает контекст выполняемой работы, что позволяет сократить количество дублирующих и ненужных работ.
Победа над силовыми структурами знаний с помощью политики обязательного документирования
Силосы знаний доставляют столько хлопот, потому что зачастую вы не знаете того, чего не знаете. Команда (или отдельный человек) может создавать целые процессы и способы ведения дел, о которых никто другой даже не подозревает.
Если эти неизвестные процессы работают хорошо, вы можете так и не узнать о них, пока этот человек не уйдет. Удачи тому, кто придет ему на смену. Новому сотруднику придется либо попытаться переработать то, что сделал прежний член команды, либо придумать совершенно новую стратегию или процесс. Зачастую им приходится решать эту сложную задачу, одновременно сталкиваясь с путаницей, возникшей в процессе обучения.
А теперь повторите эту неопределенность (при введении в должность и в процессе работы) с каждой отдельной должностью, командой или отделом. Не стоит благодарности.
Боритесь с «силовыми» структурами знаний с помощью сильной, обязательной и простой в исполнении стратегии внутреннего документирования. Чем раньше эта стратегия начнет действовать, тем лучше. У каждой команды или отдела (независимо от размера) должно быть общее, но индивидуальное рабочее пространство и вики, где процессы иллюстрируются и обновляются по мере необходимости.
Обеспечьте ответственность своей команды за постоянную работу с документами. В Ноушен вы можете предоставить право собственности на эти вики-страницы отдельным сотрудникам и даже установить напоминания через регулярные промежутки времени, чтобы перепроверить, насколько документы соответствуют требованиям времени и актуальны для процессов, которые они описывают.
Обеспечьте контекст во внутренней документации: почему было сделано то или иное изменение?
Любая группа людей, работающих вместе, сталкивается с одной и той же проблемой: у вас нет общего мозга. Отдельные люди вносят изменения, о которых другие члены команды могут не знать. Или, что не менее неприятно, в процесс или проект было внесено изменение, но никто из членов команды не знает , почему оно было сделано.
Члены команды могут посчитать это изменение «ненужным» и не приступить к его реализации, упустив при этом, возможно, очень вескую причину для такого изменения. Подобные проблемы возникают, если в систему не заложена соответствующая нотация или уведомление.
Решение заключается в использовании системы совместной работы, обеспечивающей соблюдение контекста.
Компания Loom, специализирующаяся на разработке программного обеспечения для общения на рабочем месте, сделала контекст краеугольным камнем своей модели совместной работы. Соучредитель и руководитель инженерного отдела Loom Винай Хиремат (Vinay Hiremath) говорит: «Контекст отвечает на важный вопрос «Зачем мы вообще это делаем?». Loom обнаружил, что когда команда понимала, зачем что-то внедряется, она быстрее осваивала этот процесс.
Для создания контекста в документации была использована система Ноушен. Во все шаблоны и общие документы были включены «контекстные разделы», которые необходимо было заполнить. Эти контекстные разделы присутствовали во всех шаблонах, включая документы планирования, документы обратной связи и отчеты о проделанной работе.
3. Более эффективная совместная работа с помощью программного обеспечения для управления задачами
Прошли (или быстро уходят в прошлое) времена, когда руководители могли подойти к столу сотрудника и напомнить ему о задании или просто передать новый проект. Ушли в прошлое и те времена, когда можно было просто попросить какой-либо отдел собраться в конференц-зале, чтобы разобраться, кто чем и когда занимается.
Уведомление распределенных команд о внесении изменений
Асинхронная совместная работа предполагает, что члены команды могут вносить изменения в любое время суток, но это также означает, что вся команда должна знать, какие изменения были сделаны. Именно поэтому необходимо использовать инструмент для совместной работы, который отправляет уведомления об изменениях.
Используя Ноушен для управления задачами, вы можете интегрировать Slack для рассылки уведомлений об изменениях всем участникам работы над документом. Это работает и в обратном направлении — вы можете сказать: «Мы сейчас проводим мозговой штурм, подключайтесь» и отправить ссылку на Ноушен в Slack, чтобы все могли поработать над документом. Те, кто может работать над документом в режиме реального времени, могут это сделать.
Те, кто не доступен для синхронной совместной работы, могут поработать над документом позже. При этом изменения и уведомления будут возвращаться в канал Slack для всех остальных позже, что позволяет синхронизировать и асинхронизировать работу по расписанию.
Создание шаблонов задач для ускорения работы над новыми проектами
Шаблоны задач, хранящиеся в центральной общей базе данных, позволяют командам быстро итеративно работать над новыми проектами и заданиями. Например, если вы работаете над страницами товаров, у вас может быть шаблон задачи, содержащий всю информацию о товаре — название товара, UPC-код, изображение товара, подробности и т.д. Нет необходимости настраивать его каждый раз, когда требуется страница.
С помощью Ноушен вы можете назначить приоритет, статус, ответственного за задачу и срок ее выполнения всего парой быстрых щелчков мыши. От шаблона до назначения задачи — и вы готовы начать новый проект за считанные минуты без необходимости прокладывать все новые дорожки. Кроме того, это гарантирует, что ваша команда использует одну и ту же структуру при запуске проектов.
Как показано ниже, задачи хорошо видны и содержат все необходимые переменные, включая приоритет, статус, детали, срок выполнения и назначение исполнителя.
И, конечно, одного шаблона недостаточно для управления каждым проектом. Необходимо создавать и настраивать шаблоны задач для любых целей — от работы со СМИ до разработки идей по созданию новых функций и идей по обучению.
Затем эти шаблоны можно использовать для быстрого создания новых задач в любое время без дополнительных временных и энергетических затрат.
Асинхронная совместная работа с клиентами
Конечно, мы сотрудничаем не только со своей командой — в зависимости от отрасли, вы работаете и со своими клиентами.
Reboot, студия цифровых продуктов, уже использовала Ноушен для совместной работы команды и внутренней документации. Однако они поняли, что их совместная работа с клиентами и внешними компаниями все еще зависит от случайных сообщений электронной почты и чатов, от которых они отказались внутри компании.
Поэтому они решили использовать Ноушен для создания проектных панелей для каждого клиента и предложили этим клиентам работать в рамках существующей структуры.
Внедрение этих моделей внутреннего и внешнего взаимодействия необходимо не только для распределенных команд, но и для повышения эффективности, производительности и подотчетности в целом.