Время – ограниченный ресурс, и очень обидно чувствовать, что оно постоянно ускользает от вас. Когда задачи, которые решаются в последнюю минуту, срывают ваш день, а список дел не перестает расти, вы не успеваете сделать то, что вам нравится, например, провести больше времени с семьей или заняться любимым хобби.
Верните себе контроль над ситуацией, внедрив стратегии управления временем, которые соответствуют вашему графику и позволяют избежать отвлекающих факторов.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент предполагает стратегическую организацию своего времени для выполнения всего, что вы хотите или в чем нуждаетесь. Этот процесс включает в себя оценку своей готовности, отслеживание того, сколько времени занимает каждая задача, и выделение соответствующего времени для каждого пункта, чтобы выполнить все в срок.
Тайм-менеджмент важен, поскольку позволяет вдумчиво и целенаправленно распоряжаться своим временем, повышая производительность труда и обеспечивая более здоровый баланс между работой и личной жизнью.
Эффективное управление своим временем также означает, что вы проявляете уважение к времени других людей. Вы знаете, сколько времени займет определенная деятельность, например, завершение своей части проекта, поэтому коллеги знают, что вы все сделаете в срок.
А для менеджеров управление временем особенно важно, поскольку они отвечают за расписание других людей. Вы должны знать, как эффективно управлять списком дел и рабочей нагрузкой каждого сотрудника, чтобы у него было достаточно времени для выполнения заданий и соблюдения графика. Эффективное управление временем означает, что ваша команда завершает проекты в срок, и каждый чувствует себя мотивированным, продуктивным и способным выполнять свою работу наилучшим образом.
10 эффективных стратегий управления временем
У всех разные мотиваторы. Вы хотите выбрать стратегию, учитывающую ваши сильные и слабые стороны. Стремитесь найти подход, сочетающий то, что движет вами, и то, в чем вы преуспеваете. Попробуйте применить некоторые из этих 10 стратегий, чтобы определить оптимальный для вас план управления временем.
1. Аудит рабочего времени
Отличной стратегией для начала является аудит того, как вы тратите свое время. Это поможет вам стать более осведомленным и продуманным в отношении своего расписания. Информация, полученная в результате такого аудита, может лечь в основу любой другой стратегии управления временем.
Для начала воспользуйтесь инструментом отслеживания времени, чтобы проанализировать каждую ежедневную задачу в течение недели. Затем проанализируйте полученные результаты, чтобы определить свои сильные и слабые стороны (на что вы не отвлекаетесь, на что уходит слишком много времени, что вас отвлекает) и составить план действий по улучшению использования своего времени.
2. Трекеры времени
Хотя тайм-трекеры являются инструментом при проведении аудита рабочего времени, их можно использовать и в целом в течение рабочего дня, чтобы придерживаться идеального времени для выполнения каждой задачи. Если вы знаете, что ответ на электронную почту не должен занимать у вас более 30 минут в день, запускайте трекер каждый раз и останавливайтесь на 30 минутах. Если вы часто не успеваете выполнить задачу, подумайте о внедрении другого рабочего процесса – например, шаблонов писем – для ускорения процесса.
3. Концепция 4D
Используйте схему 4D, чтобы тратить меньше времени на обсуждение того, как решить задачу или выполнить неожиданный запрос. Четыре “Д” – это:
- Откажитесь от неактуальных или сложных задач, которые не относятся к вашему рабочему процессу или списку дел
- Делегируйте важные задачи, с которыми может справиться кто-то другой
- Отложите задачи, которые можно сделать на следующий день или неделю
- Выполните все, что осталось
4. Блокировка времени
Блокирование времени предполагает выделение для выполнения задач определенных отрезков времени и отказ от их выполнения, когда появляются отвлекающие или не относящиеся к делу просьбы. Это можно сделать несколькими способами:
- Тематика дня – это когда определенные типы задач назначаются на разные дни, например, встречи по понедельникам, а ответы на электронные письма – по вторникам.
- Тайм-боксинг – это классический метод блокировки времени, когда в течение дня выделяются фиксированные блоки для выполнения определенных задач, например, час “Focus time” и перерыв на обед.
- Пакетирование задач подразумевает объединение типов задач в группы и их пакетное выполнение. Вы можете выделить один час в день на ответы на электронные письма, а другой – на просмотр документов.
5. Блокировка отвлекающих факторов
Американские сотрудники сталкиваются с отвлекающими факторами в среднем каждые 31 минуту, и это потерянное время приводит к тому, что они тратят дополнительные часы на выполнение проектов или пропускают сроки.
Чтобы вернуть это время и победить ежедневные отвлечения, обратите внимание на те отвлекающие факторы, которые вы выявили в ходе аудита рабочего времени, и определите, как их ограничить. Можно отключить уведомления в приложениях социальных сетей или установить ограничения в браузере для некоторых часто посещаемых сайтов.
6. Отказ от многозадачности
Выполнение нескольких дел одновременно кажется экономией времени, но в конечном итоге вы тратите больше времени, чем если бы сосредоточились на одном предмете за раз. Это связано с тем, что ваш мозг, естественно, стремится выбрать главную задачу, поэтому он не может сосредоточиться и хорошо работать над второстепенными делами. Но работа над несколькими вещами одновременно активизирует различные области мозга, некоторые из которых не имеют отношения к тем задачам, которые Вам больше всего нужны. Расстановка приоритетов между отдельными задачами позволяет по-настоящему сосредоточиться на каждом пункте и завершить его, прежде чем двигаться дальше.
Если вы хронический многозадачник, попробуйте ограничить количество отвлекающих факторов в своем рабочем пространстве, выделить время для выполнения конкретных задач и каждый день выделять свободное время для работы над случайными задачами, которые накопились, чтобы удовлетворить ваше желание попрыгать на месте.
7. Метод “съесть лягушку
Некоторые приписывают Марку Твену цитату: “Если ваша задача – съесть лягушку, то лучше всего сделать это первым делом”, и именно так называется эта техника управления временем. Основная идея заключается в том, что самую сложную или неприятную задачу нужно выполнять первым делом, чтобы не мучиться весь день. Это также означает, что вы начинаете свой день с ощущением продуктивности и выполненного дела, что может мотивировать вас на дальнейшие свершения.
8. Матрица Эйзенхауэра
Он предполагает разделение задач на четыре квадранта:
- Важные и срочные
- Важные, но не срочные
- Срочные, но не важные
- Ни срочные, ни важные
Важность задачи зависит от того, насколько она важна для проекта или Вашей рабочей нагрузки. А срочность – от того, насколько она чувствительна ко времени, например, нужно ли выполнить ее сегодня или до конца недели.
Отнеся задачи к одной из этих четырех категорий, можно создать список приоритетов задач, в котором важные и срочные пункты будут располагаться вверху, а несрочные и неважные задачи будут удалены. Вы можете планировать срочные, но не важные и важные, но не срочные задачи по своему усмотрению, чтобы уложиться в менее сжатые сроки и не упустить важные пункты.
9. SMART-цели
SMART-цели – это конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и своевременные цели. Создание подобных целей позволяет не тратить время на достижение недостижимых целей. Вместо этого вы можете разбить эти более стратегические и продуманные цели на более мелкие, легко выполнимые задачи, чтобы лучше использовать свое время и добиться большего.
10. Метод быстрого планирования (RPM)
RPM, созданный мотивационным оратором Тони Роббинсом, предполагает изменение отношения к своей работе. При выполнении каждой задачи задавайте себе следующие вопросы:
- Чего я действительно хочу?
- Какова моя цель?
- Что мне нужно сделать?
Ваши ответы напомнят вам об общих целях, и вы почувствуете, что ваша работа стала более целенаправленной. Это мотивирует вас преодолевать разочарование и промедление. Кроме того, это помогает сосредоточиться на делах, имеющих отношение к общим целям, и не тратить время на выполнение неважных или бессмысленных задач.
Управляйте своим временем лучше с помощью Ноушен
Совершенствование навыков управления временем приносит пользу во всех сферах вашей жизни. Руководителям и членам коллектива приятно работать со своевременным коллегой, который всегда укладывается в сроки, а Вы приобретаете уверенность в себе и навыки, добиваясь большего, чем Вы могли себе представить.
Хотя внедрение стратегий управления временем требует времени и усилий, Вы не должны заниматься этим в одиночку. Начните с шаблона Ноушен, например, планировщика приоритетов или простого ежедневного списка задач, и храните его в централизованном рабочем пространстве, чтобы легко отслеживать прогресс, вносить коррективы и делиться ими с командой.